Veel organisaties worstelen met het onder controle houden van de kosten van it-projecten, terwijl andere organisaties het inzicht al hebben dat nodig is om op dit terrein onderbouwde beslissingen te kunnen nemen. Vorige maande deelden acht organisaties hun kennis met het publiek in een interactieve setting. Dit waren de belangrijkste lessen.
In de sfeervolle Philharmonie in Haarlem deelden acht experts uit binnen- en buitenland hun ervaringen op het gebied van het begroten en beheersen van it-kosten.
De aftrap werd verzorgd door Joop Schefferlie, president van de IPMA, één van de grootste organisaties voor projectmanagement. Veel van de veranderingen in de maatschappij komen tot stand in de vorm van projecten. Tegenwoordig vertegenwoordigen projecten al bijna veertig procent van alle economische activiteiten. De gemiddelde student in het hoger onderwijs krijgt echter niet meer dan drie weken onderwijs in projectmanagement. Het succes van een project is in grote mate afhankelijk van het leiderschap in een project. Een goede projectmanager moet in staat zijn om de juiste expertise om zich heen te verzamelen.
(Kijk hier voor de slides.)
Waarde brengen
Daniel Saroff van IDC liet zien dat te pessimistisch begroten en zeker te optimistisch begroten een grote invloed heeft op het uiteindelijke resultaat van een it-ontwikkelproject. Veel agile-projecten begroten vooral de hoeveelheid werk, maar houden te weinig zicht op welk deel van het werk waarde brengt. Hierdoor neemt het risico toe dat een te groot deel van het budget besteed wordt aan zaken die geen waarde toevoegen en er aan het einde van het budget onvoldoende product is voor een geslaagde businesscase. Daarvoor is meer budget en tijd nodig. Door gericht metrieken te gebruiken en deze te volgen kunnen negatieve ontwikkelingen op tijd worden gesignaleerd en aangepakt voor ze problemen worden.
(Kijk hier voor de slides.)
Paul Marston van SPA ging in op de positieve kanten van agile: het in kleine teams werken aan concrete resultaten met regelmatige terugkoppeling. Dit lijkt niet te matchen met traditioneel projectmanagement dat draait om het uitvoeren van een plan. Maar ook al ben je flexibel, moet je nog steeds plannen en begroten. We moeten af van het idee dat we een volledige en complete begroting moeten maken, maar laten we ook voor het plan en de begroting beginnen met een minimum viable product.
(Kijk hier voor de slides.)
Kennisdomein
Megan Jones van ICEAA presenteerde de Cost Estimation Body of Knowledge for Software (CEBoK-S) die de organisatie later dit jaar als een zelfstandig kennisdomein zal worden gelanceerd. Het begroten van software kent een aantal zaken die specifiek zijn voor het softwaredomein. Deze komen boven op de algemene onderwerpen die al onderdeel zijn van de al bestaande CEBoK. In de loop van volgend jaar wordt het mogelijk om als software cost estimator gecertificeerd te worden.
(Kijk hier de slides.)
Koos Veefkind van de Belastingdienst deelde de ervaringen van de Belastingdienst in het voorspelbaar maken van hun it-projecten. Van het portfolio van bijna een half miljoen functiepunten wordt jaarlijks ruim tien procent gewijzigd. Omdat de Nederlandse belastingwetgeving zo complex is, is ook het it-landschap van de Belastingdienst complex. De opsplitsing van de Belastingdienst in drie delen, maakt het beheer van dit landschap niet eenvoudiger. Om betrouwbaar te kunnen leveren worden projecten kleiner gemaakt, zodat er altijd binnen twaalf maanden een minimum viable product wordt opgeleverd. Daarnaast wordt gebruikgemaakt van de historische productiviteitsgegevens om te bepalen hoe realistisch een afgegeven doorlooptijd is.
(Kijk hier voor de slides.)
Nieuwsgierig
Amritpal Singh Agar van The Cost of Everything-podcast heeft over de hele wereld personen geïnterviewd die de kosten hebben bepaald van de meest uiteenlopende zaken van het maken van films tot de bouw van kernreactoren. Wat hieruit naar voren komt, is dat de meesten toevallig in deze rol terechtgekomen zijn. Hoe verschillend hun achtergrond ook is en wat ze begroten, de overeenkomst is dat ze nieuwsgierig zijn naar het verhaal achter de cijfers.
(Kijk hier voor de slides.)
Paul Hussein van de EU Securities & Markets Authority (Esma) is al tien jaar betrokken bij de uitbesteding van de it van Esma. Esma heeft geen on-premise it en het onderhoud is voor honderd procent uitbesteed. Als EU-agentschap staat het it-budget drie jaar van tevoren vast. De verhouding tussen instandhouding en vernieuwing binnen Esma is 60:40. Als de onderhoudskosten stijgen, betekent dit dat er minder geld is voor vernieuwing. Om de kosten voor de it voorspelbaar te houden, werkt Esma met een catalogusprijs voor de vernieuwing en het onderhoud van hun it-systemen. Daarvoor werd gebruik gemaakt van IFPUG-functiepunten. Voor hun nieuwe cloud-native-dataplatform maakt Esma nu gebruik van Cosmic-functiepunten om de catalogusprijzen op te baseren. Voor verschillende projecten en systemen zijn verschillende categorieën gedefinieerd op basis van omvang en complexiteit.
(Kijk hier voor de slides.)
Emmanual Mary van Unison sloot af met het domein van software cost estimating in de automobielindustrie. De verwachting is dat in 2030 de kosten voor software vijftig procent van de totale productiekosten van een auto zullen uitmaken. Hoewel het belang groot is, blijft software nog een ondergeschoven kindje. In de auto industrie is er nog een wijdverbreid geloof dat software niet te begroten is. Als de autoproducenten grip willen krijgen op de kosten van de software moeten ze met een omvangsmaat gaan werken om kosten te kunnen begrijpen, vergelijken en controleren. Op basis van patronen is snel een goede inschatting te maken.
(Kijk hier voor de slides.)
