Met het it-project rond het Verenigingsloket wil de Vlaamse Overheid het leven van verenigingen vereenvoudigen. Het systeem richt zich op herbruikbare bouwstenen die al eerder door Vlaamse (lokale) besturen werden geïmplementeerd. Het project kreeg een pre-nominatie voor de Computable Awards.
Vlaanderen telt meer dan 74.000 vzw’s en een onbekend veelvoud aan feitelijke verenigingen. Het Verenigingsloket is een digitaal portaal dat informatie en dienstverlening aan die verenigingen toegankelijker en eenvoudiger moet maken. Verenigingen kunnen er hun eigen gegevens registreren, raadplegen en beheren om vervolgens gebruik te maken van het dienstverleningsaanbod.
Inzake it is het Verenigingsloket een interessant gegeven. Aansluiten op het Verenigingsloket is namelijk aansluiten op de Vlaamse herbruikbare softwarecomponenten of ‘bouwstenen’ die al eerder door vele Vlaamse (lokale) besturen werden geïmplementeerd. Denk aan global header, toegangs- en rollenbeheer (ACM/IDM), dienstencatalogus IPDC/LPDC en MAGDA. Daarnaast moet het project de zogenaamde digitale ketting optimaliseren, dus geen geloop, gebel of ge-mail meer voor bijvoorbeeld een subsidieaanvraag.
Er liepen gelijktijdig veel complexe deelprojecten, legt Nele Haegemans, programmamanager Verenigingsloket uit. Naast gegronde gebruikersanalyses werden de Vlaamse bouwstenen aangepast voor de doelgroep ‘verenigingen’. ‘Voorts werd een nieuwe centrale databron opgericht, het Verenigingsregister, waarin de data van verenigingen worden opgeslagen via decentraal beheer door alle Vlaamse besturen, maar ook door de verenigingen zelf’, stelt ze. Naast de juiste rechtsgrond (om bijvoorbeeld GDPR-proof data te verwerken) realiseerden de overheidsapplicaties van de eerste pilootbesturen hun aansluitingen, wat ook grote aanpassingen aan hun software impliceerde.
Tijdsdruk
Dit alles gebeurde onder grote tijdsdruk omdat de voogdijminister het project nog deze legislatuur wilde voorstellen. ‘Ruwweg twintig à 25 teams voerden parallel wijzigingen door om het Verenigingsloket te doen werken én te vullen met eerste informatie, diensten én verenigingsgegevens tegen de lancering op 30 januari 2024.’
Het Verenigingsloket is gerealiseerd met relancemiddelen van de Vlaamse overheid. Na de coronacrisis werd in projecten met maatschappelijke meerwaarde extra geïnvesteerd om te samenleving er terug bovenop te krijgen. ‘Dit ging over een bedrag van 2,85 miljoen euro voor 2 jaar. Sinds 2023 gaan we ook meer in een run-modus en zullen we jaarlijks 1,35 miljoen euro ter beschikking hebben.’
Waarom deze pre-nominatie?
Om de achterliggende it-aanpak en filosofie. Maar ook voor het concrete nut ervan. Iedereen kan verenigingen opzoeken. En de vereniging zelf krijgt voor het eerst het beheer van haar gegevens zelf in handen. Haar vertegenwoordigers kunnen de vereniging zelf registreren, haar data raadplegen/aanpassen en zelf beslissen of ze die publiek maakt of niet.
De vereniging krijgt ook een totaaloverzicht van relevante dienstverlening. ‘En moet niet naar de bomen in het bos zoeken op honderden verschillende websites’, klinkt het. Daarnaast kunnen verenigingen de aanvraag van bijvoorbeeld subsidie of toelating voor een evenement er opstarten.
De komende periode zal in het teken staan van doorontwikkeling en uitrol over heel Vlaanderen. ‘Dit door het aangaan van samenwerkingen met andere overheden en integraties met de generieke bouwstenen zodat we het hergebruik van de data kunnen realiseren.’
Computable Awards 2024
Dit it-project is aangemeld voor een Computable Award. Informatie over de nominaties en het stemproces vindt u hier. De komende weken lichten we op regelmatige basis de pre-nominaties in onder meer de categorieën IT Project of the Year toe. De winnaar komen we te weten tijdens vakbeurs Cybersec Europe op 29 en 30 mei. Op 30 mei reiken we er de prijzen uit op de Heroes Stage van Cybersec Europe 2024.
