Als it’er heb je te maken met interessante projecten en met minder interessante. Maar voor deze zeven projecten of situaties deinzen we het meest terug. Van dat afschuwelijke erp-project tot de iPad van de ceo.
We sommen met Computable in dit artikel die projecten op die zowel ondankbaar als essentieel zijn. Patchbeheer is bijvoorbeeld niet sexy, maar wel behoorlijk cruciaal.
Het gaat, met deze zeven types van opdrachten of domeinen of anders gesteld, om de winnende combinatie. En dat vanuit diverse invalshoeken. Deze worden het meest gevreesd door it’ers.
1. Erp-projecten
Terwijl de meeste (grote) organisaties niet zonder een soort van erp-systeem kunnen, staan implementaties en -upgrades rond enterprise resource planning al meer dan tien jaar garant voor het falen van it-projecten. En dus ook voor kopbrekers bij it.
Zo bleek enkele weken geleden nog dat supermarktketen Lidl zowat een half miljard euro kwijt is aan een mislukt SAP-project. Lidl baseerde zijn voorraadsysteem op inkoopprijzen, SAP op retailprijzen. De supermarkt paste de software dan maar aan, met toenemende kosten en afnemende efficiëntie tot gevolg. Op het dieptepunt werkten er duizend medewerkers en honderden consultants aan de implementatie.
Dichter bij huis liep ook het erp-project van verlichtingsbedrijf Etap danig in de knoop.Een maand lang raakte zelfs geen enkel product bij de klanten en had het management geen inzicht in de cijfers. ‘We hebben eigenlijk deels blind gevaren. Het heeft een half jaar geduurd om het recht te trekken’, zo liet Etap-voorzitter Christ’l Joris zich ontvallen.
Erp-projecten blijken ook anno 2018 dus vaak helse projecten. Maar technologie op zich is zelden de (hoofd)oorzaak van de problemen. Vaker zijn dat onrealistische verwachtingen, culturele botsingen, te klein budget of een gebrek aan adequate ondersteuning van bovenaf. Maar daar komen we hier verder nog op terug.
2. Speciale verzoekjes (van het management)
Een klassiek voorbeeld: uw wereldwijde organisatie is gestandaardiseerd op Android, maar de ceo is verknocht aan zijn iPhone. En bovendien vindt hij al die speciale beveiligingsmaatregelen maar niets, toch niet voor hemzelf. Kan je voor hem even een gaatje prikken in de firewall? Of kan je er even snel een projectje bijnemen?
In een normale gang van zaken worden projectaanvragen afgewogen tegen strategische plannen en de noodzaak ervan, voordat ze worden goedgekeurd en gebudgetteerd. Maar de meeste organisaties werken helaas niet zo. Vaak is het degene die de meest politieke invloed heeft, die de dingen gedaan krijgt.
De it-afdeling wordt dan ook helemaal gek van beslissingen die tussen de plooien vallen. Of zoals Christiane Vandepitte, zelfstandig informaticus en auteur van het boek ‘Informatiseren zonder omwegen’, het stelt: ‘Als je wil dat je it-project mislukt? Bespreek de belangrijke beslissingen dan in de gang, in de lift of in de herentoiletten. En oh ja: zet ze nooit op papier.’
3. Patchen op het laatste moment (en bidden)
Wat een onderhoud is voor een wagen, is patchen van software voor een computersysteem. Het is een van die essentiële taken waar menig it’er een hekel aan heeft. Maar stel je het te lang uit, en de machines zijn niet langer up-to-date en zit het bedrijf met een probleem.
‘Wij zijn continu betrokken bij grote projecten waarbij het patchen in geen maanden of jaren nog heeft plaatsgevonden’, zo liet Oli Thordarson, ceo van it-dienstverlener Alvaka Networks, zich liet ontvallen in vakblad CIO.com. ‘De slechtste patch-banen zijn die waar systemen jarenlang zijn verwaarloosd. Op zulke momenten kan ik vaak alleen maar patchen en bidden.’
4. Compliance-projecten
Er zijn twee soorten it-projecten. Ten eerste projecten die sterk worden gesponsord door het topmanagement, bijvoorbeeld omdat ze van strategisch belang zijn voor het succes van de organisatie. Maar de meest helse projecten zijn die met (te) weinig steun van bovenaf. Projecten gedreven door regulering, denk aan GDPR, zijn daar een goed voorbeeld van. De initiatieven die worden opgelegd door de uitvoerende leiding, maar niet echt ondersteund of opgevolgd, zijn wat dat betreft vaak problematisch voor een it-afdeling. Al is het maar omdat niemand er zin in heeft.
5. Te strakke timing
Soms gaat het om overdreven optimisme, een foute inschatting of iets te veel volgzaamheid naar de oversten toe. Wat het ook is: het onderschatten van de moeite en tijd die vereist is om een toepassing op te leveren, kan van een project niet alleen uitdagend maar ook problematisch maken.
Christiane Vandepitte, die ervaring heeft met grote it-projecten, heeft nog een ironische tip om een it-project te laten ontsporen, al haalt ze die (helaas) wel uit de praktijk: ‘Neem eerst zes maanden de tijd om te beslissen of het project doorgaat of niet, en zeg dan dat alles absoluut klaar moet zijn voor het begin van het nieuwe boekjaar.’
6. E-mail(migratie naar de cloud)
Een e-mailserver in huis is voor een it-afdeling intussen geen evidentie. Het is een kritisch systeem waarbij het soms moeilijk is om de datatoename in de hand te houden. Overstappen van een on-premise e-mailoplossing naar de cloud klinkt dan weer logisch en eenvoudig. Maar vooral dat laatste is het niet. Zo maakt de enorme hoeveelheid data het een lastige klus. Sommige informatie in de berichten is zeer gevoelig en gereguleerd, dus moet it ervoor zorgen dat het bedrijf voldoet aan GDPR- of andere voorschriften.
En je hebt met e-mail en agenda natuurlijk te maken met een systeem dat mensen vrijwel 24 uur op 24 en zeven dagen op zeven gebruiken. Zelfs in het tijdperk van Messenger, WhatsApp, Slack en andere (team)chatapps én alternatieven, blijkt e-mailmigratie een van die projecten waar it absoluut tegenop ziet.
7. Onduidelijke scope
Een klassieker die een it-afdeling hoofdpijn bezorgt. ‘Als de ene manager ervan uitgaat dat het it-project georganiseerd wordt om het aantal personeelsleden te verminderen, en de andere meent dat het erom gaat de dienstverlening aan de klant te verbeteren, dan heb je duidelijk een verschillend verwachtingspatroon’, illustreert Vandepitte.
Een project waarvan de scope constant verandert of wordt aangepast is al van oudsher een project waar it’ers grijs haar van krijgen. ‘Kom bijvoorbeeld tijdens de testfase met nieuwe vereisten voor het systeem’, besluit Christiane Vandepitte met een knipoog. ‘Het is een beproefde methode die al gebruikt werd van toen it nog in de kinderschoenen stond. Ze faalt nooit.’ Of hoe sommige zaken nooit veranderen.
