Driekwart van de bedrijven heeft zijn softwarelicenties niet op orde. Dat is een de belangrijkste conclusies van het jaarlijkse State of the (Software) Estate-rapport. Daarnaast laat het onderzoek nog een aantal interessante inzichten, resultaten én trends zien op het gebied van softwarelicentiemanagement. De meest positieve ontwikkeling: het is steeds vaker een thema waar op het hoogste niveau in organisaties over wordt beslist.
Het onderzoek van Flexera Software is gehouden onder 489 bedrijven uit 37 landen. Meer dan de helft van de onderzochte bedrijven is gevestigd in de Verenigde Staten. Het onderzoek richt zich voornamelijk op enterprises: een derde van de respondenten heeft een omzet boven de miljard dollar en een vijfde een omzet boven de drie miljard dollar. Dit zijn de drie belangrijkste resultaten:
De frequentie van audits stijgt
75 procent van de onderzochte bedrijven is out of compliance en heeft zijn softwarelicenties niet op orde. Dit brengt grote financiële risico’s met zich mee, omdat het aantal software audits stijgt. Twee derde van de ondervraagde bedrijven is in de afgelopen twee jaar ten minste één keer gecontroleerd. Dat is een lichte toename ten opzichte van vorig jaar. Het aantal bedrijven dat meer dan één keer (van 38 procent naar 46 procent) of meer dan drie keer (van 19 procent naar 23 procent) is gecontroleerd, is echter een stuk harder gestegen. De controles worden over het algemeen uitgevoerd door softwareleveranciers, en Microsoft is hierin de absolute koploper: 61 procent van alle audits werden door het bedrijf uit Redmond uitgevoerd. Op gepaste afstand volgen Adobe, Oracle, IBM en VMware (allen rond de 30 procent).
De boetes worden hoger
Niet alleen het aantal softwarecontroles stijgt, ook de claims die ermee gemoeid zijn worden hoger. Bijna de helft van alle ondervraagde organisaties (44 procent, tegenover 25 procent vorig jaar) heeft meer dan honderdduizend dollar moeten betalen aan softwareleveranciers, ter compensatie van het niet-compliant zijn. Een vijfde van de organisaties heeft zelfs meer dan een miljoen dollar aan claims neer moeten tellen. Dat is een verdubbeling ten opzichte van vorig jaar.
Bedrijven geven veel geld uit aan ongebruikte software
Organisaties besteden niet alleen een groot deel van hun budget aan claims, ze geven ook onnodig geld uit aan software die niet gebruikt wordt. Maar 7 procent van de organisaties gebruikt naar eigen zeggen ook daadwerkelijk alle software die is aangeschaft. Een derde denkt dat 10 procent van al hun software slechts dient als ‘shelfware’, voor een derde ligt dit percentage tussen de 10 en 20 en nog eens een derde heeft meer dan 20 procent van de software ongebruikt op de plank liggen. Ondernemingen profiteren daarnaast ook onvoldoende van de extra gebruiksrechten van software, zoals rechten om de software te upgraden, door een extra medewerker te laten gebruiken, in een virtuele omgeving te gebruiken et cetera.
Softwarelicentiemanagement
De resultaten laten duidelijk zien dat bedrijven in toenemende mate te maken hebben met zowel onder- als overlicensering van software én de bijbehorende financiële gevolgen. Het positieve hieraan is dat bedrijven zich ook steeds bewuster worden van de complexiteit van softwarelicenties en steeds meer het belang zien van softwarelicentiemanagement (75 procent van alle ondervraagde organisaties noemt het een belangrijk thema).
Directies kunnen licentiemanagement niet langer negeren en afdoen als verantwoordelijkheid van de it-afdeling. De financiële risico’s zijn immers zo groot, dat het wel een onderwerp móet zijn voor cfo’s. Wij zien dan gelukkig ook dat licentiemanagement steeds meer een topic voor de bestuurskamer wordt en daardoor in toenemende mate professioneler wordt uitgevoerd.
Defensiestrategie
Die professionele uitvoering gebeurt op twee manieren. De eerste, meer reactieve variant is het opstellen van een defensiestrategie voor audits. Wetende dat er hoe dan ook een audit gaat plaatsvinden en de hoogte van de boete steeds hoger wordt, is het zaak als bedrijf je hierop voor te bereiden. Een defensiestrategie bespaart je niet alleen geld, maar ook veel tijd en moeite als het zover is. Hoe ga je het procesmatig inrichten? Heb je de juiste licentie-experts klaarstaan die je per software publisher (met ieder hun eigen voorwaarden en afspraken) kunnen helpen
En vaak komt een audit niet alleen: misschien kun je in het kader van efficiëntie wel in één keer reageren op meerdere audits van verschillende software vendors. Wat interessant is, is dat het onderzoek laat zien dat het aantal organisaties dat ter voorbereiding zelf een interne audit uitvoert stijgt – 86 procent van de organisaties doet dat één keer per jaar. Deze aanpak levert concrete resultaten op, dus het is dan ook niet verbazingwekkend dat het onderzoek laat zien dat organisaties in toenemende mate tevreden zijn met het beheer van hun licenties.
Monitoring
De defensiestrategie is belangrijk, maar nog beter is de proactieve manier: het continu monitoren en optimaliseren van het eigen softwaregebruik – dat is de stap die bedrijven nu steeds meer gaan zetten. Hiermee sla je twee vliegen in één klap en ga je zowel onder- als overlicensering te lijf. De kans op een claim bij een audit wordt namelijk nog kleiner, terwijl je ook direct bijdraagt aan kostenreductie.
Organisaties betalen namelijk – naast een eenmalige investering bij de aanschaf van software – jaarlijks een fors bedrag aan support en updates. Bij middelgrote organisaties loopt dit al gauw op tot tien miljoen euro per jaar, waarvan één tot twee miljoen voor spullen die niet gebruikt worden. Iedereen kan zien dat dit overbodige uitgaven zijn. Bovendien kun je deze software wellicht inruilen voor andere software die wél wordt gebruikt en daarmee een nieuwe investering voorkomen. Soms kunnen de spullen ook doorverkocht worden, afhankelijk van de afspraken met de leverancier. Eén ding is duidelijk: het levert altijd significante besparingen op.
