Zaken lopen niet altijd even vlotjes op de werkvloer en bazen en werknemers zijn het niet altijd eens. Maar misschien is er nog een andere “bedreiging”: het op afstand monitoren van werknemers. In sommige gevallen kan bewakingssoftware voor werknemers, ook wel “bossware” en “tattleware” genoemd, een wig drijven tussen beide partijen.
29 juni 2023 – Zaken lopen niet altijd even vlotjes op de werkvloer en bazen en werknemers zijn het niet altijd eens. Maar misschien is er nog een andere “bedreiging”: het op afstand monitoren van werknemers. In sommige gevallen kan bewakingssoftware voor werknemers, ook wel “bossware” en “tattleware” genoemd, een wig drijven tussen beide partijen.
Goed uitgevoerd, kan bossware helpen bij het beschermen van een organisatie tegen diefstal en juridische risico’s, en zelfs belangrijke productiviteitsverbeteringen genereren. Het kan ook een mijnenveld voor privacy dat werknemers kan demotiveren en een organisatie blootstellen aan rechtszaken.
In een tijdperk waar men van overal kan werken, is het voor managers zeer verleidelijk om hun verspreide personeelsbestand in de gaten te houden. Zorgvuldige planning moet echter de basis zijn voor elke organisatie die overweegt werknemers te monitoren.
Wat is bossware?
Bossware is een term voor een verscheidenheid aan tools voor het opvolgen van werknemers. Hoewel de functionaliteit van die software varieert, houdt het bij welke programma’s iemand gedurende de dag gebruikt en voor hoe lang. Meer indringende bewaking kan zorgen voor opnames van de scherm en toetsaanslagen registreren. Idealiter wordt het op de pc of het apparaat van een werknemer geïnstalleerd met zijn expliciete toestemming, wat niet altijd het geval is.
Het monitoren van werknemers is steeds populairder, gedreven door de groei van telewerken als gevolg van de pandemie. Uit een onderzoek blijkt dat 60% van de bedrijven met telewerkers een of andere vorm van bossware gebruikt en dat 88% van hen werknemers heeft ontslagen na de implementatie van die software. Het kan zijn omdat meer dan de helft (53%) van de telewerkers van wie de activiteit werd gemonitord, drie of meer uur per dag aan niet-werkgerelateerde activiteiten besteedde.
Monitoring kan betrekking hebben op:
· E-mails (inhoud en afzenders/ontvangers)
· Geschiedenis van de browser
· App-gebruik
· Schermopnames en toetsaanslagen
· Webcams
· Telefoongebruik en inhoud
· CCTV -beelden op kantoor
· Tracking van voertuig door GPS
· Tracering van de toegangsbadge
· Fitness gegevens en stemming.
Pros en contra’s
Voorstanders van Bossware zeggen dat het oordeelkundige gebruik van monitoringsoftware hun organisatie op verschillende manieren kan helpen, zoals:
· Het volgen van stressniveaus bij het personeel
· De productiviteit helpen verhogen – door te laten zien wie niet gefocust is en wie te veel tijd besteedt aan manuele, repetitieve taken die kunnen geoptimaliseerd worden
· Bouwen aan een betere werkplek door ervoor te zorgen dat iedereen aan zijn trekken komt
· Het risico van opzettelijke/onbedoelde gegevenslekken en slechte beveiligingshygiëne beperken.
Er zijn natuurlijk ook mogelijke nadelen, zoals:
· Werknemers omzeilen het systeem, zodat potentiële voordelen teniet worden gedaan
· Beperkte computer-/apparaatgebaseerde tracking registreert niet de tijd besteed aan nadenken, probleemoplossing en andere niet-digitale taken, managers krijgen een vertekend beeld van de productiviteit van telewerkers
· Het verhoogt het stressniveau, kan het personeel demotiveren en het moreel aantasten
· Privacy en juridische implicaties voor de werkgever.
Juridische en privacy-implicaties
Actuele privacy- en gegevensbeschermingswetten zijn een extra risico voor organisaties die bossware willen inzetten. Het is belangrijk dat implementatie gebeurt in overeenstemming met de lokale wet- en regelgeving.
· De AVG in de EU staat werkplekmonitoring toe, maar binnen specifieke richtlijnen. Organisaties moeten een duidelijk beleid opstellen om hun personeel te informeren over regelingen voor het monitoren van telewerkers en hun best doen om de implementatie zo onopvallend mogelijk te maken. Geheime, uitputtende monitoring van internetgebruik en communicatie-inhoud is niet toegestaan. Organisaties die privécommunicatie zoals mails willen monitoren, moeten een duidelijke wettelijke basis volgen. Er zijn strikte regels voor het beschermen van werknemersgegevens, om ervoor te zorgen dat deze enkel gebruikt worden voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn en dat enkel relevante informatie wordt verzameld, gedurende de kortste noodzakelijke tijd.
· In de VS staat de Electronic Communications Privacy Act (ECPA) toezicht op elektronische communicatie zoals mails toe, zolang dit voor legitieme zakelijke doeleinden is en wordt gedaan op een apparaat/computer van het werk. Het bestraft ook het monitoren van sociale media en internetactiviteiten, en zelfs toetsaanslagen en schermopnamen. Hoewel federale wetten geen voorafgaande kennisgeving van dergelijke activiteiten vereisen, kunnen sommige staatswetten eisen dat werkgevers de toestemming krijgen voor ze monitoring van werknemers implementeren. Organisaties zijn ook verantwoordelijk voor de beveiliging van alle gegevens die ze verzamelen en moeten een duidelijk omschreven beleid hebben voor het monitoren van werknemers.
Implementeren van eerlijke praktijken voor monitoring van werknemers
Uit dit alles moet duidelijk zijn dat het monitoren van werknemers geen initiatief is dat licht moet opgevat worden. Geen twee organisaties of juridische kaders zijn dezelfde, maar enkele best practices kunnen de volgende zijn:
· De wettelijke basis voor het implementeren van de regeling uitleggen
· Ervoor zorgen dat monitoring noodzakelijk en proportioneel is en niet het leven van de werknemers te veel verstoort
· De omvang van de monitoring overwegen. Zijn mail, app- en internetgebruik en bellen erbij? Om juridische problemen te voorkomen, is het nuttig medewerkers eraan te herinneren dat ze hun persoonlijke apparaten voor persoonlijke zaken moeten gebruiken en werkapparaten enkel voor zakelijke aangelegenheden
· Zo transparant mogelijk zijn met het personeel over wat men van plan is en waarom – volledige informatie over een duidelijk en gestandaardiseerd beleid
· Ervoor zorgen dat alle verzamelde gegevens beschermd zijn tegen verlies, schade of diefstal en dat deze enkel zichtbaar zijn voor geautoriseerde gebruikers
· Praktijken voor gegevensminimalisatie volgen door alle verzamelde gegevens te verwijderen zodra ze niet langer nodig zijn
· Alternatieven overwegen voor monitoring, zoals trainingssessies en/of regelmatige werkgesprekken
· Overwegen of toezicht voor de hele organisatie nodig is of beperkt kan worden tot een kleiner deel van het bedrijf.
Het beste beleid zal een moeilijk maar noodzakelijk evenwicht zijn tussen de zakelijke eisen van de organisatie en de privacyrechten van haar werknemers. Transparantie en dialoog zijn essentieel om personeel aan boord te houden in een nieuw hybride werktijdperk.
