Hoewel ondernemingen strijden om talent binnen te halen, wordt er vaak weinig geïnvesteerd in efficiënte HR-software die voor de eerste positieve ervaring bij kandidaten.
Auteur: Stef Vermeulen | Partner Alliance Manager BeLux bij OutSystems
In de huidige context zijn goede werknemers moeilijk te vinden. Vele bedrijven geven dan ook erg veel geld uit om ze aan te trekken. Ook het behouden van bestaand talent betekent vaak dat je extra centen op tafel moet leggen. Desalniettemin wordt er vaak weinig geïnvesteerd in efficiënte HR-software die vaak voor de eerste positieve ervaring bij kandidaten moet zorgen of die voor een positieve digitale employee experience moeten zorgen bij bestaand personeel. Hoewel de eerste bedrijven wel met een specifieke HR-platformen werken, worden vele taken binnen de HR-afdeling nog manueel uitgevoerd of worden er naast het HR-platform ook nog allerhande apps en tools gebruikt die consistentie in gebruik en user experience in de weg staan. Er is dus reden om HR-software aan elkaar te knopen en een uniforme gebruikerservaring te creëren, zowel voor HR als voor de werknemers.
Om de inconsistente ervaringen die volgen uit het gebruik van verschillende losstaande tools op te lossen zijn er applicaties nodig die voor een uniforme user experience zorgen. Deze moet in staat zijn te integreren allerhande platformen binnen de organisatie en moeten snel ontwikkeld kunnen worden. Een oplossing hiervoor is een low-code development platform (LCAP). We geven hieronder enkele voorbeelden van HR-tools die met een LCAP ontwikkeld werden.
Uniformiteit in het sollicitatietraject dankzij een recruiteringsportal
Het sollicitatietraject is het visitekaartje van je onderneming bij kandidaten. Nu sollicitatiegesprekken steeds vaker online plaatsvinden, is het belangrijk om aandacht te geven aan de wijze waarop jouw bedrijf zich digitaal presenteert. Een recruitment portal kan ervoor zorgen dat alle betrokkenen en afdelingen hetzelfde aanwervingsproces volgen en dezelfde uitstraling geven online sollicitatiegesprekken. Het voorkomt dat iedere afdeling zijn eigen zin doet.
Automatisatie van manuele HR-taken
Een nieuwe medewerker zijn contract tekende moet HR een aantal praktische zaken regelen zoals een laptop, een telefoon, een toegangsbadge, toegang tot de nodige databestanden en ICT-toepassingen. In veel bedrijven moeten hiervoor nog formulieren worden ingevuld en of mails worden gestuurd waardoor de kans op fouten enorm toeneemt. Iedereen kent de verhalen van medewerkers die de eerste week niet aan de slag konden omdat er geen PC voor hen beschikbaar was. Hogervermelde zaken kunnen echter makkelijk worden geautomatiseerd waardoor men geen taken meer kan vergeten.
Een goede onboardinsapplicatie zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen
Op de eerste werkdag krijgt een nieuwe medewerker vaak een lawine aan informatie over zich heen? Hij of zij ontmoet tientallen nieuwe collega’s maar weet ’s avonds al niet meer wie hij heeft ontmoet, laat staan wat deze collega’s precies doen. Degene die de nieuwe collega wegwijs maakt denkt echter: ‘oké, ik heb alles uitgelegd’, terwijl er slechts een beperkt deel van die informatie blijft hangen. Hoeveel meer welkom voelt iemand zich als hij een week voordat zijn dienstverband aanvangt al een mail krijgt met een link naar de onboarding app, die dient als een digitale handleiding en waarin met video’s een en ander wordt toegelicht. In de app vindt de medewerker foto’s en/of video’s van zijn directe collega’s en andere relevante contactpersonen en interactiemogelijkheden. Ook procesbeschrijvingen, handleidingen van de applicaties waar hij of zij mee moet werken en dergelijke hebben er hun plaats.
Verbeter de employee experience
Een positieve employee experience is primordiaal om medewerkers aan je te binden. Het binden van personeel doe je primair met een goede employee experience (EX). Nu sinds COVID vele collega’s thuiswerken is het nog moeilijker aangesloten te houden. Komen mensen toch naar kantoor dan wil je hen het gevoel geven dat ze er veilig kunnen werken en dat ze snel de juiste informatie en/of afdeling kunnen vinden. Dat doe je enerzijds door tools te ontwikkelen voor praktische zaken, zoals het snel vervangen van een kapotte telefoon of laptop. Maar ook door functies toe te voegen als het reserveren werkplekken en vergaderruimten. Daarnaast is persoonlijke aandacht belangrijk, bijvoorbeeld een kaartje bij een bijzonder gebeurtenis of een attentie bij een goede prestatie. Ook dat is een taak die je (vrijwel) volledig kunt automatiseren, zodat het zowel voor de manager en de HR-afdeling nauwelijks tijd kost. De juiste digitale applicaties zorgen ervoor dat je jouw medewerkers optimaal kan ondersteunen en je hun EX kan verbeteren.
Technologie helpt persoonlijke ontwikkeling te matchen aan interne opportuniteiten
In vele bedrijven zijn er interne vacatures en anderzijds hebben medewerkers vaak een persoonlijke ontwikkelingsplan. Het is niet altijd makkelijk om beide met elkaar te koppelen maar als het je lukt worden je medewerkers er gelukkiger van. Technologie kan helpen, bijvoorbeeld bij het ontdekken van witte vlekken in je eigen bedrijf – welke afdelingen hebben eigenlijk een tekort aan expertise en op welke afdelingen werken mensen juist onder hun niveau – zodat je daar jouw in- en doorstroombeleid op kunt afstemmen. Neem daar ook de uitstroom in mee: welke medewerkers gaan de komende jaren met pensioen? Welke huidige collega’s komen in aanmerking om door te groeien? Welke opleidingen zouden zij dan nu al moeten volgen?
Employee experience is maatwerk
Voor sommige van bovengenoemde zaken bestaat standaardsoftware, voor sommige niet. Maar omdat elk bedrijf uniek is en de verschillende fases in iemands carrière anders verlopen is een wat in alle gevallen geldt, is dat het bieden van een goede employee experience gedurende alle fases van iemands carrière maatwerk is. Er bestaat niet zoiets als een standaard onboardingproces voor alle nieuwe medewerkers en daarnaast is bedrijfscultuur belangrijk bij het vinden en behouden van personeel. Daarom zijn werving & selectie, onboarding, en het verbeteren van de employee experience maatwerkprocessen, die ook door maatwerksoftware moeten worden ondersteund.
Wil je weten hoe je zo’n applicatie bouwt met low-code, schrijf je dan in voor ons webinar ‘Create the 21st century workplace’.
