Als zakelijk dienstverlener bent u hier vast en zeker mee bekend: de meeste omzet haalt u uit projecten. Strategisch en strak projectmanagement is hierbij dan ook onmisbaar. Toch valt hier nog veel winst te behalen. Uit de KMO Barometer 2021 blijkt twee derde van de zakelijke dienstverleners nog diverse programma’s gebruikt voor projectadministratie, waaronder Excel. Maar een strakke projectplanning betekent ook meer factureerbare uren. Ruil uw spreadsheets dus snel in voor een effectieve oplossing.
Bespaar tijd en geld én wees productiever
De resultaten uit de KMO Barometer 2021 zijn duidelijk: 44% van de zakelijke dienstverleners maakt gebruik van Excel of een ander spreadsheetprogramma voor projectmanagement. Bijna een vierde van de bevraagde mensen gebruikt meerdere softwareprogramma’s. 21% maakt al wel gebruik van één complete oplossing voor het hele proces. En niet voor niets: zij geven aan dat 77% van de projecten binnen budget, op tijd en met de gewenste kwaliteit wordt opgeleverd. Dit ligt 19% hoger dan het gemiddelde antwoord van alle dienstverleners, namelijk 58%. Ook bij niet-factureerbare uren is dit te merken. Waar dit gemiddeld 20% bedraagt onder de zakelijke dienstverleners, bedraagt dit bij de dienstverleners met één complete oplossing slechts 8%. Werken met een tool bespaart dus niet alleen tijd en geld, maar u bent ook nog eens productiever met gemiddeld meer factureerbare uren.
Excel is zeer foutgevoelig
Naast dat het gebruik van Excel tijd kost, is het ook nog eens foutgevoelig. Een gedetailleerde spreadsheet compleet met verwijzingen, formules en totalen is voor de maker overzichtelijk. Maar voor de persoon die er mee moet werken is het ontcijferen van zo’n spreadsheet soms abracadabra. Probeer maar eens te achterhalen welke calculaties er zijn gebruikt. Voor u het weet worden er fouten gemaakt en zijn deze niet te herleiden aan de ingevoerde gegevens. Daarbij bestaat ook het gevaar dat er gewerkt wordt met meerdere versies welke vaak via e-mail worden gedeeld. Hoe weet u nu zeker dat u de laatste versie heeft?
Hoe houd je belangrijke zaken in de gaten?
Naast de praktische zaken zijn er ook inhoudelijke bezwaren van werken met Excel voor uw projectadministratie. Excel stelt u nog net in staat om uren en deadlines bij te houden, maar hoe haalt u belangrijke informatie uit uw spreadsheets over bijvoorbeeld de uren in verhouding tot de planning? Hoe regelt u de facturering? Hoe bewaakt u de voortgang van een project? Hoe staat het met de communicatie met de klant? En misschien nog wel het allerbelangrijkste: hoe zorgt u ervoor dat een project niet enorm uit de hand loopt qua kosten?
Ga slim aan de slag met software voor projectmanagement
Door te werken met één oplossing voor projectmanagement lost u niet alleen de hierboven genoemde problemen op, het biedt zelfs nog meer. Zo is het mogelijk om de software met meerdere oplossingen aan elkaar te koppelen zoals uw boekhouding, tijdregistratie, CRM en facturatie. Hierdoor krijgt u direct meer inzicht in uw actuele cijfers, werken uw medewerkers efficiënt samen en verhoogt u het aantal factureerbare uren zonder te moeten uitbreiden.
