Vijf meest voorkomende fouten die je wilt vermijden tijdens SAM-implementatie

Ondanks dat de discipline Software Asset Management voortdurend in ontwikkeling is en veel organisaties Software Asset Management (SAM) zien als een waardevolle activiteit voor risicobeheer en kostenbeheersing, is de implementatiebenadering van organisaties vaak instrumenteel: beginnen met het selecteren van een SAM-tool en ‘doormodderen’ tot een beperkt niveau van SAM-competentie. Dat is jammer, want SAM verdient een goed implementatiestrategie. Gebruik dit artikel om uw start en resultaten gaandeweg te verbeteren.

Over het algemeen onderschatten veel organisaties de werkzaamheden rondom een SAM -implementatie, met matige resultaten als gevolg. Gartner, ’s werelds meest vooraanstaande onderzoeks- en adviesbedrijf, is vorig jaar in deze kwestie gedoken en publiceerde een analyse van de veelvoorkomende fouten voor SAM-implementatie, zoals bondig weergegeven in onderstaande afbeelding[1].

Bij ITAM solutions herkennen we deze fouten in ons dagelijks werk. In dit artikel bespreken we deze onderwerpen vanuit onze eigen ervaringen.

1. Niet naar de (nabije) toekomst kijken.

Een aanstaande software-audit of een algemeen kostenbesparingsprogramma is vaak het startpunt voor een eerste implementatie van SAM. Organisaties gebruiken SAM-tools, – en strategieën om aan deze behoefte te voldoen. De SAM-implementatie is daarom reactief en gericht op korte termijn resultaten. Toch zijn de SAM-tooling, – en middelen op de lange termijn vaak niet voldoende (zie ook fout nr. 5: ‘De Cloud negeren’).

Advies: het doel van ITAM solutions is om toekomstbestendige SAM te implementeren, waarbij altijd rekening wordt gehouden met de bredere en toekomstige doelstellingen van een organisatie. Een organisatie kan natuurlijk niet in één dag SAM volwassen zijn, maar door de juiste bouwstenen in de juiste volgorde te zetten, kan u stap voor stap SAM volwassenheid bereiken. Het wordt ten zeerste aanbevolen om niet het hele softwarelandschap in één keer te bestrijken. Concentreer u eerst op uw grootste softwareleveranciers. Maak een lijst van uw grootste softwareleveranciers (op software-uitgaven en auditrisico) en richt u eerst op hen. Doorgaans wordt ongeveer 80% van uw software-uitgaven verbruikt door 20% van de leveranciers waarmee u softwarecontracten heeft. Denk vooruit! Uw softwarelandschap zal evolueren (verschuiven naar Cloud) en dat geldt ook voor uw SAM-businesscase.

2.Slechte gegevens over verbruik en rechten

Weten waar je staat is cruciaal bij het maken van de SAM-roadmap. Organisaties hebben vaak geen duidelijk beeld van hun softwarerechten versus hun consumptie. Er is een gebrek aan geautomatiseerd inzicht van hardware- en softwareassets, softwarecontracten zijn verspreid over de gehele organisatie en over verschillende bedrijfseigenaren en databronnen zijn moeilijk te migreren. De overstap naar de Cloud (SaaS, PaaS en IaaS) voegt nog meer complexiteit toe, bedenk eens hoe u de gebruikersdata kunt ophalen!

Advies: begin met het implementeren van een diepgaande inzicht- en inventarisatiemethode om hardware- en softwaregegevens op te halen. Aangezien dit een voortdurende activiteit zal zijn in uw SAM-activiteiten, zou deze methodologie tooling moeten bevatten, en ook middelen en processen. Nu gegevens worden verzameld, is de volgende stap de voortdurende evaluatie van de kwaliteit van data. Is het actueel, betrouwbaar en volledig? Voor een volledig inzicht moet u mogelijk ook (niet) softwaregegevensbronnen opnemen.

CLEM (Contract License Entitlement Management; met andere woorden: wat mag de organisatie gebruiken) is een parallel proces om transparantie te krijgen over de rechten en plichten rondom het gebruik van software. Als u eenmaal weet waar u zich bevindt, kunt u uw License Compliance-proces versnellen met innovatieve dashboards.

3. Geen Charter of Governance

Een effectief SAM-charter definieert een duidelijk begrip van wat de organisatie wil bereiken. Het helpt om ongewenste resultaten, verschuiving van de reikwijdte, kostenoverschrijding en vertragingen te voorkomen. Helaas zijn de meeste organisaties die worstelen met SAM degenen die naar SAM-tools gaan kijken, zonder eerst een raamwerk op te zetten dat de SAM-doelen, processen, rollen en verantwoordelijkheden beschrijft.

Advies: Met een sterke business case en een formeel SAM Charter / SAM beleid is er een duidelijk doel, management commitment, een set regels en een benadering van de gameplay. Dit voorkomt vertraging tijdens de implementatie. Een sterk bestuursmodel werkt op alle niveaus; strategisch, tactisch en operationeel. De SAM-strategie, als uitkomst van het SAM-beleid, omvat duidelijke processen rond de levenscyclus van software en alle gerelateerde operationele activiteiten. Zorg ervoor dat u uw SAM-beleid communiceert in de hele organisatie (niet alleen binnen IT), aangezien u effectief wilt samenwerken met andere afdelingen. En last but not least: bepaal hoe uw SAM-oefenresultaten worden gemeten. Gaat het erom hoeveel ongebruikte softwaretitels u ontdekt? Hoeveel risico vermijdt u? Of hoeveel kosten u bespaart? Dit laatste is wellicht het meest overtuigend voor uw management.

4. Gebrek aan Executive support

Veel SAM-teams worstelen met hun plek in de organisatie. Software Asset Managers moeten immers samenwerken met veel (zo niet alle) afdelingen en hun management. Toch worden ze gemakkelijk gezien als politieagenten, zwaaiend met berichten over fouten, scherpe praktijken en te hoge uitgaven. Ondersteuning van het senior management is zeer bevorderlijk voor het succes van SAM.

Advies: Organisaties moeten de SAM-doelen omarmen om het succesvol te maken. ITAM-oplossingen onderstrepen het belang van de inzet van topmanagement voor de SAM-strategie en uitvoering. Executive support is nodig om succes te behalen, bewustwording, samenwerking tussen afdelingen te vergroten en focus op de SAM-doelstellingen.

5. Negeren van de Cloud

Veel organisaties richten zich nog steeds op het implementeren van software in hun on-premise IT-landschap. Cloud wordt meestal als een strijd beschouwd. Ook: SAM-tooling is nauwelijks op snelheid voor SaaS-, PaaS- en IaaS-omgevingen. Onderzoek toont echter aan dat cloud-assets vaak onderbenut worden omdat gebruikers inactief zijn of hogere abonnementen hebben dan vereist.

Advies: aangezien compliance een minder probleem is in de cloud, is het doel van SAM voor de cloud om verspilling te minimaliseren en cloudkosten te beheren. ‘Fit for Cloud’ wordt vandaag de dag een steeds belangrijkere vereiste voor uw SAM-charter. SAM-tooling voor Cloud is een ander spel dan een on-premise of hybride tooling: het levert mogelijk niet de gebruiksgegevens op die je nodig hebt. Er zijn nieuwe spelers in het veld: kleinere, wendbaardere en volledig cloud-gespecialiseerde leveranciers waarvan je misschien nog nooit hebt gehoord. In ons ‘Webinar over SaaS-beheertooling’ vertellen we je er alles over.