Een overheid zonder ict? Dat is tegenwoordig zoiets als een café zonder bier. Niet alleen op federaal en gewestelijk niveau draaien de servers overuren, ook de 589 Belgische steden en gemeenten houden de vinger stevig aan de digitale pols. Wat zijn hun grote uitdagingen? En hoe ziet het toekomstbeeld eruit? Computable dook in de loopgraven van het gemeentehuis en kwam terug met dit verslag.
We bestellen vliegtuigreizen en bioscooptickets online, bankieren met onze smartphone en worden in de bus online op de hoogte gehouden van vertragingen. Het is dit soort dienstverlening die voor burgers de benchmark is geworden wanneer ze interageren met hun gemeente- of stadsbestuur: efficiëntie, snelheid en onmiddellijke beschikbaarheid zijn de norm geworden. Voor de gemeenten brengt dat wel wat uitdagingen mee: er moeten nieuwe systemen en nieuwe software geïnstalleerd worden, personeel moet worden opgeleid, er moet aandacht zijn voor privacy en cyberveiligheid.
‘Een absolute voorwaarde om dat avontuur tot een goed einde te brengen, is het op orde zetten van je basisinformatieplanning’, zegt Johan van der Waal, programmamanager bij V-ICT-OR, de ledenorganisatie voor wie binnen de lokale overheid betrokken is bij ict en informatiemanagement. ‘Zonder een deugdelijke basis is het bijzonder moeilijk om die change in te spelen. Er moet een visie en architectuur zijn voor de toekomst, software moet geïntegreerd zijn en het silo-denken moet weg. Ook bijvoorbeeld het belang van standaarden zal nog enorm toenemen.’
Monolitische aanpak
Veel steden hanteerden in het verleden een ‘monolitische’ aanpak, zegt Van der Waal. En dat breekt hen nu zuur op. ‘Er werden enorm grote en zware apps besteld, allemaal heel degelijk en met gigantisch veel functies waarvan eigenlijk niemand echt helemaal wist hoe het allemaal precies werkte. Maar wat zien we nu: net dat soort software werkt remmend om je aan te passen. Neem bijvoorbeeld het centraal samenbrengen van digitale aktebestanden. Heel veel gemeenten hebben het daar lastig mee omdat die bestanden verspreid zitten over een brei van software. Dat allemaal vernieuwen is geweldig moeilijk en dus erg duur.’
De oplossing zal moeten komen van kleinere, modulaire, flexibele en makkelijk schaalbare micro-services, zegt Van der Waal. ‘Dat gaat over generieke en gedeelde bouwblokken waarin éénmaal geïnvesteerd wordt en die continu herbruikbaar zijn. Dat is een totaal andere invalshoek. Elk blok bevat maar één functionaliteit die je makkelijk kan aanpassen. Zo wordt ontwikkeltijd en geld bespaard, alleen…traditionele softwareleveranciers zitten vaak op een totaal ander businessmodel.’
Mieck Vos, algemeen directeur van de VVSG, de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten, beaamt dat. ‘Lokale besturen moeten zich in de toekomst engageren om de standaarden en bouwstenen van de centrale overheden te adopteren’, zegt ze. ‘Die bouwstenen zijn nog te vaak geënt op de centrale overheden. Lokale besturen zijn vragende partij om die samen met de centrale overheden, op eigen maat, te ontwikkelen. Dat is niet alleen goed voor het gebruiksgemak en de functionaliteit: ‘Hierdoor kunnen ze vendor lock-in en vendor-afhankelijkheid verminderen of zelfs voorkomen.’
Nog een andere fikse uitdaging, is het aanscherpen van de stedelijke samenwerkingen. Nog al te vaak moeten verschillende steden en gemeenten nu telkens opnieuw het warme water uitvinden. ‘We zien al veel zinvolle onderlinge samenwerkingen, maar de zoektocht van de lokale besturen naar schaalvergroting op vlak van ict en technologie wordt nog belangrijker’, zegt Vos. ‘Het is niet zinvol dat elke individueel bestuur nadenkt over een stadsapp, een meldingssysteem of verschillende serverparken beheert. Door dit centraal te ontwikkelen en aan te bieden, kunnen besturen zich terug focussen op het strategische aspect van data en technologie in plaats van op het operationele. De VVSG is trouwens vragende partij om op het niveau van de centrale overheid generieke diensten (hardware/software as a service) aan te bieden.’
Verkokerd en versnipperd
Om die wens waar te maken, zullen trouwens ook de hogere overheden zelf het geweer van schouder moeten veranderen. Vos: ‘Lokale besturen ervaren de centrale overheden nog steeds als zeer verkokerde en versnipperde organisaties. Te vaak nog hanteren entiteiten eigen systemen en principes waardoor interbestuurlijke gegevensuitwisseling voor de lokale besturen moeilijk beheersbaar wordt. Een sterk partnerschap met de centrale overheden is cruciaal. Het Vlaams stuurorgaan ICT- en Informatiebeleid zet eerste en belangrijke positieve stappen. Maar hiermee is de broodnodige afstemming met de federale overheid nog niet verzekerd.’
Ook bij de lokale besturen zelf horen we eenzelfde geluid. Bart Bosmans werkt al vijf jaar als it-verantwoordelijke van de kleine Kempense gemeente Herselt (net geen vijftienduizend inwoners en een it-budget van ongeveer honderdduizend euro per jaar). ‘Anderhalf jaar geleden zijn we in een regiowerking gestapt waarin ook buurtgemeenten als onder meer Hulshout, Westerlo en Laakdal zitten’, vertelt hij. ‘We wisselen kennis en ervaring uit en als we grote projecten opzetten, kunnen we bij elkaar te rade gaan. Er is dus wel een vorm van samenwerking, maar nog beperkt. Sommige grotere steden en gemeenten gaan daar al veel verder in. Lokeren, Beveren en Sint-Niklaas bijvoorbeeld hebben samen een datacenter opgezet en wisselen zelfs personeel uit. Het is ook niet altijd een kwestie van niet willen of niet kunnen. Vaak spelen er ook politieke motieven en dan wordt het al snel ingewikkeld, natuurlijk.’
Bij zijn aantreden als it-manager bestond de taak van Bosmans vooral uit het updaten en moderniseren van de systemen, vertelt hij. ‘De infrastructuur was verouderd en niet optimaal onderhouden. Van virtualisatie was bijvoorbeeld geen sprake, we hadden geen eigen Exchange-server, onze internetlijn verliep ook langs een externe leverancier. Dat was een zeer trage verbinding waarvoor we 1300 euro per kwartaal betaalden. Ondertussen is alles stap voor stap gevirtualiseerd en ontdubbeld en hebben we een eigen glasvezelverbinding, met vdsl-back-up. Ook onze firewall is nu helemaal gemoderniseerd en beheren we zelf.’
Cloud en big data komen er aan
Maar dé grote revolutie van de laatste jaren noemt Bosmans toch de cloud. ‘Wij hebben nu verschillende toepassingen van de milieudienst, de bouwdienst en de groendienst in de cloud draaien en de rest zal volgen’, zegt hij stellig. ‘In vergelijking met de steden lopen veel gemeenten nog wat achter omdat we kleinere budgetten hebben, maar de trend is overduidelijk. Binnen tien jaar is alles cloud en virtueel geworden. Dan heeft geen enkele gemeente nog eigen servers staan en is alles SaaS, IaaS en PaaS en andere aaS.’
Naast het hele cloud-gebeuren, begint, net zoals in de industrie, ook big data een hoge vlucht te nemen bij lokale overheden. Van der Waal is daar niet over verbaasd. ‘Wat is een overheid eigenlijk anders dan één groot databedrijf’, vraagt hij zich retorisch af. ‘De vraag naar big data en soortgelijke toepassingen is dus sterk aan het stijgen. De grote uitdaging is natuurlijk de privacy en hoe dat met die datastroom te combineren valt.’
Ook in Herselt is dat een zware dobber. ‘De GDPR heeft ons het leven wel een stuk lastiger gemaakt’, lacht Bosmans. ‘De regels zijn bijzonder streng, waardoor sommige procedures toch een stuk omslachtiger zijn geworden. Bovendien vallen gemeenten onder de zwaarste categorie van privacy, voor ons is het dus allemaal extra moeilijk geworden. Nu goed, we zijn nu bijna volledig compliant, het ergste is hopelijk achter de rug.’
De stad wordt slim
Om af te sluiten richten we onze blik nog op een it-speelveld dat wel gemaakt lijkt voor steden en gemeenten: IoT en de smart city. ‘Natuurlijk zijn zulke toepassingen mooi en brengen ze heel wat mogelijkheden en voordelen mee’, zegt Van der Waal. ‘Maar opnieuw: voor een stad of gemeente zich hieraan waagt, moet ze haar basis-it op orde hebben. De verkeerslichten, de vuilbakken, de parkeerplaatsen die gaan communiceren met je systeem…dat soort zaken brengt alweer een nieuwe lawine aan data mee. Daar moet je dus wel klaar voor zijn en je moet zorgen dat je hier continu op kunt inspelen.’
Ook Vos ziet een grote opdracht voor lokale besturen. ‘De inzet van (open) data en technologie zal het werkveld van de lokale besturen de komende jaren domineren’, zegt ze. ‘Onder de vlag van smart cities zullen big data, blockchain, internet of things een stevige impact hebben op lokale besturen zelf. Gemeenten moeten het voortouw nemen en tegelijkertijd ervoor zorgen dat de privacy van burgers gegarandeerd blijft. Meer dan welke overheid ook weten lokale besturen dat niet alle burgers in staat zijn het tempo van deze digitalisering te volgen. Ze zullen dus verder moeten blijven investeren om de digitale geletterdheid van de bevolking te verhogen. Want dat is de keerzijde van de digitalisering: zorgen over privacy en digitale ongeletterdheid. Zonder slimme inwoners en medewerkers zijn er geen slimme gemeenten. Intussen stellen we vast dat heel wat gemeenten te klein zijn en niet de financiële middelen hebben om zelf de toenemende eisen qua digitalisering het hoofd te bieden. Dit neemt niet weg dat veel steden en gemeenten, groot én klein, momenteel inspanningen leveren. We reiken de hand naar de centrale overheden om hier samen werk van te maken.’
