Na het uitbreken van de coronacrisis werkte iedereen binnen de kortste keren vanuit huis. Maar dat dat technisch is gelukt, maakt het nog geen ideale oplossing. De nieuwe realiteit vraagt om een nieuwe werkplek, die de afstand tussen werknemers en hun organisatie zo klein mogelijk maakt. Waar moet zo’n werkomgeving aan voldoen?
Inmiddels naderen we het einde van een bewogen jaar en wordt steeds duidelijker dat hybride werken, deels thuis en deels op kantoor, een blijvertje is. Henk Volberda, hoogleraar strategisch management aan de Universiteit van Amsterdam (UvA), zei eind juli bij de NOS nog dat hij verwacht dat de trend doorzet. ‘Het kantoor zal veel meer een ontmoetingsplek worden.’
Door thuiswerken vervaagt de scheidslijn tussen werk en privé. Het is verleidelijk en het zal zeker vaker gaan gebeuren, maar er zijn ook valkuilen. De technologie die ons hierbij helpt, stelt ons voor nieuwe uitdagingen waar niet iedereen even goed mee om kan gaan. Voor werkgevers ligt daar een belangrijke taak: om die valkuilen te dichten, of er op z’n minst een plankje overheen te leggen. Werkgevers moeten niet alleen technisch faciliteren, maar ook nadenken over een aantal andere aspecten die met thuiswerken te maken hebben.
De vijf lagen
Alle aspecten van de werkplek kun je weergeven in een piramide, met een brede basis en spitse top, die als geheel een ideale hybride werkomgeving weergeeft. De basis van de piramide wordt daarin gevormd door de infrastructuur, de technische kant van de werkplek die altijd en overal beschikbaar moet zijn, met alles wat daarbij hoort.
Bovenop die infrastructuur ligt meteen een securitylaag. Je moet er immers niet alleen voor zorgen dat je data en je applicaties beschikbaar zijn, maar ook veilig. Dat is deels een technisch vraagstuk, maar het heeft ook te maken met gedrag. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zorgvuldig omgaan met privacygevoelige data? Hoe voorkom je dat data terechtkomt op devices die onvoldoende beveiligd zijn?
De derde laag gaat over toegankelijkheid. Je wilt dat iedereen altijd en overal toegang heeft tot alle informatie die nodig is om het werk te kunnen doen – op kantoor, thuis en onderweg. Maar hoe zorg je dat werknemers altijd moeiteloos alle tools en data kunnen vinden die ze nodig hebben en altijd tijdig op de hoogte zijn van de voor hen relevante informatie? Een goede werkplek stelt medewerkers in staat ‘s ochtends achter hun bureau hun werkdag te beginnen en bijvoorbeeld ’s middags in de trein op hun telefoon moeiteloos door te pakken in precies dezelfde omgeving. Op die manier maak je mobiliteit mogelijk zonder dat je inboet op productiviteit.
De vierde laag van de piramide is de sociale component. Dat gaat over je interactie en binding met collega’s, klanten en partners, maar ook over bijvoorbeeld sociale intelligentie. Gebruik je alleen audio of ook beeld? En als je beeld gebruikt, vervaag je dan de achtergrond of niet? Verbreek je na een online vergadering direct de verbinding, of is er nog tijd en ruimte voor wat informele interactie? Welke afspraken maak je hierover met elkaar?
De vijfde en laatste component is het culturele aspect. Bedrijfscultuur is uitermate belangrijk voor medewerkers. Het bepaalt of je je thuis voelt bij je organisatie, of je je wilt inzetten, en zelfs of je wilt blijven of vertrekken. Sociale interactie is heel belangrijk om het dna van het bedrijf met elkaar te delen. Als die sociale interactie niet meer zo vanzelfsprekend is, kun je dan nog wel spreken van binding met medewerkers, van loyaliteit?
Naar een goede oplossing
De hierboven beschreven piramide ziet er goed uit, maar om het in de praktijk te brengen is nog lang niet eenvoudig. Er waren aardig wat bedrijven die bij het uitbreken van de coronacrisis bijvoorbeeld al meteen bij de eerste laag in de problemen kwamen. Een klassieke it-omgeving gaat uit van een kantoor met vaste werkplekken, elk met een eigen vaste aansluiting. Die infrastructuur is niet zomaar even aan te passen aan een situatie waarin iedereen thuiswerkt.
Daar staat tegenover dat organisaties die al geheel of grotendeels in de cloud werkten, het een stuk makkelijker hadden. Voor de cloud maakt het in principe weinig uit of je op kantoor zit, in de trein, of aan de keukentafel. Ook op het gebied van security hadden bedrijven in de cloud opvallend genoeg een voordeel: een cloudomgeving is centraal te beheren, waardoor iedereen altijd met dezelfde bijgewerkte softwareversies werkt, en omdat de omgeving via de internetbrowser benaderd wordt, is de beveiliging niet fundamenteel anders voor een thuiswerkplek dan voor kantoor.
De ideale hybride werkomgeving is dus bij voorkeur een omgeving in de cloud: toegankelijk vanaf elk apparaat met een browser en een internetverbinding, en eenvoudig centraal te beheren en te beveiligen. Daarmee heb je de eerste drie lagen van de piramide al te pakken. Maar daarmee ben je er nog niet.
De sociale en culturele componenten worden helaas nog te vaak onderschat. Een goede hybride werkomgeving is niet alleen functioneel, maar ook prettig in de omgang. Het heeft een herkenbare interface, waar alle toepassingen en informatie die mensen nodig hebben eenvoudig zijn te vinden, zonder dat mensen door technologische hoepels moeten springen om hun werk gedaan te krijgen. Inloggen, bijvoorbeeld, zou je ’s ochtends hooguit eenmaal moeten doen, en niet om de haverklap voor iedere nieuwe applicatie.
En tot slot geeft de ideale omgeving iedereen toegang tot elkaar. Het vormt de centrale hub, het ‘marktplein’ van de organisatie, waar nieuws wordt uitgewisseld en feest wordt gevierd, en waar je op een prettige manier kunt samenwerken met collega’s. Als je al deze aspecten weet samen te brengen in één digitale werkomgeving, overstijg je de techniek en geef je je organisatie de vrijheid en flexibiliteit om ook onder moeilijke, veranderende omstandigheden gewoon met zijn allen het werk te blijven doen.
Danny Vosman, architect en product owner bij Solvinity
