Hr-afdelingen kunnen veel meer doen met data dan ze zelf vaak denken. Ze kunnen hun eigen processen ook veel efficiënter maken dan gedacht. Maar als ze niet weten wat er mogelijk is, dan komen ze ook niet zelf op dat idee. Daarom is mijn advies richting it: ga eens vaker met personeelszaken in gesprek.
In mijn omgeving zie ik dat veel organisaties geen structureel overleg hebben tussen it en human resources (hr). Er is wel goede wil om samen te werken, maar het hangt te veel af van mensen die elkaar ad hoc vinden. Omdat beide afdelingen te maken hebben met overvolle agenda’s, valt dat overleg dan vaak in het water.
Veel beter is het om een formele overlegstructuur af te spreken. Ga eens per kwartaal met elkaar om de tafel om te bespreken waar de uitdagingen van hr liggen en hoe it daarbij kan helpen. Formuleer vervolgens projecten waarin je gezamenlijk verbeteringen doorvoert.
Efficiencyvoordelen
Een proces waar veel organisaties efficiencyvoordelen kunnen boeken, is het onboardingsproces. Heel vaak hangt dit proces aan elkaar met handmatige werkzaamheden: telefoontjes en e-mailtjes naar andere afdelingen en samenwerkingspartners om bijvoorbeeld een laptop of telefoon aan te vragen, een bedrijfspasje te regelen of de aanvraag van een leasewagen of ov-kaart in gang te zetten. Als iemand een mailtje over het hoofd ziet of een week wacht met beantwoorden, dan kan dat al tot gevolg hebben dat een nieuwe medewerker op zijn eerste werkdag nog niet beschikt over een computer, toegangspasje of inlogcodes. Terwijl het zoveel efficiënter kan als je werkt met geïntegreerde (hr-)software, die volautomatisch acties uitzet, controleert of bepaalde taken al zijn gedaan en het signaleert als ergens een hapering plaatsvindt.
Personeelsplanning
Veel hr-processen kunnen niet alleen efficiënter, maar ook effectiever. Daar kunnen data bij helpen. Denk aan strategische personeelsplanning. Uit de ‘HR Benchmark‘ blijkt dat dertig procent van de bestuurders en 29 procent van de leidinggevenden verwacht dat binnen drie jaar veel functies van inhoud zullen veranderen, tegenover slechts vijftien procent van de hr-professionals. Het is dus zaak dat personeelszaken een manier vindt om veel vaker de peilstok hierin te steken, bijvoorbeeld via korte e-mail-enquêtes. Zodat ze eerder zien waar witte vlekken ontstaan.
Pak het strategisch aan
Zie jij ook mogelijkheden om de efficiency en effectiviteit van jullie hr te verhogen en denk je dat it daar een bijdrage aan kan leveren? Wacht dan niet af totdat hr naar jou toekomt met ideeën, maar wees proactief en organiseer zelf structurele overleggen. Nu de krapte op de arbeidsmarkt zo hoog is, wordt het tekort aan personeel voor vrijwel elke afdeling dé uitdaging voor de komende periode. Hoog tijd om die prioriteit ook door te laten sijpelen naar de broodnodige it-ondersteuning voor hr.
(Auteur Steven Koppenol is manager it & data analytics bij Visma/Raet.)
