Hybride werken vraagt om een hybride benadering van werknemersbetrokkenheid. Technologie speelt hierbij een meer dan ondersteunende rol. Met de volgende vier focuspunten verbeteren organisaties de werknemersbetrokkenheid.
Betrokkenheid van werknemers is cruciaal voor de gezondheid en het succes van elk bedrijf. Tijdens de pandemie is er een reeks methoden en tactieken ontwikkeld om werknemers te betrekken, van virtuele happy hours tot online-trivia-avonden. Maar de Zoom-moeheid sloeg al snel toe en dergelijke evenementen voelden vaak toch niet echt persoonlijk.
Nu hybride werken voorlopig de norm blijft, is het gerechtvaardigd na te denken over hoe de werknemersbetrokkenheid hierbij is te verbeteren. Want de huidige aanpak is nog verre van ideaal. Zo lukt het volgens recent onderzoek van de TDM Group de meeste bedrijven niet om werknemers te voorzien van de technologie die ze nodig hebben om over te stappen op hybride werken. Een recent rapport van Gartner benadrukt dan ook het belang van een hybride werkbeleid, dat wordt ingezet om talent aan te trekken en de bedrijfsresultaten te verbeteren.
Het stimuleren van de betrokkenheid van werknemers begint met dagelijkse interacties en het creëren van contactmomenten. Hoe organiseer je dat in een hybride werkmodel? En hoe kan it hierbij van ondersteuning zijn? Met de volgende vier investeringen wordt de lat voor werknemersbetrokkenheid met succes hoger gelegd – ongeacht de fysieke omgeving waar het werk wordt gedaan.
Maakt of breekt
- Investeer in de juiste tools
Technologie maakt of breekt het succes van een bedrijf, maar heeft ook een enorm effect op de bedrijfscultuur. Maar met de juiste communicatie- en samenwerkingstool, is er een verschil te maken in de betrokkenheid van medewerkers.
Helaas kan effectieve communicatie in hybride omgevingen een uitdaging zijn. Zo ontvangen werknemers op locatie belangrijke informatie vaak direct, terwijl werknemers op afstand niet altijd direct op de hoogte zijn. Het kan lastig zijn om werknemers thuis snel van informatie en mogelijkheden te voorzien. Daarom moeten de digitale communicatiekanalen goed, snel, effectief en handig zijn. Met snellere en efficiëntere manieren van communiceren zullen werknemers op afstand zich meer geïntegreerd kunnen voelen in het team en ook betrokken blijven bij het werk. Tools zoals Microsoft Teams, Slack en Zoom kunnen de productiviteit en samenwerking een boost geven, wat betere resultaten oplevert. De waarde van dergelijke investeringen is onmiskenbaar.
- Investeer in de juiste hardware
Uiteindelijk moet de hardware die werknemers thuis hebben net zo effectief zijn als wat ze normaal gesproken op kantoor gebruiken. Daarvoor zijn laptops en accessoires nodig die even efficiënt als betrouwbaar zijn. Natuurlijk is draagbaarheid ook belangrijk. Werknemers die hun laptop regelmatig van huis naar werk moeten dragen, hebben baat bij lichtere devices, met een dun ontwerp en een lange accuduur. Deze laptops moeten ook zijn uitgerust met verbeterde beveiligingsfuncties, zoals biometrische twee-factorauthenticatie, om ervoor te zorgen dat informatie veilig blijft als werknemers van fysieke werkplek veranderen.
Natuurlijk zijn accessoires voor gemak, comfort en beveiliging ook van cruciaal belang. Een ergonomisch toetsenbord en muis, headsets voor videogesprekken en docks met meerdere poorten om van elk bureau een opgeruimd werkstation te maken, kunnen er aan bijdragen dat werknemers zich beter verbonden voelen en meer betrokken zijn bij hun werk.
- Investeer in communicatie
Hybride werken vereist een unified communications (uc)-omgeving en -samenwerkingsplatforms die deze vorm van werken kunnen faciliteren. De realiteit waarin de helft van de werknemers op kantoor zit en de andere vanaf een andere plek werkt, vergroot de it-druk op uc-systemen. Het belang van een systeem dat problemen signaleert voordat ze zich voordoen is onmisbaar om bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Denk aan schommelingen in het aantal werknemers op een bepaalde afdeling waardoor bandbreedte groot genoeg moet zijn om dergelijke pieken op te vangen. Ook het oplossen van problemen die zich op kantoor én op de thuiswerkplek voordoen, is een vereiste.
Hoewel het onwaarschijnlijk is dat een overgang naar hybride werken zonder problemen zal verlopen, kunnen it-teams op basis van hun gegevens onderdelen identificeren die opnieuw moeten worden geconfigureerd of aangepast. Het aantal mislukte gesprekken, haperende beeldverbindingen en bandbreedtepieken moeten regelmatig worden beoordeeld en gebenchmarkt om ervoor te zorgen dat it-teams gebruikerservaringen kunnen verbeteren, wat zal zorgen voor een hogere werknemersbetrokkenheid.
- Investeer in een – jaja – kortere werkweek
Zelfs vóór de coronapandemie was de belangstelling voor een kortere werkweek al groeiende. Microsoft heeft in 2019 in zijn Japanse kantoren een vierdaagse werkweek ingevoerd, met positieve resultaten: efficiëntere vergaderingen, gelukkigere werknemers en een productiviteitsstijging van veertig procent. Ook tachtig procent van de IJslandse werknemers is overgestapt op een kortere werkweek, of heeft het recht gekregen om dat te doen zonder loonsverlaging. Volgens een recent artikel onderzoeken ook steeds meer werkgevers in Groot-Brittannië de haalbaarheid van een vierdaagse werkweek.
Een vierdaagse werkweek kan bovendien leiden tot meer bedrijfstrots, minder stress en een beter moreel. De jaarlijkse kosten van stress op het werk worden geschat op wereldwijd zo’n driehonderd miljard dollar. Dus als werknemers meer tijd hebben om te ontspannen, kan dat het stressprobleem terugdringen. Uit een onderzoek, waarbij bijna tweeduizend Britse kantoormedewerkers werden ondervraagd, bleek dat werknemers gemiddeld slechts twee uur en 53 minuten per werkdag productief zijn. Het inkorten van de beschikbare werkweek kan leiden tot minder mogelijkheden om afgeleid te worden, minder onnodige vergaderingen en een betere algemene betrokkenheid.
Werknemers volledig en consequent betrokken houden is al een opgave als iedereen op dezelfde plek zit. Hybride werken maakt dit er niet eenvoudiger op – maar met de juiste technologie en aanpak kan elk bedrijf de uitdaging aan.
