Om de aankoopprocedures efficiënter te laten verlopen, doet de Vlaamse overheid een beroep op de Mechelse startup Yucopia. Binnenkort kunnen 19.000 Vlaamse ambtenaren hun robot inschakelen voor de bedrijfsaankopen. Het is een voorbeeld van procutech, een opkomend domein in navolging van fintech en edutech.
Veel bedrijven en overheden worstelen met de administratieve procedures rond bedrijfsaankopen. Door het aankoopproces te automatiseren en een beter overzicht te krijgen van hun bestellingen, wil de Vlaamse overheid tijd en kosten besparen.
‘Binnen de verschillende instellingen van de Vlaamse overheid werken we met zo’n tienduizend leveranciers. Tegelijk zijn er 19.000 ambtenaren die constant aankopen moeten regelen via die leveranciers’, stelt Carl Vranken, afdelingshoofd bij Het Facilitair Bedrijf. ‘Er kruipt dus wel wat tijd en werk in om al die aankopen gecoördineerd te laten verlopen en de bijbehorende vragen van medewerkers op te vangen.’
Bedrijfsaankopen zijn al snel een dure bedoening. ‘Die aankoop van een webcam van dertig euro kan daardoor in feite honderd euro kosten als gevolg van de administratieve tijd die we erin steken’, rekent Vranken uit. De ai-oplossing van Yucopia moet soelaas. ‘We verwachten dat dit systeem ons tijd en geld zal besparen én ook de interactie met onze leveranciers zal verbeteren.’
Ai-bot
Naast de specifieke aankoopsoftware ontwikkelde Yucopia de ai-bot Koopr. Deze toepassing begeleidt en registreert alle online-aankopen van medewerkers, koppelt deze aan de juiste leverancier en synchroniseert ze naar een centraal boekhoudsysteem. Het moet daardoor in één oogopslag duidelijk zijn wie wat, waar en wanneer heeft gekocht, waar het product zich bevindt en wat de status van de factuur is. Olivier Glorieux, ceo van Yucopia, omschrijft zijn bedrijf als een kruisbestuiving tussen Google, Bol.com en ChatGPT, maar dan voor bedrijfsaankopen en op maat van een bedrijf. ‘We staan met deze technologie aan de wieg van procutech en de volledige automatisering van aankoopprocessen in het bedrijfsleven’, stelt hij. ‘Na fin-, hr-, edu- en legaltech is dat het volgende bedrijfsonderdeel dat onder invloed van generatieve ai een revolutie zal doormaken.’
