Video: Mobiel werken met enterprise mobility

Via enterprise mobility kunnen werknemers altijd en overal met elk apparaat werken. Is dit vooral een technologische benadering of juist een organisatorisch managementvraagstuk? En hoe kan een organisatie dit mobiel werken succesvol doorvoeren? Diverse experts geven antwoord op deze vragen.

Volgens Marcel Diemont, sales consultant managed services, bij Ictivity Groep, komt de vraag rond enterprise mobility vaak onterecht op het bordje van de ict-afdeling te liggen. Volgens hem moet de hele organisatie drie stappen maken om enterprise mobility door te voeren. ‘Allereerst moet een raad van bestuur of de directie bepalen wat een enterprise mobility management (emm)-beleid voor de eigen organisatie inhoudt. Deze input moet uit de organisatie worden gehaald en vervolgens vertaald worden naar een beleid. Dit beleid geeft een kader om een passende technische oplossing te zoeken.’

De tweede stap is om de gebruikerswensen te inventariseren, meent Diemont. ‘Vaak wordt er onvoldoende aandacht gegeven aan het inventariseren van de wensen en behoeften van gebruikers. Deze input is echter wel van onschatbare waarde en het verdient aanbeveling om hier voldoende tijd voor uit te trekken. Interviews, workshops, enquêtes zijn belangrijke instrumenten om in deze fase te gebruiken.’

Als de gebruikerswensen duidelijk zijn moeten deze gekoppeld worden aan het eerder opgestelde emm-beleid. ‘Leg afspraken, richtlijnen en verantwoordelijkheden vast in het beleidsdocument en zorg voor een communicatie- en adoptieplan om de boodschap naar de medewerker te brengen.’ Diemont meent dat er bewustwording bij de medewerkers nodig is. Hij adviseert daarom om een gebruikersovereenkomst op te stellen en om trainingsbijeenkomsten te organiseren rondom zaken als dataveiligheid.

Bewustwording

Eddy Willems, security evangelist bij G Data, meent dat het voor organisaties onmogelijk is om bij enterprise mobility rekening te houden met wensen van de medewerkers. ‘Gebruiksgemak en veiligheid zitten elkaar altijd in de weg. Als onderneming heb je een groter belang dan het de medewerkers gemakkelijk maken: je moet je business beschermen. Dat kan alleen als je goed omgaat met je bedrijfsgegevens en klantgegevens.’

Willems wijst er op dat enterprise mobility alleen goed geïmplementeerd kan worden bij voldoende bewustwording. ‘Medewerkers willen niet zomaar een security policy ondertekenen. Als zij onvoldoende geïnformeerd zijn kunnen de extra beveiligingsmaatregelen tot verzet leiden. Dan proberen ze manieren te vinden om de maatregelen te omzeilen.’

Willems adviseert daarom om medewerkers goed te informeren over de maatregelen, zodat ze hier begrip voor tonen en deze regels naleven. ‘Dat is een grote uitdaging, maar ik ken voorbeelden van ondernemingen waarbinnen dit gelukt is. Gelukkig zijn er ook technische oplossingen die kunnen helpen bij het afdwingen van het beleid.’

Opleiding

‘De eerste stap bij mobiel werken is het inventariseren van de noden van de werknemers’, vertelt Liselotte Couttenye, uc-specialist bij Computacenter. ‘Die verschillen vaak enorm per afdeling en generatie. Zo zal een jonge sales manager een grotere nood hebben aan enterprise mobility dan een iets oudere collega. Het uiteindelijke doel is efficiënter werken, dus het is zeer belangrijk dat de technologie en het beleid afgestemd worden op de noden en wensen van de verschillende werknemers’, aldus Couttenye.

Om enterprise mobility vervolgens op een goede manier te implementeren moeten de werknemers opgeleid worden. ‘Niet slechts één keer maar voortdurend! Vaak worden werknemers na een algemene opleiding aan hun lot overgelaten. Gevolg: de technologie wordt amper gebruikt en van mobieler en efficiënter werken is helemaal geen sprake.’

Volgens Couttenye moeten de opleidingen worden afgestemd op de afdeling en het type werknemer. Vervolgens moet er nog voldoende opvolging komen. ‘Werknemers moeten een directe helpdesk hebben waar ze met al hun vragen terecht kunnen en er moeten regelmatig bijkomende opleidingen georganiseerd worden. Alleen zo zal de technologie uiteindelijk ten volle benut worden en zullen mensen ook echt mobiel en flexibel kunnen werken.’

Buzz-woord

‘Enterprise mobility is een buzz-woord dat op verschillende manieren kan worden geïnterpreteerd’, begint Xavier Duyck, country manager Belux bij Check Point. ‘Voor de een is dit het gebruik van mobiele toestellen, voor de ander is dit de mogelijkheid om thuis te werken. Als je naar de essentie kijkt komt het uiteindelijk neer op één ding: toegang krijgen als gebruiker en creator tot om het even welke data van om het even waar. Het gaat om flexibiliteit zowel voor werknemers als klanten.’

Duyck benoemt security tot één van de valkuilen van enterprise mobility. ‘Er valt immers veel te beveiligen. En alles staat of valt met een performant securitybeleid. Zo kan je definiëren wie welke data kan raadplegen, maar ook vanop welke locatie en met welk toestel. Als je dat gedefinieerd hebt, kun je op zoek gaan naar de juiste technologische oplossingen om je te helpen dit securitybeleid te handhaven.’

Als tip geeft Duyck mee om niet alles te doen. ‘Kijk naar welke data en toepassingen het meest gebruikt worden en biedt die op een veilige manier aan. In veel gevallen is een beveiligde toegang tot e-mail, kalender en misschien een intern portaal voldoende voor de meerderheid van de beroepsbevolking.’

Altijd en overal beschikbaar

Luc Costers, country manager Belgium & Luxemburg bij VMware, meent dat enterprise mobility meer is dan de mailbox overal en op elk apparaat beschikbaar te maken ‘Met enterprise mobility zorgt een bedrijf ervoor dat werknemers vanuit alle omgevingen (business en operations) met alle apps kunnen werken. Dit op een zodanige wijze dat het vlot en veilig is. Een medewerker moet data kunnen invoeren op het moment dat het nuttig is op elk soort toestel. Dus moet je je data en apps mobiel maken ook voor de ‘oude business’. Vanuit het oogpunt van supply chain management is dit altijd gezien als een soort van een legacy back-end applicatie. Maar door aan die supply chain nieuwe informatie toe te voegen van de e-store, verkeersinformatie (als er een enorme file is bijvoorbeeld),  gaat het niet meer over mails versturen, maar over de vraag: hoe kunnen we de doorstroming in ons bedrijf bewerkstelligen en optimaliseren?’

Volgens Costers zijn er drie stappen om als organisatie mobieler te worden: de toepassingen altijd en overal beschikbaar maken, het onderling vertrouwen opbouwen en het creëren van een bedrijfssfeer die mobiliteit ademt. ‘Als een werknemer geen deel uitmaakt van een ‘lets get digital’-sfeer, dan is het onwaarschijnlijk dat een bedrijf daadwerkelijk de transitie naar het digitale tijdperk (enterprise mobility) maakt.’