BLOG – Je huis onder handen nemen is gebruikelijk, maar hoe zit dat digitaal? We zijn het gewend dat we altijd en overal online bij kunnen en bewaren dan ook gemakkelijk van alles in de cloud. Zowel bedrijven als consumenten vertrouwen op de constante beschikbaarheid van hun data en genereren enorme hoeveelheden (extra) data. Wat zijn de gevolgen en wat kunnen we eraan doen?
Het creëren van data is nog nooit zo gemakkelijk en snel geweest. Ongemerkt bewaren we meer bestanden in de cloud dan we in de gaten hebben en genereren we meer data die ook bewaard moeten worden in de cloud. Wist je dat de uitstoot van computers groter is dan die van de luchtvaartindustrie? Naar schatting zullen datacenters in 2030 verantwoordelijk zijn voor 3,2 procent van de totale energievraag in de Europese Unie.
Een goed voorbeeld van dataopslagplaatsen zijn inboxen. E-mails zijn zo verstuurd en ontvangen, maar het versturen van een op tekst gebaseerde e-mail stoot ongeveer vier gram CO2 uit. Doe daar een bijlage bij en je zit op vijftig gram. Als je op een gemiddelde werkdag veertig e-mails per dag ontvangt, komt dat neer op tienduizend e-mails per jaar en dat staat gelijk aan 49 kg CO2-uitstoot. Dat zijn grofweg twee retourtjes Den Haag – Rotterdam.
Dark data
Bij bedrijven is gemiddeld 52 procent van de data ‘dark data’. Dat betekent dat het wordt gegenereerd door computernetwerkactiviteiten, maar niet wordt gebruikt door het bedrijf. Bij IG&H namen we de proef op de som en ruimden we onze eigen dark data op. De grootste boosdoener bleek de opslag op Sharepoint, op de voet gevolgd door inboxen. In een paar dagen tijd lukte het om dit terug te brengen met 119 GB, wat ongeveer gelijk staat aan een besparing van 0,2 ton CO2 als het een jaar lang in de cloud wordt opgeslagen. En hoewel dit een stap in de goede richting is, had het waarschijnlijk nog beter gekund. Reden om door te gaan met een tweede opschoningsronde.
De wetgeving die vanaf 1 juli ingaat, betreft het rapporteren van de uitstoot van woon-werkverkeer
Buiten het opruimen van data was er nog een belangrijke les te trekken: het digitaal opschonen van bedrijven is niet zo eenvoudig als het klinkt. Denk aan hindernissen als security of wetgeving, waarbij rekening gehouden moet worden met verplichte archiveringstermijnen. Toch is het de moeite waard om regelmatig een digitale opschoning te organiseren.
Verbonden
Waarom is dit zo belangrijk? Data, cloudopslag en duurzaamheid zijn nauw met elkaar verbonden en het belang daarvan neemt alleen maar toe. De eerstvolgende wetgeving die vanaf 1 juli ingaat, betreft het rapporteren van de uitstoot van woon-werkverkeer en zakelijke reizen van werknemers. In de toekomst zal meer soortgelijke wetgeving worden ingevoerd om de milieueffecten te meten en te verminderen, zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD).
EU-landen hebben zich ertoe verbonden om uiterlijk in 2050 klimaatneutraal te zijn. De Green Deal is de strategie waarmee de EU dat doel voor 2050 wil bereiken. Onderdeel van de Green Deal is de CSRD, waarin staat dat vanaf 2024 een toenemend aantal bedrijven verplicht wordt te rapporteren over de impact van hun activiteiten op mens en milieu.
In de CSRD komen drie thema’s aan bod: environment (milieu), social (sociaal), en governance (bestuur), ook wel ESG genoemd. De milieu-standaarden gaan over de CO2-uitstoot en waterverbruik. Bedrijven met meer dan vijfhonderd werknemers moeten rapporteren over hun CO2-uitstoot. Hieronder valt ook de CO2-uitstoot van de cloud.
Het opruimen van de cloud, thuis of op kantoor helpt dus bij het verminderen van CO2-uitstoot. Dit is niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor het bedrijf. Denk aan het verlagen van kosten. Door digitaal op te ruimen en weg te gooien wat je niet nodig hebt, heb je minder opslagruimte in de cloud nodig en bespaar je dus op cloudkosten. Daarnaast is een goed onderhouden datasysteem minder kwetsbaar voor cybercriminaliteit én kun je efficiënter werken, omdat de data die je hebt up-to-date is.
Dubbele data
De eenvoudigste aanpak voor een schone cloud is het verwijderen van onnodige bestanden en het maken van een duidelijk overzicht. Schakel bijvoorbeeld een tool in die dubbele data kan ontdekken of houd regelmatig een digitale poetsdag waarbij werknemers hun eigen bestanden nagaan om te kijken of ze die kunnen verwijderen. Ook helpt het om gedeelde bestanden te verlaten wanneer je hier geen toegang meer tot nodig hebt.
Een andere snelle oplossing is om bestanden te verkleinen. Overweeg cloudmonitoringtools die prestaties, kosten en security in de gaten houden. Deze tools kunnen helpen bij het naleven van compliance-standaarden, het opsporen van fouten in applicaties en vergeten bestanden onder de aandacht brengen.
Kristel Lanjouw is head of data & analytics bij IG&H
