SAP wekt met de programmanaam Rise, als opmaat voor een effectieve migratie van on-premises erp-software naar de cloud, hoge verwachtingen. Namelijk van het bereiken van een hoger niveau van informatievoorziening. Dus voordeliger, slagvaardiger en beter schaalbaar. Op een recente Rise-promotiebijeenkomst in het Amsterdamse Eye filmmuseum passeerde een aantal voorbeelden uit de praktijk de revue: M&G Group, Postnl en Riho.
M&G Group uit Assen, fabrikant van rookgasafvoer- en ventilatiesystemen onderging in 2021 als een van de eerste Nederlandse bedrijven een migratie via Rise naar de SAP Cloud. ITvisors (nu Aiden) en Xperie hielpen de Drentenaren om van het on-premises ECC-6 naar SAP S/4Hana private cloud-editie over te stappen. Het concern opereert met zeshonderd werknemers in zeven landen, waaronder België, Frankrijk, Italië en Turkije. Men koos ervoor om het beheer van de it-omgeving in één hand te leggen. Een ’greenfield’ her-implementatie was ook een optie, maar de voordelen van lagere kosten en snellere executie deden de keuzebalans omslaan naar het Rise-programma, dat binnen zes maanden tijd zijn beslag kreeg.
Afvlakken van piekbelasting
PostNL startte 14 jaar geleden al met het verhuizen van de it-voorzieningen naar de cloud en het afscheid nemen van de eigen rekencentra. Willem-Jan van Tongeren, directeur centrale business en it-services, vertelt dat de organisatie inmiddels grote stappen heeft gezet met een gemend applicatielandschap met onder meer Salesforce en SAP. Gebruikers van de laatste vinden we terug op de financiële administratie, de personeelsafdeling en bij de analisten voor business intelligence. Via de ’ByDesign’ aanpak implementeerde het postbedrijf samen met SAP-specialisten een event gebaseerd factureringssysteem.
Tijdens de Covid-19-periode was er sprake van een piek in het aantal af te leveren pakketten. Jaarlijks is dat natuurlijk al veel langer het geval in de decembermaand. Gelijktijdig met het aantal pakjes nemen de events exponentieel toe en dus ook de belasting op de bestaande factureringssystemen. Van Tongeren verwacht dat deze onvoorspelbaarheid in de bedrijfsvoering nog wel even blijft. Een hoog-volumebedrijf met veel personeel in een uiterst competitieve markt heeft behoefte aan flexibele systemen. Met de overgang naar S/4Hana wil de voormalige post-tak van het staatsbedrijf PTT de pieken afvlakken, het beheer en onderhoud aan de applicaties versimpelen en sneller kunnen schakelen bij onvoorziene omstandigheden.
Vrijheid bieden
Met behulp van de praktijk gerelateerde richtlijnen (Best Practices) van Rise is het postbedrijf in staat om met de eigen expertise de technologische uitdagingen aan te gaan. Daar waar het concern zich kan onderscheiden, voorzien eigen ontwikkelaars het applicatielandschap van software, gemaakt met lowcode (Mendix) of in andere programmeertalen naar voorkeur. ‘Wil je profiteren van de creativiteit van softwarebouwers, dan moet je ze de vrijheid bieden in het kiezen van hun tools’, is de mening van de it-baas van PostNL.
Het maatwerk zit vooral in de logistieke bedrijfsprocessen. Bij de generieke applicaties waarmee niet direct een voordeel op de concurrentie is te behalen, volg PostNL de standaard van de private cloud-’instance’. En ook die staat volgens Van Tongeren wel variaties toe. De migratie verloopt per entiteit. Hij verwacht binnen anderhalf jaar de overstap voor allemaal te voltooien. Serieuze technische problemen liggen niet in het verschiet, omdat de ’postbestellers’ zich altijd hebben kunnen vinden in standaardoplossingen. Na de migratie kan men nog altijd kiezen: ofwel optimalisatie van de bestaande processen, ofwel voor een totaal herontwerp van de business op basis van de door SAP geboden innovatieve functionaliteit.
Baden in een weelde van inzicht in data
Bij een mkb-bedrijf met weinig interne expertise zijn doorgaans de hindernissen op het migratiepad veel lastiger om te nemen. Het lukte Riho, een fabrikant van badkamermeubels, douches en badkuipen, wel met hulp van NTT Data en door de keuze voor een ’big bang’-operatie.
Het bedrijf heeft een hoofdkantoor in Tilburg en verder vestigingen in België, Duitsland, Polen, Tsjechië en Hongarije. Het bedrijf is 35 jaar actief en heeft dus een flinke historie opgebouwd van data rond de bedrijfsvoering. In de oostelijke vestigingen was het informatiesysteem gebaseerd op een al wat oudere versie van SAP, terwijl Navision (Microsoft) in gebruik was bij de vestigingen in Nederland en België. In Hongarije gebruikte Riho een in eigen beheer ontwikkeld systeem.
Chief information officer Guy Claesen weet te vertellen dat door de versnippering in het applicatielandschap het bedrijf geen zicht had op de totale goederenstroom, de productie, de voorraad en de verkoop. Riho levert via de groothandel en via sanitair-winkels en webshops. De producten genieten qua prijs/kwaliteit een goede reputatie, waardoor ook buiten de vestigingslanden levering plaatsvindt naar bijvoorbeeld Frankrijk en Scandinavië.
In een ‘big bang’ historie dumpen
Tijdens de pandemie zag het bedrijf de omzet reusachtig toenemen. Veel mensen gebruikten hun aanwezigheid thuis om de badkamer te gaan verbouwen. Ook in de periode daarna bleven de orders binnenkomen. In de oude situatie met weinig zicht op de dagelijkse bedrijfsprocessen zou het bedrijf wellicht aan het succes ten onder zijn gegaan. Dat gebeurde niet omdat het snel in een ’big bang’- operatie overschakelde op SAP S/4 HANA. Die keuze lag voorhanden, omdat SAP al in gebruik was en er op dat vlak interne expertise aanwezig werd geacht.
Dat viel echter volgens Claesen nogal tegen. Externe bijstand werd geleverd door SAP-partner NTT Data. Tezamen met hun specialisten vormde de Riho-cio een projectgroep van medewerkers die de uitdaging aan wilden gaan. Hij moest wel afvallers noteren omdat sommigen toch niet in de vele veranderingen meegingen. Volgens hem bestond het migratietraject voor 70 procent uit de implementatie van technologie en voor 30 procent uit change-managementactiviteiten. Het projectteam is zoveel mogelijk binnen de standaard gebleven.
Historische data
Volgens Claes is het uiteindelijk voordeliger om mensen andere processen aan te leren dan met maatwerk processen aan te passen. Wel heeft men afscheid moeten nemen van veel historische data. De ontwerpsoftware en het productdatabeheer (pdm) vallen buiten de S/4-cloud, maar vanuit het SAP-domein wordt het pdm-systeem wel gevoed.
Door het elimineren van grote hoeveelheden Excel-bestanden, is de versnippering verdwenen. Nu laat zich in tien seconden een actuele status van de productieplanning realiseren; heeft het bedrijf op alle vestigingen inzage in de voorraden; kunnen klanten op basis van actuele productinformatie via edi (electronic data interchange) hun orders ingeven; is de totale productiecapaciteit verhoogd en kan Riho gemakkelijk schakelen tussen klantspecifieke orders en serieproductie.
