Agfa-Gevaert heeft Comarch ingeschakeld als partner voor het verzenden en archiveren van elektronische facturen. De grote uitdaging lag in de diversiteit aan politieke systemen, economisch beleidsvormen en wettelijke eisen waaraan Comarch moest voldoen, met name op het gebied van de regelgeving voor e-facturatie voor zakelijke klanten en overheden.
Agfa-Gevaert besloot op zoek te gaan naar potentiële leveranciers van elektronische facturatie om te helpen met dit complexe kader. Daarvoor werd een proof-of-concept opgezet in Italië en Portugal, twee landen die al een bestaande regelgeving voor e-facturatie voor B2B en B2G (Business to Government) hebben en waar de overheid de overgang naar elektronische facturatie stimuleert.
Niet alleen de diverse wetten en regels waren echter een uitdaging. Ook de interne structuur van Agfa-Gevaert zelf was dat. Doordat in verschillende divisies verschillende erp-systemen worden gebruikt, was er een intensieve opvolging nodig door het Agfa-team, dat zijn interne facturatiesystemen hieraan probeerde aan te passen. Er moesten dus manieren gevonden worden om werklast van het team te verminderen, de processen te optimaliseren, een betere klantenservice te bieden en de kosten te verlagen. Er moest ook een intuïtief klantenportaal komen voor het verzenden van facturen. Uiteindelijk koos Agfa-Gevaert voor Comarch e-Invoicing. Het bedrijf wou immers niet meer met verschillende lokale partners per land werken, maar wilde overstappen naar één partner die het project zowel technisch als juridisch kon waarmaken.
‘De complexiteit van dit project ligt in het grote aantal betrokken landen (44 in totaal), waarvan sommige met een zeer specifiek juridisch kader’, zegt Niels De Smet, business development manager voor Comarch Services Sector Benelux. ‘Bovendien gebruikt elke business unit van Agfa-Gevaert verschillende factuurformaten. Daarom was doorgedreven advies over het juridische kader en gedetailleerde mapping noodzakelijk om de factuurformaten en -velden van de verschillende divisies op elkaar af te stemmen. En dat is net de toegevoegde waarde van de diensten die ons team kan aanbieden, bovenop onze e-facturatiemotor en het klantenportaal.’
