Van Marcke, een distributeur van sanitair en verwarming, automatiseert zijn orderverwerking met behulp van procesautomatiseerder RoboRana en ai-specialist Brainjar. De partijen combineren hiervoor hun oplossingen op het gebied van rpa (robotic process automation) en ai. De oplossing levert de distributeur tijdswinst op, laat de foutenmarge dalen en verbetert de klantenervaring.
Van Marcke ontvangt dagelijks honderden orderbevestigingen per mail van leveranciers. Die informatie, in de vorm van een pdf, wordt overgenomen in het mainframe van de distributeur. Die orderverwerking gebeurde tot voor kort volledig manueel. Door de toenemende achterstand, zocht Van Marcke een oplossing om dit proces te automatiseren. De keuze viel op RoboRana in combinatie met Brainjar.
De it-leveranciers combineren hun producten tot één oplossing. De ai-tool van Brainjar haalt de tekst rechtstreeks uit de tekstlaag van de pdf. Het scant de documenten met behulp van ocr-technologie (optical character recognition). Vervolgens herkent het ai-model, getraind met natural language processing (nlp), de benodigde entiteiten zoals productnamen, aantallen en bedragen. Deze ongestructureerde gegevens worden dan omgezet in gestructureerde data, die een rpa-robot vervolgens ingeeft in het mainframe. Dit alles gebeurt volautomatisch.
De oplossing biedt Van Marcke naar eigen zeggen zowel tijds- als efficiëntiewinst en laat de foutenmarge dalen. Dit levert het personeel meer rust. Tot slot krijgt de distributeur sneller zicht op de levertermijnen van de leveranciers, waardoor dit beter is te delen met de eindklant.
