Met 4.000 werkplekken op 175 locaties heeft afvaldienstverlener Renewi een uitgebreid en complex IT-landschap. Om dat goed te beheren en managen hanteert het bedrijf een strategie van outsourcen aan de juiste specialistische partners en zorgvuldig monitoren van prestaties en softwaregebruik. ITAM solutions beheert de Software Asset Management (SAM) tool voor Renewi en maakt jaarlijks Verified License Position (VLP) rapportages om gericht te sturen op het beheersen van risico’s en het realiseren van besparingen.
Louis van Boven, Vendor & IT Performance Management manager bij Renewi: “ITAM solutions voert jaarlijks twee VLPs voor ons uit. Op een softwareproduct of -leverancier die we in overleg kiezen. Een VLP kun je zien als een vergelijkbare controle die een softwareleverancier zelf zou uitvoeren. Dus op deze manier doen we preventief audits om risico’s te voorkomen. Iedere VLP heeft tot nu toe punten opgeleverd waarop we actie konden nemen. Vaak zijn dat directe besparingen op software die niet wordt gebruikt.”
Behoefte aan monitoring
De samenwerking tussen ITAM solutions en Renewi bestaat al sinds 2014. Destijds ging Renewi over van een compleet extern beheerde omgeving waarin alles was afgegrendeld, naar een meer open systeem. Louis: “We gingen over op Office 365 en een open werkplek waarin voor gebruikers ineens veel meer mogelijk was. Dat wilden we goed managen. We hebben toen een Proof of Concept gedaan met een aantal leveranciers voor het Software Asset Management. ITAM solutions kwam als beste uit de bus vanwege de aanwezige kennis en het feit dat ze onafhankelijk zijn van softwareleveranciers. ITAM verkoopt geen licenties, wat de adviezen zuiver maakt. Sindsdien beheert ITAM solutions onze Snow-tool waarmee we het landschap voortdurend monitoren.”
Kritisch kijken
Louis: “Als groot bedrijf ben je regelmatig aan de beurt voor audits van de grote software vendoren zoals MS en Oracle. We zetten Snow vooral in om te monitoren wat daadwerkelijk geïnstalleerd is ten opzichte van wat we daadwerkelijk aan licenties hebben gekocht. Software die we nodig hebben en gebruiken, proberen we zo correct mogelijk te licenseren. Daarentegen willen we niet betalen voor software die we niet gebruiken, daarom is Snow een bron van informatie voor onderhandeling. Zo onderhandelen we eens in de 3 jaar bijvoorbeeld met Microsoft op basis van data over het daadwerkelijk gebruik. Wij geven op jaarbasis 8 miljoen Euro aan software uit dus het loont om daar kritisch naar te kijken.”
Complex
Louis: “Licentiebeheer klinkt simpeler dan het is. Zo werken we met diverse externe partijen en door de complexiteit kunnen er gemakkelijk dingen misgaan. Als een medewerker een keer wat verkeerds installeert – mogelijk onbewust – dan kun je enorme financiële risico’s lopen. Upgrades zijn een moment om heel kritisch naar te kijken. We hebben weleens meegemaakt dat in een upgrade allerlei onnodige en ongevraagde extra’s zijn meegenomen. De software engineer heeft toen bij de setup per ongeluk overal op ‘ja’ geklikt. Daar stond een bedrag van 3 miljoen Euro extra benodigde licenties tegenover!”
Toekomst
Louis: “De wereld van IT contracten is complex en verandert voortdurend. Tegelijkertijd neemt het aandeel en belang van IT alleen maar toe. Zo zijn wij bezig met ontwikkelingen zoals communicerende afvalcontainers. Deze bevatten sensoren die meten of ze vol raken. De (bijna) volle container geeft vervolgens een seintje, waardoor het automatisch wordt opgenomen in de inzamelronde. Een andere ontwikkeling is gezamenlijk rijden met concullega’s. Dus niet iedere afvalinzamelaar apart dezelfde straat door, maar voor elkaar inzamelen. Dat heeft een gunstige invloed op de kosten, het milieu en overlast voor de bewoners. Voor al deze processen zijn goede IT voorzieningen nodig. En die wil je effectief beheren en efficiënt gebruiken. Met ITAM solutions hebben we een hele prettige samenwerking gericht op de lange termijn. We denken met elkaar mee en hebben begrip voor elkaars belangen. Wij gaan voorlopig lekker door met elkaar!”
Over ITAM solutions
ITAM solutions is een databedrijf dat haar klanten wil laten groeien op het gebied van IT & Software Asset Management (ITAM) en dat proactief advies uitbrengt aan verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Denk hierbij aan ICT, finance, inkoop, security, HR en legal. Op deze manier brengt ITAM solutions mensen, processen en technologie samen. ITAM solutions is onafhankelijk van softwareaanbieders, waardoor het bedrijf in staat is om haar klanten van volledig objectief en eerlijk advies te voorzien. Specialisten van ITAM solutions werken met passie voor het ITAM-vak en hebben jarenlang geïnvesteerd in kennis en expertise op het gebied van ITAM. Hun onafhankelijkheid, gecombineerd met kennis van de verschillende kerncompetentiegebieden van ITAM, zorgt ervoor dat zij concrete successen kunnen boeken voor hun klanten en partners. Zij zetten klanten in de ‘drivers seat’ van hun IT systemen, softwarelandschap en IT-budgetten. ITAM solutions heeft vestigingen in Eindhoven en Hoofddorp, is een gecertificeerd ‘Great Place to Work’ en vijfvoudig winnaar van de FD Gazelle Award.
