Dertig is het nieuwe twintig. Je weet op je dertigste beter wie je bent dan toen je twintig was en hebt geleerd van je fouten. Internet kan hierover meepraten; onze dagelijkse vertrouwde verbinding met de wereld is dertig geworden. Dat moeten we vieren. En hoe beter de balans op te maken dan afscheid te nemen van zaken uit het verleden?
Kun jij je nog herinneren wat je dertig jaar geleden deed? Wat je droeg, naar welke programma’s je keek en – nog leuker – welke computer je gebruikte? In 1989 zag het leven er heel anders uit dan in 2019, zoveel is zeker.
Laten we die vergelijking doortrekken naar de werkvloer: kun je je voorstellen dat je daar nog met dezelfde systemen zou werken als toen? Met een computer zo groot als een kast, inclusief MS-DOS, Tetris en floppy’s. Toch zijn er bedrijven die na al die jaren nog met dezelfde systemen werken als decennia geleden. Deze legacysystemen zijn zo ingeburgerd, dat bedrijven er liever trouw aan blijven – met alle ongemakken van dien – dan dat ze overstappen naar iets nieuws.
Voorkomen is beter dan genezen
Een legacysysteem is een computersysteem, programmeertaal, applicatie, proces of andere technologie die verouderd is of die niet langer voldoende ondersteund en onderhouden kan worden, maar tegelijkertijd onmisbaar is voor bedrijven. In de praktijk komen we deze tegen in de vorm van oude besturingssystemen, lokale ‘knutselwerken’ – denk aan een uit de hand gelopen Excel-bestand – en verlopen licenties.
Nu zal het zelden voorkomen dat een bedrijf daadwerkelijk nog met dertig jaar oude systemen werkt, maar alleen al in het afgelopen decennium is het it-landschap enorm veranderd. Systemen worden intelligenter en de verzameling en analyse van data belangrijker.
Met name op dit vlak is het niet zonder risico’s om met verouderde systemen te werken. Bij legacy denken we meestal eerst aan een databases of Windows-versie die niet meer wordt ondersteund. Maar als het gaat om het centraal beheren en analyseren van bedrijfsinformatie is het zo mogelijk nog risicovoller om met verouderde systemen te werken. De ontwikkelingen op het gebied van Enterprise Information Management (EIM) gaan zó hard, dat legacy-systemen niet meer de capaciteit, bescherming en intelligentie kunnen bieden van de nieuwste generatie.
Ook hier geldt dat bedrijven vaak de noodzaak van een upgrade pas inzien als het fout gaat. Nu zijn er een paar argumenten die worden aangehaald om toch maar bij het oude te blijven. Maar kloppen die wel?
- ‘Ik raak al mijn oude informatie kwijt’
Legacysystemen worden vaak onderhouden om simpelweg oude informatie te kunnen vinden. Een dergelijke ‘compliance & discovery’-strategie is duur en er zit een behoorlijk kostenplaatje aan. Daarbij is het op het eerste gezicht nooit volledig duidelijk welke functionaliteiten de legacysystemen precies omvatten, waardoor de moed om een nieuw systeem te vinden dat identiek is, bij velen al snel in de schoenen zakt.
- ‘Ik weet wat ik heb’
Een bekend fenomeen is de angst voor het onbekende. ‘Als iets werkt, is het beter om het niet te veranderen, ook al zijn er betere oplossingen in de markt’, zo is de gedachte. Vaak kijken we alleen naar de operationele risico’s van updates, en vrezen we het verliezen of beschadigen van belangrijke gegevens. Een aanpassing wordt op de lange baan geschoven, en de kop gaat terug in het zand.
- ‘Het werkt alleen op deze manier’
Veel bedrijfsprocessen zijn ooit klein begonnen en met de groei van het bedrijf verder doorontwikkeld, tot het huidige punt, waarop wordt gedacht dat het niet anders meer kan. Ze zijn inmiddels zodanig op maat gemaakt, dat ze onmisbaar zijn geworden voor de bedrijfsprestaties. De veronderstelling is dat de software belangrijke gegevens bevat die in geen enkel ander document worden vermeld.
- ‘Het heeft veel geld gekost’
Je hebt ooit een groot en duur systeempakket aangeschaft, waarvan de kosten zo hoog waren dat je destijds hebt berekend dat je er minstens een X aantal jaar mee moest doen om het terug te verdienen. Die jaren zijn nog niet voorbij, dus ondanks dat je weet dat het eigenlijk niet meer voldoet, blijf je er toch mee werken. Alleen zo haal je eruit wat erin is geïnvesteerd. Toch?
Van legacy naar herinnering
Omdat deze argumenten vaak worden aangedragen, zijn legacysystemen overal te vinden: bij nutsbedrijven, in productie, transport en het verzekeringswezen, zelfs in ziekenhuizen en banken.
De genoemde argumenten bevatten een paar denkfouten. De huidige generatie EIM-oplossingen zijn zo ontwikkeld dat je bij een migratie geen informatie kwijtraakt. Overstappen lijkt misschien spannend, maar in de praktijk blijkt dat organisaties al gauw beter kunnen werken met de nieuwe systemen en dat ze zichzelf al vrij snel terug verdienen. Ga maar na: omdat de systemen vaak moeilijk te onderhouden zijn, leiden ze senior it’ers af van het strategische werk dat ze zouden kúnnen doen. Dit neemt een flinke hap uit het it-budget, en remt daarbij de geplande groei en innnovaties. Niet alleen de personeel- en onderhoudskosten, maar ook de hosting kan in de papieren lopen. Dan hebben we het nog niet eens over de boetes als gevolg van de gebrekkige mogelijkheden om in te spelen op veranderende wet- en regelgeving.
Over personeel gesproken, elke keer dat de zeldzame medewerker die kennis heeft van een dergelijk gedateerd en aangepast systeem, dit overdraagt naar een vervanger, gaat er niet alleen veel tijd in zitten maar ook kennis verloren. Bovendien wordt een dergelijk systeem elk jaar trager en neemt daarmee de frustratie en improductiviteit van je medewerkers toe. Gezien de veroudering van de systemen, worden ze steeds moeilijker compatibel met nieuwe systemen en updates. Met houtje-touwtje-oplossingen worden ze opgelapt en bijgewerkt, maar door het gebrek aan support en onderhoud vanuit de oorspronkelijke aanbieder, komen hackers makkelijker binnen en kan de schade nog veel groter zijn dan wat alleen veroudering teweeg kan brengen.
Dus: zet eens op een rijtje hoeveel uren je kwijt bent aan onderhoud, wie de juiste kennis heeft en hoelang de systemen nog mee kunnen. Maar ook of de vervangende software wel alle mogelijkheden mee over neemt. Mogelijk is het al snel rendabeler dan je denkt; er zijn immers alternatieven genoeg.
Auteur Robert Hoeksema is director Benelux bij OpenText.
