Voor organisaties met meerdere (internationale) vestigingen is het vinden van balans tussen een koers varen en dochterondernemingen lokale autonomie geven, een continue uitdaging. Want om toekomstbestendig te zijn, wil je dicht bij de klant staan, overal. Erp speelt hier een belangrijke rol in. De gegevens hierin stellen je in staat om overzicht te houden op je klantenbestand en op interne processen om klanten optimaal te bedienen.
Maar daar waar in de ene vestiging proces A belangrijk is om aan klantbehoeften te voldoen, kan dat in de andere vestiging om proces B gaan. Juist die verschillen wil je met je erp-systeem honoreren om de afstand tot de klant zo klein mogelijk te houden. Hoe je dat doet? Met een two-tier-erp-systeem.
Monolithisch versus two-tier
In de markt zag je tot dusver de neiging van organisaties om alle end-to-end-bedrijfsprocessen te vatten in één erp-pakket. Niet onlogisch: je behoudt hiermee uniformiteit en overzicht. Zie het als de woonwijk met enkel flatgebouwen. Lekker overzichtelijk, relatief makkelijk te bouwen en te onderhouden. Maar dit betekent ook dat je jouw organisatie in al haar onderdelen moet kennen om voor de hele organisatie het meest geschikte erp-pakket te kiezen. Elke bedrijfslocatie waar dan ook gevestigd moet er immers mee werken.
Het is dan ook niet gek dat steeds meer bedrijven een two-tier-erp-benadering hanteren. Oftewel, op twee lagen schakelen. Het hoofdkantoor werkt met de enterpriselaag of -versie van SAP of Dynamics, terwijl de operationele dochterondernemingen met een andere versie/module, inrichting of compleet ander erp-pakket werken. Bij two-tier-erp kijk je naar de verschillende lagen in de organisatie en sta je toe dat dochterondernemingen werken met een erp-systeem dat past bij hun behoeften. Net als een woonwijk waarin de uniforme flatgebouwen plaatsmaken voor verschillende typen woningen.
Overkoepelend inzicht
Two-tier-erp heeft flexibiliteit als voordeel. Elke dochteronderneming kan haar erp-pakket specifiek uitkiezen, inrichten en toepassen op datgene wat ze lokaal nodig hebben om dicht bij de klant te staan. Oftewel, lokalisering op maat. Dit maakt het ook kostenefficiënt: je tuigt geen programma op voor de gehele enterprise, maar voor een klein onderdeel.
Verandert de markt en zijn andere processen nodig? Dan breng je makkelijker én sneller wijzigingen aan of doe je op lokale schaal een herimplementatie. Dat beperkt ook het risico op mislukkingen; veranderingen in het erp-systeem raken immers niet de hele organisatie.
Helemaal zonder beperkingen is two-tier-erp niet. Je introduceert hiermee meer complexiteit in de organisatie. Er kan immers een it-landschap ontstaan met meerdere erp-systemen. Hoe zorg je ervoor dat ze alsnog geïntegreerd zijn en op een gestandaardiseerde manier met elkaar communiceren? Het blijft natuurlijk noodzakelijk om als organisatie één koers te varen. Met andere woorden, je krijgt te maken met een informatie- en ontwerpvraagstuk.
Eigen koers in afgebakend gebied
Daarom valt en staat two-tier-erp met goede datadefinities en -consistentie. Om overzicht te houden, moet data zoals prijsstructuren, openstaande kosten en marges op elkaar afgestemd zijn, ongeacht uit welk erp-pakket het precies komt. Wat hierbij helpt, is een uniforme standaard voor gegevensuitwisseling in combinatie met technologie zoals een enterprise service bus die deze uitwisseling coördineert.
Daarnaast is het opstellen van strategische kaders cruciaal. Om te voorkomen dat iedere dochtonderneming zelf het wiel gaat uitvinden, de kosten oplopen en je te maken krijgt met een onoverzichtelijk it-landschap, kun je richtlijnen opstellen voor het lokale management over wanneer welk erp-systeem het meest geschikt is. Denk weer even terug aan die woonwijk. Klein gezin? Dan pas je bij het rijtjeshuis. Groter gezin? Dan is de twee-onder-een-kap geschikt. Je wilt mensen niet dwingen in een rijtjeshuis te wonen als dat niet past, net zoals je een kleine vestiging niet met SAP wilt laten draaien. Met strategische kaders houd je grip en controle.
Perfecte mix
De tijd dat er maar één manier is om naar erp te kijken, is voorbij. Dicht bij de klant zitten vereist een unieke benadering per bedrijfsonderdeel. Zéker als deze over de grens gevestigd zijn. Laat daarom het oude monolithische denken los en onderzoek eens of two-tier-erp bij je organisatie past. Want het gaat gepaard met enig controleverlies en dat moet aansluiten bij je bedrijfscultuur en de mate van autonomie hierbinnen.
Zet je de stap naar two-tier-erp? Denk dan na over de strategische kaders die je mee wilt geven. Dan ontstaat de perfecte mix: een corporate visie aanhouden maar tegelijkertijd autonomie geven aan lokale afdelingen. Oftewel; afscheid nemen van de flatgebouwen en ruimte creëren voor een woonwijk met huizen die precies passen bij haar bewoners.
