Erp-systemen vormen al jaren het it-hart van organisaties. Ook vandaag de dag zijn ze onmisbaar voor de bedrijfsvoering. Uiteraard zijn de huidige erp-systemen niet meer te vergelijken met die van tien jaar geleden. Organisaties zijn continu op zoek naar manieren om er nog optimaler gebruik van te maken, gedreven door marktontwikkelingen die veranderingen afdwingen.
Realtime-besluitvorming is bijvoorbeeld voor supply chain-organisaties de komende jaren belangrijk om je te onderscheiden van de concurrent. Dit vereist nieuwe functionaliteit van het erp-systeem waar informatie staat opgeslagen. Je moet immers met één druk op de knop de juiste informatie uit het systeem halen om realtime-besluitvorming te realiseren. Ofwel, beschikken over consumeerbare erp.
In het eerste deel van deze serie over de toekomst van erp, duiken we daarom in open en consumeerbare erp. Wat dit precies betekent en waarom je dit zou willen, lees je in deze blog.
Monolithische systemen
Erp-systemen zijn van oudsher monolithische systemen. Alles was erop gericht om alle processen in één systeem onder te brengen, wat ook betekende dat de informatiestromen in dat ene systeem geïntegreerd waren. Dit soort erp-systemen schrijven voor hoe informatie door het systeem loopt. Je kunt hier als gebruiker enigszins in variëren door paramaters in te stellen, maar daarbuiten zijn er weinig mogelijkheden om een vinger in de pap te hebben.
Bij consumeerbare erp draaien we het om. Het is niet het systeem dat bepaalt hoe de informatieflow verloopt, maar de gebruiker of organisatie. De kern van consumeerbare erp is dan ook dat je als gebruiker kunt abonneren op stukjes informatie in het erp-systeem en op andere systemen die voor jou relevant zijn. Vaak is dat een extern systeem dat als een deken – ofwel als metasysteem – over je erp en andere systemen ligt. Waar je voorheen informatie voornamelijk uit dashboards moest destilleren, kun je in de consumeerbare wereld met deze informatie aan de slag wanneer je wilt, waar je wilt. Een praktijkvoorbeeld is als externe partners in de logistieke keten willen weten hoeveel en wat voor soort pallets ze op dat moment bij jou mogen opslaan. Daarvoor hebben ze inkijk nodig in jouw erp-systeem. Met consumeerbare erp bied je deze informatie in stukjes aan gebruikers aan, alsof ze hierop zijn geabonneerd.
Twee kanten
De voordelen van consumeerbare erp beslaan twee kanten. Enerzijds werken afdelingen binnen een organisatie makkelijker met elkaar samen. Als je als inkoper wilt weten of er nog plek is in je magazijn, dan hoef je niet meer het voorraadscherm te raadplegen of te bellen naar de afdelingen die hierover gaan. Je vraagt dit soort informatie direct op in je meta-workflowsysteem, dat geabonneerd is op erp-data. Hierdoor handel je op basis van accurate cijfers, wat processen efficiënter maakt. Anderzijds maakt consumeerbare erp dat je ook makkelijker samenwerkt met partners in de keten. Een distributeur kan zich bijvoorbeeld abonneren op de voorraadaantallen van jou als retailer, waardoor hij direct weet of het nodig is om de voorraad aan te vullen. Dat werkt sneller dan wanneer die distributeur een dashboard raadpleegt dat één keer per dag wordt geüpdatet. Met andere woorden, partijen uit de toeleveringsketen kunnen zich abonneren op informatie uit jouw erp-oplossing, waardoor allerlei zaken meer geautomatiseerd worden en sneller verlopen. Dat is precies de kern van een consumeerbaar erp-systeem: tijdkritische informatie realtime beschikbaar maken.
Toegangspoorten
Dit klinkt natuurlijk fantastisch, maar de vraag is hoe je op dit punt komt. Want dat je dit kunt bewerkstelligen in jouw erp-systeem, is niet vanzelfsprekend. Je pakket moet er geschikt voor zijn. Technisch betekent dit dat jouw erp-pakket kan werken met api’s van externe systemen én dat het zelf api’s beschikbaar kan stellen voor de buitenwereld. Dat zijn immers de toegangspoorten die het mogelijk maken om informatie op vraagbasis te versturen. Met andere woorden, consumeerbare erp vraagt om een ontwikkelomgeving die je helpt bij het zelf definiëren en goed neerzetten van api’s. Alleen dan kun je allerlei soorten vragen achter de deur zetten en je hierop voorbereiden. Je weet dan immers precies welke informatie externen uit jouw erp-pakket mogen opvragen en hoe ze zich hierop abonneren. Belangrijk hierbij is om te beschikken over goede documentatie van de structuur van die informatie en de dienstbeschrijving van de api. Als dat helder en vastgelegd is, ben je beter in staat om deze informatie te beveiligen.
Onderdeel van de toekomst
Koppeling tussen systemen is in wezen niets nieuws. En ook de informatie die wordt uitgewisseld is er niet ineens, maar staat gewoon opgeslagen in je erp-systeem. Het is het open en consumeerbaar maken van bepaalde stukken informatie uit je erp-systeem wat nieuw is. Dat is het grote verschil. Niet het delen van informatie in dashboards of rapporten, maar een api openzetten om informatie voor de buitenwereld beschikbaar te stellen. Informatie die je vervolgens kunt consumeren zoals, wanneer én waar je wilt. Precies deze vorm van samenwerking wordt steeds belangrijker in de logistieke keten. Een open en consumeerbaar erp-systeem maakt dit mogelijk. Systemen die niet open en consumeerbaar zijn op deze manier, zijn geen onderdeel van de toekomst.
