Erp-systemen veranderen meer en meer van een traditionele ‘monolithische opbouw’, waarbij alle functionaliteit zich in één groot systeem bevindt, naar platformen die bestaan uit losse modules. Dat werpt de vraag op of het mogelijk is deze systemen (zie het als modules) los van elkaar te implementeren. Organisaties hebben immers niet met elk onderdeel in het systeem evenveel haast of noodzaak om er een nieuw systeem voor te implementeren.
Hoewel de modulaire aanpak vaker voorkomt, vergt het wel een grondige afweging vooraf. Want er zijn valkuilen en risico’s. Zo moet niet alleen de technologie, maar vooral de methodologie geschikt zijn om systemen los van elkaar – modulair dus – te implementeren.
Waterval
Erp-implementatieprojecten maken doorgaans gebruik van projectmethodologieën die gericht zijn op het leveren van een softwareoplossing aan een grote organisatie. Denk aan de waterval-, agile of hybridemethodologie. Al deze aanpakken hebben een kenmerk gemeenschappelijk: er wordt aan ‘het systeem’ gewerkt, zij het in fasen.
Maar wat als ‘het systeem’ uit losse modules bestaat die je haast chirurgisch wil toepassen om specifieke organisatieprocessen te ondersteunen of bepaalde problemen acuut op te lossen? Denk aan het versterken van je dienstverlening naar klanten; dat doe je het liefst zo snel mogelijk. Deze chirurgische toepassing vergt een modulaire implementatieaanpak, ofwel een methode om een systeem in modules te leveren. Elke module richt zich op een specifieke set functionaliteiten of bedrijfsprocessen, en de modules worden één voor één geïmplementeerd, in plaats van allemaal tegelijk.
Voordelen
De modulaire aanpak biedt verschillende voordelen, waaronder:
- Incrementele levering
Omdat je niet hoeft te wachten tot het gehele systeem is voltooid, maak je eerder gebruik van de systeemfunctionaliteiten. Je profiteert en haalt sneller zo rendement op de investering die je hebt gedaan.
- Verminderd risico
Door erp in fasen te implementeren, verminder je het risico op grootschalige mislukkingen. Je kunt problemen immers identificeren en aanpakken terwijl ze zich voordoen, wat het managen van het project makkelijker maakt.
- Verbeterde focus
Je kunt je concentreren op specifieke functionele gebieden, wat de complexiteit van het project verminderd én de kans op succes vergroot.
Let op, bij een modulaire implementatie hangt het succes af van vele factoren, zoals zorgvuldige planning en effectief projectmanagement. En dat brengt de nodige risico’s met zich mee.
Complexiteit
Hoewel het in bepaalde omstandigheden een goed idee is om voor modulaire implementatie van je erp-systeem te gaan, zijn er ook risico’s die je moet overwegen. Denk aan een gebrek aan integratie, zowel op het niveau van bedrijfsprocessen als tussen modules. Op bedrijfsprocesniveau kunnen er bijvoorbeeld verschillende databases voor in- en verkoop ontstaan. Aangezien je hierdoor gegevens dubbel bijhoudt, leidt het tot inconsistentie in data, vreemde rapportages en onduidelijkheid binnen processen.
Datzelfde geldt bij non-integratie tussen modules. Zie het als het bij elkaar brengen van auto-onderdelen die verspreid door de garage liggen. Ook dat leidt tot inconsistentie in gegevens, dubbele gegevens of problemen in het overdragen ervan. Het is dan niet gek dat modulaire implementatie de complexiteit van je implementatieproject verhoogt, met als gevolg een langere projecttijdlijn en hogere kosten.
Tot slot kan modulair implementeren leiden tot onvoldoende testen, aangezien elke module afzonderlijk wordt getest. Omdat ingebruikname van een nieuwe module betekent dat andere modules soms hertest moeten worden, is een geautomatiseerde teststraat aan te raden.
Focus op integratie
Het goede nieuws is dat je deze risico’s kunt verminderen. Enerzijds met het platform dat je kiest. Het is cruciaal om bij voorbaat een erp-systeem te kiezen dat als platform ontwikkeld is en het liefst van één leverancier afkomstig is. Dan weet je zeker dat de componenten los implementeerbaar, maar integreerbaar en ketentestbaar zijn en je niet afhankelijk wordt van leveranciers.
Anderzijds is de focus op integratie de sleutel tot succes (of juist tot falen). Want een gebrek aan integratie tussen bedrijfsprocessen heeft als risico dat je achterblijft met een gefragmenteerd beeld van de bedrijfsvoering binnen je organisatie. Zie dan nog maar eens weloverwogen beslissingen te maken. Dan komt er handmatig verzoeningswerk aan te pas, wat op zichzelf weer sneller leidt tot fouten.
Focus je vanaf het begin van het project dus op integratie tussen bedrijfsprocessen, bijvoorbeeld met grondige bedrijfsprocesanalyses en -mapping, het waarborgen van duidelijke communicatie tussen alle belanghebbenden en het implementeren van sterke gegevensbeheerprocessen.
Succesvol implementatieproject
Modulaire implementatie kan een effectieve benadering zijn voor het implementeren van een erp-systeem, afhankelijk van de specifieke behoeften en beperkingen van het project. Maar het is belangrijk je te realiseren dat er naast meerdere voordelen ook valkuilen zijn. Dat maakt dat je zorgvuldig moet afwegen wat voor jou de juiste implementatiemethode is voor jouw erp-systeem.
Beoordeel grondig de specifieke behoeften van het project en ontwikkel een robuust projectplan. En als je dan voor de modulaire implementatie-aanpak kiest, leg dan vooral de nadruk op bedrijfsprocesintegratie, zorgvuldige planning, effectief projectmanagement, grondige tests en de keuze voor een flexibel platform. Dan beperk je de risico’s en vergroot je jouw kansen op een succesvol erp-implementatieproject.
