Van Marcke, specialist in sanitair en verwarming, zocht naar een comfortabele manier om de dagelijkse stromen aan e-mails van leveranciers te verwerken. Tot voor kort kon zelfs een voltijds medewerker die taak niet bolwerken. Nu wel, met dank aan robotic process automation (rpa) en artificiële intelligentie (ai). Het project ‘Automatiseren orderverwerking’ bij Van Marcke is de eerste nominatie voor onze Computable Awards 2022 in de categorie IT Project of the Year in Enterprise Market.
RoboRana, Antwerpse hyperautomationspecialist en Brainjar, Leuvense AI-speler, werden ingeschakeld om een oplossing te vinden vooraleer de verworven achterstand te groot werd. Ze kozen voor een oplossing die rpa en ai combineert. Zo haalt de ai-tool Klassif.ai de tekst eerst rechtstreeks uit de tekstlaag van pdf’s. Nadien detecteert het door erkende natural language processing (nlp)-frameworks getrainde ai-model de benodigde entiteiten zoals productnamen, aantallen en bedragen. Ten slotte worden deze ongestructureerde gegevens omgezet in gestructureerde data, die een Blue Prism rpa-robot tot slot ingeeft in het mainframe. Dit alles gebeurt volautomatisch.
Mens en machine
Het verwerken van de data en de training van de robot waren de grootste uitdagingen voor RoboRana en Brainjar. Het herkennen van de verschillende informatie vormde een extra uitdaging omwille van de diversiteit in leveranciers van Van Marcke. De layout van de doorgestuurde pdf varieert sterk van partner tot partner, hierdoor pikt de robot de informatie moeilijker op.
De robot heeft herhaling en training nodig om de gegevens op een correcte manier te kunnen verwerken. In het begin kon de tool de verschillende entiteiten nog niet correct onderscheiden, daarom diende een medewerker de robot manueel te tonen waar de nodige informatie te vinden is in de pdf’s. Dankzij de proactieve medewerking van het personeel van Van Marcke, kreeg de robot snel duizenden pdf’s te verwerken. De samenwerking tussen mens en machine maakte het systeem ook tastbaarder voor de werknemers die daarna met plezier het werk door de robot lieten verrichten.
Waarom de nominatie?
De taken die rond dit project bij Van Marcke voorheen manueel werden uitgevoerd, gebeuren nu volautomatisch. Het project zorgt voor een afname van de foutenmarge. ‘Een goed getrainde robot maakt geen fouten’, klinkt het bij de leveranciers. Ook de efficiëntiewinst dankzij dit project is niet te onderschatten. Zo werden in de eerste maand al bijna zevenduizend pdf’s verwerkt. Dit komt overeen met een medewerker die zich voltijds aan deze taak wijdt.
Meer informatie over de Computable Awards en nominaties vindt u hier. Deze week worden werkdagelijks de vijf genomineerden in de categorie IT Project of the Year in Enterprise Market bekendgemaakt. De winnaar komen we te weten tijdens vakbeurs Cybersec Europe op 11 en 12 mei 2022. U kunt zich gratis registreren voor het event.
