Het automatiseren van documentenstromen en het werken met een goede digitale ondertekeningstool kunnen u helpen om tijd en geld te besparen.
Nieuwe regelgeving zorgt voor steeds meer administratieve taken in vrijwel alle sectoren. Dit geldt eens te meer voor bedrijven die verplichtingen hebben in het kader van de antiwitwasregelgeving.
Vaak zijn processen nog manueel ingericht en worden er nog vele papieren formulieren gebruikt om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen. De bijkomende administratieve taken die door diverse overheden worden opgelegd zorgen voor bijkomende werkdruk zonder dat er noodzakelijk bijkomende inkomsten worden gegenereerd. In welke sector u ook actief bent, u streeft er best naar om zoveel mogelijk zaken te automatiseren zodat u en uw medewerkers zich kunnen toeleggen op zaken die echte waarde creëren. Het automatiseren van documentenstromen en het werken met een goede digitale ondertekeningstool kunnen u helpen om uw schaarse middelen zo goed mogelijk in te zetten.
Het Deense Penneo dat een ecosysteem voor de automatisering van documentenstromen, know-your-customer en digitale ondertekeningsoplossingen aanbiedt, schreef een interessante e-book waarin u alles vindt over de digitale handtekening en de voordelen van een goede digitale ondertekeningstool zoals bijvoorbeeld Penneo Sign.
Wij vatten graag de belangrijkste zaken voor u samen.
Wat is het verschil tussen een elektronische en digitale handtekening?
Mensen gebruiken de termen digitale handtekening en elektronische handtekening al eens door elkaar maar er bestaat wel degelijk een belangrijk verschil tussen beiden.
De term ‘elektronische handtekening’ is eigenlijk een verzamelnaam voor alle papierloze ondertekeningsmethodes. Je kan ze opdelen in 3 categorieën:
- de standaard elektronische handtekening
- de geavanceerde elektronische handtekening
- de gekwalificeerde elektronische handtekening
Als we spreken over digitale handtekeningen, gaat het eigenlijk over elektronische handtekeningen die of geavanceerd of gekwalificeerd zijn. Gewone elektronische handtekeningen waarbij men, bij manier van spreken een kriebel zet op een pdf-document beschouwen we niet als ‘digitaal’.
Wat maakt een digitale handtekening digitaal?
Het verschil tussen een digitale handtekening en een gewone standaard elektronische handtekening is dat er bij een digitale handtekening absolute zekerheid is over de identiteit van de persoon die tekent. Bij een elektronische handtekening is dat niet het geval. Iedereen kan immers een krabbel zetten op een scherm.
Digitale handtekeningoplossingen zijn gebouwd op algoritmes, versleuteling en digitale certificaten die het mogelijk maken om ondertekenaars te identificeren en dus zo dus de integriteit van de ondertekende documenten te beschermen.
Elektronische handtekeningen zijn niet gebaseerd op deze technologie en je kan dus nooit achterhalen of het wel de correcte persoon is die een document ondertekende.
De waarde van een digitale handtekening is dan ook veel groter dan die van een elektronische handtekening.
We zetten de voordelen even voor u op een rijtje:
1. identificatie van de ondertekenaar
Digitale handtekeningen zijn gebaseerd op een technologie die PKI heet. Deze controleert de identiteit van een ondertekenaar door het gebruik van digitale certificaten die door erkende ‘Trust Service Providers’ worden uitgegeven.
Een voorbeeld hiervan is de ondertekening met de elektronische identiteitskaart. Enkel de ondertekenaar heeft volledige controle over de data op zijn eID. Je hebt enerzijds de kaart nodig en anderzijds moet je de pincode kennen om te kunnen ondertekenen.
2. integriteit van documenten
Aan digitale handtekeningen zijn algoritmes en versleutelingen gekoppeld die het mogelijk maken te checken of er na ondertekening nog wijzigingen aan een document nog wijzigingen werden aangebracht. Indien dit het geval is, zal de digitale handtekening ongeldig worden verklaard.
3. Onweerlegbaarheid
Aangezien digitale handtekeningen het bewijs leveren van de identiteit van de ondertekenaar en de integriteit van het ondertekende document waarborgen, kan de ondertekenaar de handtekening niet betwisten.
Omgekeerd kunnen elektronische handtekeningen gemakkelijk worden betwist. Als er niet genoeg bewijs is om ze te ondersteunen, zullen ze in de rechtbank geen standhouden.
eIDAS, het Europese regelgevende kader voor digitale handtekeningen
Binnen Europa werd er een kader gecreëerd dat duidelijk stelt waaraan digitale handtekeningen moeten voldoen. Indien aan de voorwaarden is voldaan, hebben digitale handtekeningen de zelfde juridische bewijslast als een handtekening op papier.
De Europese verordening betreffende elektronische handtekeningen (eIDAS) gebruikt de term geavanceerde elektronische handtekeningen om te verwijzen naar digitale handtekeningen.
Volgens de verordening moet een digitale handtekening voldoen aan volgende eisen:
- Ze moet op een unieke manier gekoppeld zijn aan de gebruiker;
- Ze moet het mogelijk maken om de ondertekenaar te identificeren;
- Ze moet op een dusdanige manier aan de ondertekende documenten worden gelinkt dat elke wijziging na ondertekening vast te stellen is;
- de handtekening moet onder de exclusieve controle van de van de ondertekenaar.
Om aan deze eisen te voldoen gebruiken de meeste digitale handtekeningen Public Key Infrastructure (PKI). PKI is een reeks rollen, technologieën en systemen die nodig zijn voor het genereren en beheren van cryptografische sleutels en digitale certificaten.
Digitale certificaten kunnen worden gedefinieerd als de digitale versie van identiteitskaarten. Net als identiteitskaarten, zij zijn afgegeven door erkende autoriteiten na verificatie van de identiteit van de aanvrager.
Zij leveren dan een identiteitsbewijs in de digitale wereld, net zoals identiteitskaarten worden gebruikt om identiteiten te bevestigen in de fysieke wereld.
De vertrouwde organisaties die digitale certificaten staan in Europa bekend als Trust Service Providers.
Een voorbeeld van een digitaal certificaat is itsme® in België.
Binnen het kader van eIDAS zijn digitale handtekeningen gelijkwaardig aan met de handgeschreven handtekeningen.
In welke gevallen is een handgeschreven handtekening toch noodzakelijk?
Er zijn in België slechts 3 uitzonderingen waarin geen digitale handtekening mag worden gebruikt en er dus nog steeds een manuele handtekening op papier moet worden gezet:
- Contracten die rechten doen ontstaan of overdragen op onroerend goed, met uitzondering van huurrechten (Wetboek van economisch recht);
- overeenkomsten die bij wet de tussenkomst vereisen van de rechter, de overheid of beroepen die een openbare dienst verrichten (bv. een notaris) – (Burgerlijk Wetboek);
- huwelijkscontracten, testamenten, adoptiecontracten, scheidingspapieren.
In alle andere gevallen is een digitale handtekening die voldoet aan de vormvereisten van eIDAS dus een volwaardig alternatief voor een handtekening op papier.
Meer weten over digitale handtekeningen? Download dan zeker het volledige e-book van Penneo.
Over Penneo
Penneo is een Deens bedrijf dat genoteerd is aan de Nasdaq First North Growth Market Denmark en marktleider is in Denemarken, Zweden, Noorwegen en Finland. Het werd in 2014 opgericht in Kopenhagen door zes ondernemers, met als doel de rompslomp bij het ondertekenen van documenten terug te dringen. Aanvankelijk was het idee om pen en papier te vervangen door een nieuwe digitale pen, de ‘Pen-neo’. Vandaag biedt het bedrijf een ecosysteem van RegTech-oplossingen voor de automatisering van bedrijfsworkflows met betrekking tot klantonboarding (Penneo KYC) en het veilig ondertekenen en beheren van documenten (Penneo Sign). Penneo biedt bedrijven een efficiënte en goedkope tool om te voldoen aan wettelijke vereisten.
