We slaan steeds maar meer data op mede als gevolg van de sociale media. Datagroei en ongestructureerde data is voor veel organisaties dan ook een groot probleem aan het worden. Daarnaast zijn veel cio's zich nauwelijks bewust van de hoeveelheden files die opgeslagen liggen op hun storagesystemen.
Waarschijnlijk kent u het tv-programma ‘Mijn leven in puin’? Het programma gaat over mensen die zoveel spullen bewaren dat ze zowat ‘verdrinken’ in hun spullen en niet meer weten wat te bewaren of weg kan.
Een vergelijk met bovenstaande is wat betreft de opslag van data bij veel organisaties te trekken.
Als gevolg van de verregaande digitalisering en de sociale media slaan we steeds meer data op. Uit onderzoeken van Gartner blijkt dat de meeste datagroei, 60 procent of meer, ongestructureerde data is. Deze data is niet van belang voor de organisatie maar brengt wel extra kosten met zich mee.
Samen met belangrijke- en ongestructureerde-data blijven we steeds meer opslaan. Omdat we niet weten wat al onze users opslaan groeit de dataopslag in onze filers gestaag. Met als resultaat dat we het overzicht volledig kwijt raken. Zeker in het geval wanneer we veel users hebben.
Om aan de opslagcapaciteit te voldoen gaan we ruimte maken en kopen we een grotere filer en/of we gaan archiveren. De ‘cloud’ is een andere mogelijkheid, want zoals de aanbieders van cloud oplossingen beweren is het goedkoop en veilig. Maar cloud is niet zo goedkoop als men doet geloven zeker als je bedenkt dat gebruikers van clouddiensten een kopie van hun eigen data in bezit moeten hebben. Het archiveren en opslaan in de ‘cloud’ van ongestructureerde data kan je zo ongeveer vergelijken met de vliering van veel huizen, er staan veel spullen opgeslagen waar je niet meer naar omkijkt. Maar die opslag brengt wel veel kosten met zich mee!
De totale kosten van data per TB van filers (NetApp, EMC, Ision, etc.) komen tussen de 3000 en 5000 Euro per jaar. Daarnaast neemt het operationele risico verder toe. Back-up en restore duren gewoon langer dan nodig. Bij high availability oplossingen is het zelfs nog erger in geval van data mirroring, we hebben dan dubbele (ongestructureerde)data opslag.
Extra storage toevoegen
Alleen extra storage toevoegen in welke vorm dan ook om aan groeiende vraag naar opslag te blijven voldoen is niet altijd de beste oplossing blijkt uit bovenstaande.
Een betere oplossing is de data te classificeren, op te schonen en pas daarna op te slaan voor later gebruik. Belangrijk is dat je dus de mogelijkheid hebt om duidelijke overzichten te krijgen van welke data er op de diverse plekken ligt opgeslagen en of deze data nog relevant is.
Vier stappen
Het vier stappen plan voor een beter user data management (UDM).
Stap 1. Inzicht.
Een betere oplossing is gewoon de data vooraf te classificeren en op te schonen en pas daarna op te slaan voor later gebruik. Belangrijk is dat je dus de mogelijkheid hebt om duidelijke overzichten te krijgen van welke data er op de diverse plekken ligt opgeslagen en of deze data nog wel relevant is. U zult er al snel achter komen dat veel data zo oud is dat het opgeruimd kan worden. De eerste stap van opslagruimte terugwinnen is hier al snel te maken. Uit ervaring weten wij dat 25 procent of meer ruimte direct terug komt wanneer wij onze oplossing actief is.
Stap 2. Stel limieten
Verder is het zaak dat uw gebruikers natuurlijk hun ‘eigen straatje’ schoonhouden met andere woorden U moet ervoor zorgen dat ze niet te veel opslaan, u legt ze dus een disk quota op en waarschuwt u ze wanneer ze tegen hun opslaglimiet aan lopen.
Uw users kunnen dan tijdig maatregelen nemen om zelf overtollige data op te gaan ruimen. Met het quotabeheer zijn we dus proactief bezig de datagroei te beperken en dat werkt erg effectief.
Stap 3. Maak gebruikers kostenbewust.
Als laatste is doorbelasting van de gebruikte storage aan de diverse afdelingen een goede manier om de datagroei aan banden te leggen. Met als voordeel dat de it-afdeling door middel van doorbelasting meer budget kan krijgen om hun infrastructuur zo goed mogelijk te laten functioneren en snijdt het mes aan twee kanten.
Meer inzicht en controle is een absolute noodzaak voor organisaties om de tsunami van data die op ze afkomt het hoofd te bieden. Geef de diverse divisie managers een tool in handen waarmee ze direct kunnen zien wat het data gebruik op hun afdeling is en de kosten van deze data opslag. Zeker weten in geval van doorbelasting dat ze erop gaan letten en hun maatregelen nemen.
Step 4. Continu proces
Omdat data blijft veranderen en zal groeien op uw it-systemen bent u er met een eenmalige schoonmaak actie niet klaar. Het beheren van de user data moet een continu proces zijn om de zaken op order te houden. Gelukkig is er een oplossing die u met het beheer van de user data helpt en u veel werk en risico uit handen neemt.
Meer inzicht en controle is een absolute noodzaak voor organisaties om de tsunami van data die op ze afkomt het hoofd te bieden.
