Voorheen werd de crediteurenadministratie als kostenpost gezien, als een backoffice-functie met als enige doel het zo snel en goedkoop mogelijk verwerken van facturen. Zoals alle backoffice-functies wordt ook de crediteurenadministratie vaak samengevoegd, uitbesteed of ge-offshored. Het is vergezocht om de openstaande rekeningen van een bedrijf strategisch te noemen, maar ze hebben wel degelijk de potentie om een grote rol te spelen in de bedrijfsvoering.
Bedrijven moeten de crediteurenafdeling dan ook zeker niet uit het oog verliezen. Dankzij nieuwe technologieën is het eindelijk mogelijk om de crediteurenadministratie te transformeren en hierdoor onmiddellijk impact te creëren op het werkkapitaal. Benut dus deze strategische kans.
Tegenwoordig is het niet investeren in de crediteurenadministratie een gemiste kans. Inmiddels is de technologie en data beschikbaar die deze investering en transformatie mogelijk maken. Dit leidt vervolgens tot geoptimaliseerde processen, efficiëntere en productievere bedrijfsvoering, meer overzicht en kostenbesparing op de lange termijn.
Geldbron
Openstaande rekeningen zijn vaak ondergewaardeerd en vervreemd van de rest van het bedrijf, zowel fysiek (in het geval van outsourcing of offshoring) als strategisch. Toch biedt dit essentiële bedrijfsonderdeel ook strategische mogelijkheden. Crediteuren worden beschouwd als een geldbron, wat betekent dat een bedrijf zijn cashflow en kasmiddelen kan vergroten, door gebruik te maken van crediteurenregelingen met leveranciers.
Vooral in onzekere tijden als deze, waarin liquiditeit en kasbehoud van groot belang zijn, doet u er verstandig aan om de crediteurenafdeling strategisch in te zetten. Zo hebben openstaande rekeningen niet alleen veel invloed op het werkkapitaal, maar ook op de operationele marges en de onderhandelingen met leveranciers – mits deze op een juiste manier worden ingezet. Afhankelijk van wat een bedrijf nodig heeft, kan je op elk moment een afweging maken tussen winstgevendheid (door kortingen in cash te incasseren) en liquiditeit (door langere termijnen). Als alles draait om snelheid en verwerkingskosten, blijft een bedrijf zitten met steeds lagere rendementen en loopt het kansen mis om bedrijfsdoelstellingen te behalen.
Goedkoopste arbeidskrachten
Snel, goedkoop en zonder al te veel omkijken – het zijn geen slechte kritieke prestatie-indicatoren (kpi’s) en ‘het is immers altijd zo gedaan’. Maar als je facturen zo snel mogelijk wil laten verwerken door de goedkoopste arbeidskrachten, dan is dat precies wat je krijgt. Dat kan beter. Door alleen te focussen op deze kpi’s vallen andere belangrijke maatstaven weg, wat indirect leidt tot dubbele betalingen, vroegtijdige betalingen en gemiste kortingen. Zo creëer je weer andere inefficiënties binnen een bedrijf.
Een organisatie moet je zien als een samenhangend ecosysteem, alle afdelingen hebben betrekking op elkaar. Om een afdeling met een beetje flexibiliteit te runnen, moet jede operationele realiteit van de crediteurenadministratie verbinden met de overkoepelende bedrijfsdoelstellingen.
En dit is waar data en technologie om de hoek komen kijken. Tot nu toe werd slechts in één dimensie gewerkt, omdat bedrijven alleen erp’s gebruikten. Maar voeg daar een intelligente laag aan toe die zaken combineert als analytics, bedrijfscontext, automatisering en een vleugje ai, dan krijg je al snel inzicht in meerdere dimensies van een organisatie. Met multidimensionale optimalisatie ben je niet alleen snel en slim, maar ook productief en strategisch.
Een multidimensionaal model stelt bedrijven in staat de werkwijze van de crediteurenafdeling aan te passen naar de behoeften van het bedrijf. Zo kan je betalen vóór de uiterste betaaldatum, waarmee je ‘liquiditeit opgeeft’ en winst boekt in de vorm van kortingen. Maar als een bedrijf in een crisis zit en meer liquiditeit nodig heeft, dan is de crediteurenafdeling zodanig te optimaliseren dat de betalingen juist precies op tijd plaatsvinden.
Metadata
Het klinkt logisch: wie zou de cashflows, of in dit geval de manier waarop rekeningen worden betaald, niet willen koppelen aan de behoeften en doelstellingen van een bedrijf? Het probleem lag bij het gebrek aan de technologie en metadata om deze twee aspecten te combineren – maar die technologie is nu wél beschikbaar. Het is dan ook tijd om de crediteurenadministratie weer meer op de voorgrond te laten treden.
Als je de crediteurenafdeling beschouwt als een functie die uitsluitend bedoeld is om snel en goedkoop te betalen, mis je de mogelijkheid om te optimaliseren voor de resultaten die er écht toe doen. Nu kunnen we eindelijk verder kijken dan slechts de optimalisatie van transactiekosten, zoals het automatisch opsporen van dubbele facturen, de beste betalingsvoorwaarden hanteren en waar nodig optimaliseren voor winstgevendheid en liquiditeit. Daar is ook geen ingewikkeld leveranciersportaal voor nodig. Met de komst van nieuwe technologieën is de transformatie van de crediteurenadministratie eindelijk mogelijk. Waarom zou je deze niet strategisch inzetten om onmiddellijk impact te creëren op het werkkapitaal, en zo de bedrijfsdoelstellingen te behalen?
(Auteur Carl Maas is regional vice president & country manager Benelux bij Celonis.)
