Een organisatie moet kunnen inspelen op gebeurtenissen die zich tijdens de operatie voordoen. Niet alleen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en efficiënt te werken, maar ook om klanten tijdig en naar tevredenheid te bedienen, en om de ervaring van de klant optimaal te houden.
Voor veel organisaties is de bedrijfsvoering een hele keten aan processen geworden, waarin continue gebeurtenissen (events) optreden waarop geacteerd moet worden. Deze event-driven manier van werken vereist een hoog niveau van digitalisering en orkestratie. En dat roept om een flexibele inrichting van kernsystemen.
We kennen het nog wel van vroeger: de doos met dominostenen. Je zet een rijtje achter elkaar, je geeft de eerste een tikje en de rest volgt vanzelf. Vandaag de dag zijn er zelfs tv-programma’s waarin professionele stenenleggers de mooiste parcoursen uitzetten, waarbij er acties worden getriggerd door vallende stenen. En om de opsomming compleet te maken, kun je als organisatie teambuildingsessies doen waarbij je met allerlei materialen een gesloten keten van bewegingen kunt maken. Zo ontstaat een geïntegreerd geheel van actie, reactie, actie – waarbij de kunst uiteraard is om een baan zo aantrekkelijk en verrassend mogelijk te maken, zonder te grote risico’s op verstoringen. Dit is een wankel evenwicht.
Keten van events
Wanneer deze exercitie met collega’s onder het genot van een borrel en bitterbal plaatsvindt, is de druk niet zo hoog. Maar in de dagelijkse praktijk komen we dit concept ook tegen, en dan nog een stuk complexer. Bijvoorbeeld op een luchthaven kun je je geen ontbrekende dominosteentjes permitteren. Het begint al wanneer je incheckt en je bagage afgeeft. Een applicatie registreert deze twee events, en geeft aan de luchtvaarmaatschappij door dat je aanwezig bent. Een andere applicatie rapporteert vervolgens wanneer je door de douane bent geweest. Applicatie nummer drie informeert je dat het tijd is om naar gate te gaan, op basis van waar je je op de luchthaven bevindt. Soms moet je immers nog een eind lopen. En terwijl je je in de terminal bevindt, kunnen tevens de laatste aanbiedingen bij de taxfreewinkel naar je smartphone gepusht worden. Het is een keten van events die elkaar in gang zetten.
En iets vergelijkbaars gebeurt dag in dag uit bij bedrijven. Neem de farmaceutische industrie, waar partijen in het kader van r&d met elkaar samenwerken en documenten uitwisselen met toezichthouders. De ene (trans)actie vraagt om een vervolgactie en een terugkoppeling aan de keten. We zien ketens van processen, die gevoed worden met events. Dit terwijl van een organisatie verwacht wordt dat deze steeds sneller en effectiever omgaat met deze complexiteit en dynamiek.
Netwerk van stakeholders
Al deze acties lijken voor ons als reiziger of consument de normaalste zaak van de wereld, maar in feite gaat hierachter een forse dosis complexiteit schuil. Er is sprake van een netwerk van stakeholders, die – idealiter – gezamenlijk een gestroomlijnde keten vormen. Al deze stakeholders, zoals luchtvaartmaatschappijen, afhandelaars, luchthavenmedewerkers en reizigers ontvangen en leveren data die elkaars acties beïnvloeden. Een luchthaven is dan ook bij uitstek een event-driven omgeving en dat legt een grote druk op de it-infrastructuur. Omvangrijke en doorgaans wat logge kernsystemen moeten met elkaar kunnen communiceren en met talloze vaak meer customer-centric-applicaties. Automatisering en intelligente integratie en orkestratie zijn nodig om de gigabytes aan data bruikbaar te maken voor alle processen en stakeholders op de luchthaven. En de dynamiek die we zien binnen dit voorbeeld van luchthavens, zien we eigenlijk binnen heel veel sectoren.
Om zo’n datagedreven en ketengerichte aanpak mogelijk te maken, mag data niet langer vastzitten in applicaties, maar moet het vrij kunnen stromen om ieder proces op het juiste moment en met de juiste informatie te kunnen ondersteunen.
Slimme orkestratie
Je kunt dit realiseren door met slimme orkestratie processen in hoge mate te automatiseren. Het slimme wordt verzorgd door het toepassen van businessregels. Door dit soort intelligentie toe te voegen, kom je tot automatische besluitvorming, die resulteert in soepele processen, tevreden medewerkers en reizigers. Vanuit deze orkestratie benadering kun je ook slimme, kleine en flexibele componenten toevoegen aan je bestaande it. Juist om meer waarde uit je bestaande it te halen, zonder veel kosten, lange doorlooptijden en andere obstakels.
We zullen zien dat steeds meer organisaties onderdeel van een keten zijn en afhankelijk worden van data uit applicaties van derden. Wees je bewust van de kansen die deze event-driven manier van werken oplevert, maar besef tegelijkertijd dat je moet gaan denken in termen van het dominospel. Denk na over de procesgang, zorg dat applicaties met elkaar kunnen communiceren – heen en terug – en weet dat een event ongetwijfeld een volgend event in gang zet. Door te werken met business-rules kun je op eenvoudige wijze de procesgang sturen en de regie over de keten bewaren.
