De onderhandeling en het beheer van software-contracten is vaak tijd- en geldrovend. Het gemiddelde bedrijf is hier maar liefst dertien uur per week mee bezig. Dit artikel bespreekt hoe bedrijven tijd- en geld kunnen besparen op hun software door middel van het uitbesteden van onderhandelingen.
Het gebruik van software is bij bedrijven exponentieel toegenomen. Volgens Gartner zal dit gedurende dit jaar stijgen met bijna zeventien procent. Volgens het ‘2023 SaaS Procurement Industry Report‘ van Sastrify in samenwerking met Appinio, gebruikt twee derde van de bedrijven meer dan vijftig software oplossingen, waarin de meerderheid tussen de vijftig en honderd software-tools gebruiken.
Door de hyperspecialisatie van het bedrijfsleven en de eisen van de hedendaagse werkomgeving (zoals, de trend van aftandswerken), zullen tegen 2025 dertig procent van de bedrijven uitsluitend vertrouwen op software-tools voor hun workflows, voorspelt Gartner. Echter, met de huidige economische onzekerheid weten bedrijven vaak niet hoeveel ze kunnen besparen op de pakketten die ze willen afsluiten of al afgesloten hebben.
Besparingspotentieel
Bedrijven zijn zich vaak niet bewust van het besparingspotentieel op software-tools en abonnementen. Bijna vier op de vijf besluitvormers denkt dat ze al een redelijke prijs betalen voor de software-tools die ze gebruiken, terwijl slechts zeven procent zich bewust is van het feit dat de prijs van hun software te hoog is. Uit genoemde studie blijkt dat bedrijven aanzienlijk meer kunnen besparen dan verwacht. Zeker in een economisch onzekere tijd is het essentieel om deze kosten te beperken, zonder de meerwaarde die de tools bieden te verliezen.
Een van de manieren om op software-tools te besparen, is het (her-)onderhandelen van contracten. Dit kan echter een uitdaging zijn voor bedrijven. De obstakels waarom bedrijven niet onderhandelen over software-contracten zijn gebrek aan tijd en kennis. Bedrijven besteden gemiddeld dertien uur per week aan de onderhandeling en het beheer van software-contracten en -licenties. Bovendien kan het gebrek aan kennis tijdens onderhandelingen tot een ongelijke machtsverhouding leiden. Hieronder geven we vijf tips om bedrijven te helpen met het onderhandelen van hun saas-contracten.
Eén lijn
- Voorbereiding en focus op het inkoopproces
Wanneer je een effectief en strategisch onderhandelingsgesprek wilt voeren bij de inkoop van een software-tool, is het zaak je hierop voor te bereiden. Stel duidelijke doelen, ken alle feiten en eisen vanuit jouw kant en zorg dat iedereen aan jouw kant van het onderhandelingsteam op één lijn zit.
Een aantal manieren om je voor te bereiden op het onderhandelingsgesprek zijn:
- Doe marktonderzoek naar wat concurrenten aanbieden en tegen welke prijs;
- Begrijp je groeistrategie voor de komende drie jaar en gebruik deze als onderhandelingsinstrument;
- Werk samen met software-aanbieders en stem je groei- en toekomstplannen op elkaar af om kortingen te verkrijgen op basis van die overeenstemming.
Het inkoopproces is belangrijk voor alle interne stakeholders en een strategische aanpak is cruciaal voor het succes van de onderhandeling. Een bekwame onderhandelaar weet dat de aanpak (hoe het onderhandelingsproces gemanaged wordt) belangrijker is dan de inhoud (wat er onderhandeld wordt) in het behalen van een positief resultaat.
- Communiceer verstandig
Bij het begin van onderhandelingen is het van belang om via de juiste communicatiekanalen een goede communicatie op te zetten. Dit kan leiden tot betere deals en snellere afronding van de onderhandelingen. Het eerste contact met de verkoper is beslissend en daarom is het belangrijk om prijsonderhandelingen in deze fase te vermijden.
Daarnaast is actief luisteren belangrijk bij onderhandelingen. Bekwame onderhandelaars weten dat verbale communicatie zowel luisteren als praten omvat. Luisteren vereist meer moeite dan praten en vergt enige oefening. Je kunt beter luisteren en benutten wat je hoort bij een onderhandeling als je jezelf afvraagt ‘wat wil de andere partij dat ik doe, denk of geloof?’. Bovendien kun je vergelijkingen maken, bewijsmateriaal valideren en analyseren wat er niet wordt gezegd om de onuitgesproken behoeften en motivaties te begrijpen.
- Streef naar wederzijdse voordelen, maar benoem je behoeften
Het uiteindelijke doel van elk onderhandelingsproces zou een win-win moeten zijn voor beide partijen. Iedere accountmanager heeft persoonlijke drijfveren, doelen en principes. Probeer te begrijpen wat de accountmanager aanzet en hoe je hem of haar kunt helpen om te slagen. Op die manier kan hij of zij een sterke bondgenoot worden en opkomen voor jouw organisatie.
Het werken aan een win-win-uitkomst betekent niet dat je jouw eigen behoeften en doelen hoeft te verzwijgen. Als je niet openlijk vertelt wat je wilt, weet je ook niet wat het antwoord zou kunnen zijn. Het is daarom belangrijk om je eisen en verwachtingen aan te geven, zelfs als ze aanvankelijk hoog gegrepen zijn. De tegenpartij heeft dan een uitgangspunt waarmee verder is te onderhandelen.
- Bouw relaties op met verkopers
Het opbouwen van een relatie is de sleutel bij een onderhandelingsgesprek. Als je persoonlijk contact legt met je contactpersoon, voeg je een menselijke laag toe aan je gesprek. Probeer dagelijks met elkaar in contact te blijven of nodig elkaar uit voor een face-to-face gesprek in plaats van op afstand.
Vaak spreek je een softwareleverancier maximaal één keer per jaar: op de verlengingsdatum. Als je de persoon met wie je te maken hebt leert kennen en een goede relatie krijgt, wordt alles veel gemakkelijker en is het resultaat voor beide partijen vaak ook veel beter. Het is bekend dat de beste overeenkomsten na verloop van tijd tot stand komen wanneer je deze leveranciersrelaties benut. . Echter, door de persoon met wie je te maken hebt te leren kennen en een goede relatie op te bouwen, worden onderhandelingen makkelijker en resulteert dit vaak in een beter uitkomst voor beide partijen.
- Vraag hulp bij contractonderhandelingen
Ook is hulp te vragen bij het onderhandelen van een software-contract. Ongeacht hoe bekwaam of ervaren je bent, kan het moeilijk zijn om de beste voorwaarden voor een contract te verkrijgen zonder de juiste kennis, vaardigheden, processen en ervaring. Gezien het gemiddelde bedrijf dertien uur per week bezig houdt met de onderhandeling en beheer van software-contracten, heeft bovendien 38 procent van de bedrijven geen tijd om zich bezig te houden met contracten. Immers, in het huidige economische klimaat is het voor bedrijven van groot belang om hun geld en tijd zo efficiënt mogelijk in te zetten.
(Marc Tromp is business development manager bij Sastrify.)
