We leven in spannende, zelfs historische tijden. De coronacrisis zorgt voor een ingrijpende verandering van de manier waarop we werken. Bedrijven in alle delen van de wereld hebben het tempo van hun digitale transformatie drastisch opgevoerd om hun bedrijfscontinuïteit te waarborgen. Dat brengt de nodige uitdagingen met zich mee, onder andere op het gebied van security en connectiviteit. Maar het biedt (it-)managers ook waardevolle lessen.
In deze bijdrage wil ik drie lessen voor het voetlicht brengen.
Hoe kun je de digitale transformatie van je organisatie versnellen en optimaliseren?
De huidige situatie verhoogt de urgentie en daarmee ook de noodzakelijke steun om de manier van werken te evalueren en opnieuw uit te vinden. De pandemie bied je de kans om je it-oplossingen, processen en mensen te onderwerpen aan een stresstest die waardevolle inzichten kan opleveren. Mogelijk merk je dat bepaalde zaken ontbreken of juist overbodig zijn. En wellicht is er ruimte voor automatisering of efficiëntieverbeteringen, of is er sprake van een behoefte aan specifieke expertise. Naar mijn mening hebben we nu een uitgelezen kans om grondig inzicht te verwerven in de belangrijkste wensen en behoeften van alle stakeholders en die optimaal te vertalen in technologische oplossingen.
Mijn advies: neem (of claim) wat tijd om je creativiteit de vrije loop te laten en na te denken over manieren om de meerwaarde van je it-afdeling te vergroten. Hoe kun je ondersteuning bieden om de huidige activiteiten of het product- of dienstenaanbod van je organisatie te moderniseren? Kun je nieuwe manieren bedenken om naar de bedrijfsvoering te kijken? Nu mensen zich bewust zijn geworden van de voordelen die technologie te bieden heeft, is dit een perfect moment om de interne digitale vaardigheden te bevorderen en te investeren in een ‘digital first’-mentaliteit. Dit zal geheid voordelen opleveren voor toekomstige initiatieven die deel uitmaken van de digitale transformatie van je organisatie.
Hoe zorg je voor efficiënte samenwerking?
Thuiswerken leert ons interessante lessen ten aanzien van samenwerking. Sommige mensen zullen sneller naar de telefoon grijpen of regelmatiger videobellen. Anderen zullen je weer vertellen dat ze meer tijd overhouden om werk gedaan te krijgen omdat ze minder vaak moeten vergaderen. We kunnen nu meer te weten komen over de manieren waarop medewerkers willen samenwerken en experimenteren om te kijken hoe efficiënte communicatie er in de praktijk uitziet. Welke vergadering had afgevangen kunnen worden met een e-mail? Hoeveel valt er werkelijk te bespreken of te vragen? Is er sprake van terugkerende vragen waarop je op een andere manier antwoord zou kunnen bieden? Wellicht is er sprake van veel gestelde vragen die je kunt beantwoorden in handleidingen of die je af kunt vangen door middel van automatisering of met de hulp van digitale collega’s.
We hebben inmiddels gemerkt dat vaste werkplekken en kantooromgevingen niet essentieel zijn voor de bedrijfscontinuïteit van de meeste ondernemingen. Organisaties beginnen in de praktijk te ondervinden hoe ze optimaal met anderen kunnen samenwerken, ongeacht het tijdstip of de locatie. Dit levert voordelen op voor geografisch verspreide teams en teams met flexwerkers of parttime medewerkers. Hoewel de nieuwe manier van werken al decennia bestaat en globalisering ook al enige tijd meegaat, merken we dat sommige bedrijven qua oplossingen en/of cultuur nog altijd moeite hebben met deze ontwikkelingen. De huidige manier van werken zal uitwijzen hoe dit soort problemen kunnen worden aangepakt (hoewel sommige daarvan als sneeuw voor de zon zullen verdwijnen naarmate mensen aan de nieuwe situatie gewend raken)
Ik zou je graag willen uitdagen om na te denken over alternatieve scenario’s. Ik zie een wereld voor me waarin bedrijven een onderscheid maken tussen online activiteiten en werkzaamheden op locatie. Ze zouden een ‘office 2.0’ kunnen inrichten: een plek waar mensen bijeen kunnen komen om hun banden aan te halen en samen te werken aan taken die onder de noemer ‘werkzaamheden op locatie’ vallen. Andere taken kunnen nog altijd elders worden afgehandeld. Mijns inziens is dit hét moment om je manier van samenwerken op te proef te stellen, lering uit je ervaringen te trekken en de samenwerking te optimaliseren.
Hoe kan je bijdragen aan het welzijn van je medewerkers?
Nu we elkaar niet in levenden lijve te zien krijgen, is het van cruciaal belang dat niemand vergeet dat we samenwerken met personen aan de andere kant van het scherm. Dit is een gelegenheid om stil te staan bij het welzijn van collega’s, zowel zakelijk als privé. Neem de tijd om in kaart te brengen waar ze tegenaan lopen, maar ook om te begrijpen waar ze energie krijgen en wat hen helpt om de moed erin te houden. Misschien zit dat in de mogelijkheid om een rondje hard te lopen tijdens de lunch, te ontbijten met hun gezin of het helpen van hun bejaarde buren met de boodschappen. Je kunt nu achterhalen wat werknemers motiveert en naar manieren zoeken om die aspecten op te nemen in je visie op fysieke bijeenkomsten. Als je wilt dat medewerkers een relatie opbouwen, zou je bijvoorbeeld kunnen inzetten op teamuitjes of deelname aan initiatieven op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Onze ervaring leert dat dit soort ervaringen een langduriger uitwerking hebben. Het draagt bij aan hechtere banden dan je kunt verwachten wanneer je werknemers ‘gewoon’ in één kantoor plaatst en wacht tot er samenhang ontstaat.
Bekijk hoe je voordelen van de huidige manier van werken permanent gestalte kunt geven binnen je organisatie. Dit zal niet alleen voordelen opleveren voor het bestaande personeel, maar zal ook nieuw talent aantrekken en je merkidentiteit als werkgever ten goede komen. Bij mijn werkgever slagen we er bijvoorbeeld in om jong talent aan te trekken door te werven op basis van hun talent in plaats van hun locatie, en door een werkomgeving aan te bieden die aansluit op de ambities en levensfase van werknemers. Medewerkers kunnen zelf bepalen in welke lokale vestiging zij willen werken (in alle landen waar wij gevestigd zijn) en wanneer zij van locatie willen veranderen. Deze flexibiliteit levert ook diverse voordelen op wat betreft de taalvaardigheid van het personeel, de internationale samenwerking en werknemerstevredenheid.
Aaneenschakeling van extremen
De huidige pandemie is een aaneenschakeling van extremen. Zonder de ernst hiervan te willen bagatelliseren, wil ik benoemen dat overwinningen nooit zonder slag en stoot behaald worden. Grijp deze tijd aan als een kans om de koppen bij elkaar te steken en technologie in dienst te stellen van het welzijn van je collega’s, je onderneming of zelfs de maatschappij. Samen kunnen we leren, ons aanpassen en ons verder ontwikkelen. Samen overwinnen we de crisis.
