Wat is dat eigenlijk, een it-project?

Stel deze vraag aan je collega’s en je krijgt naast meewarige blikken ook verrassend verschillende antwoorden. Dat maakt het lastig om er met elkaar over van gedachte te wisselen. Want wat de een onder een it-project verstaat, kan sterk afwijken van de ideeën van een ander. Die verwarring heeft zonder twijfel een negatief effect op de beheersbaarheid van it-projecten.

Want hoe moet je met elkaar van gedachte wisselen over bijvoorbeeld de besturing of de risico’s van een it-project als de inhoud van het object op zichzelf al niet helder is? In deze artikel probeer ik aan dit communicatieprobleem een nuttige bijdrage te leveren door voor te stellen om slechts van een it-project te spreken als er volgens een formele projectmanagementmethode (welke is mij om het even) aan informatietechnologie en dús in meer of mindere mate aan vier thema’s gewerkt wordt.

Flauw maar waar

Een beetje flauw maar waar: een project is pas een project als het ook echt als een project georganiseerd wordt. Projectmatig werken is een specifieke werkvorm die afhankelijk van de projectmanagementmethode inhoud krijgt. Wat hierbij niet helpt, is dat we er in Nederland al vijf verschillende projectmanagementmethoden op na houden: PMI (PMBOK), IPMA, Project Matig Werken, Prince2 en natuurlijk ook ISO-21500. Tel daar alle (agile) methoden bij op die de bekende it-dienstverleners en grote organisaties zelf onderhouden en je komt met gemak tot tientallen (soms zeer) verschillende projectmanagementmethoden.

Prince2 hanteert een nogal strenge projectdefinitie: ‘Een project is een tijdelijke managementomgeving, die wordt gevormd met als doel om één of meer businessproducten voor een specifieke business case te leveren.’ Veel mensen zegt zo’n formele definitie niet zoveel. Maar met tijdelijke managementomgeving wordt bedoeld dat het een tijdelijke samenwerkingsvorm is, met tijdelijke taken en rollen van mensen, die naast de gewone dagelijkse organisatiestructuren in het leven wordt geroepen. Projecten hebben een specifiek doel: het maken van één of meer businessproducten. Zo’n businessproduct kan van alles zijn: een nieuwe manier van samenwerken of belonen, het maken van een it-systeem of een website, de aankoop van een speciale machine of een speciale vrachtauto, etc. Een project heeft zodoende te maken met stakeholders. Dat zijn zij die op de een of andere manier betrokken zijn en een zeker belang hebben bij de verandering die het project behelst.

Vier thema’s definiëren een it-project

Ik stel voor om tot een it-project alle projectwerkzaamheden te rekenen die leiden tot alle voor it benodigde businessproducten voor een specifieke business case. Onder deze definitie vallen dus ook niet-it-werkzaamheden, zoals het aanpassen van interne afspraken en samenwerkingsregels, het doorvoeren van wijzigingen in het werkproces, het trainen van medewerkers en ook eventuele organisatie-veranderkundige interventies. Dit betekent dat er vier verschillende thema’s in een it-project bij elkaar komen. Aan elk thema zijn specifieke projectwerkzaamheden te verbinden die in een it-project altijd, zij het in verschillende mate, aan de orde zijn. Een korte opsomming:

• O-thema: organisatiestrategie en bedrijfsprocessen

De voornaamste werkzaamheden zijn het afstemmen van de bedrijfsprocessen op de strategie van de organisatie en het inregelen ervan (het bekendmaken, trainen, uitleggen, meten, corrigeren, lean maken, et cetera).

• B-thema: business/it-architectuur

Tot het B-thema behoren de werkzaamheden aan de vier typen architectuur die gangbaar zijn in de it. Dit zijn de businessarchitectuur, de data-architectuur, de applicatie-architectuur en de technologie-architectuur. De werkzaamheden voor de businessarchitectuur zijn onder andere het afstemmen van de bedrijfsbesturing op de mogelijkheden van de software. En omgekeerd het afstemmen van de software op de gewenste bedrijfsbesturing. Ook de eventuele herinrichting van de bedrijfsbesturing en de bedrijfsregels behoort hiertoe. De voornaamste it-architectuurwerkzaamheden zijn: het auditen van de geschiktheid van de software en het aangeven van richtlijnen voor de integratie van de software, evenals de controle daarop.

• S-thema: systeemontwikkeling

De voornaamste werkzaamheden binnen de systeemontwikkeling zijn: prioriteiten stellen aan de werkproducten, de specificatie-analyse, het ontwerp van het systeem, de bouw van het systeem, en het testen ervan.

• P-thema: project- en organisatie-verandermanagement

Tot de voornaamste projectmanagementwerkzaamheden rekenen we plannen, faseren, beheersen en monitoren (zoals risicomanagement) en beslissen. Bij organisatie-verandermanagement gaat het om werkzaamheden die tot doel hebben, problemen in de relatie tussen mens en machine op te sporen. Praktisch betekent dit het vinden van de balans tussen ‘automatiseren’ en ‘het aan mensen overlaten’. Maar ook het opsporen van blokkades in de interactie van het project en de organisatie is een aangelegenheid voor het verandermanagement. Het bewustzijn dat organisaties zowel sociale als economische systemen zijn, is daarbij cruciaal. Voor al deze onderwerpen bedenkt het projectteam interventies en voert ze uit.

Waarom is de definitie van een it-project belangrijk? Omdat alle projectwerkzaamheden aan de OBSP-thema’s doorlopend op elkaar moeten zijn afgestemd. De verschillende businessproducten van het project moeten samen één geheel worden. Met een bruikbaar resultaat voor de organisatie en haar stakeholders als uitkomst, daarom is het nuttig om it-projecten langs deze thema’s te definiëren. Want er valt zo niks buiten boord.