Dat fameuze hybride werkmodel, waar we als gevolg van de pandemie in terechtgekomen zijn, loopt bij velen minder soepel als gepland. De meeste veranderingen blijken namelijk ontoereikend. In een wereldwijd onderzoek, gesponsord door ABBYY, meldt bijna driekwart van de respondenten dat ze niet beschikken over de juiste it-tools en verwachten ze dat er het komende jaar nog meer uitdagingen zullen komen.
Bij het overschakelen naar een hybride werkmodel is het belangrijk om niet alleen naar de doelstellingen van het bedrijf te kijken, maar ook naar de impact van al de nieuwe processen en de geplande automatisering op de werknemers en de workflows. Naast feedback van het personeel is ook een goed overzicht van de hele bedrijfsvoering nodig om echt inzicht te krijgen in hoe processen werken. Cio’s kunnen dan een nuchtere aanpak hanteren en betere, op feiten gebaseerde beslissingen nemen door oplossingen zoals process mining te gebruiken. Bij process mining worden geavanceerde gegevensanalyses ingezet om activiteiten en hun mogelijke variaties in kaart te brengen. Deze analyses helpen beslissingnemers om de hoofdoorzaken van eventuele inefficiënties in hun bedrijfsprocessen bloot te leggen.
Vier soorten tools
Zodra je een volledig inzicht hebt in de interne werking van het bedrijf, kun je deze vier soorten tools overwegen om een hybride strategie in de praktijk te brengen:
- Tools voor samenwerking en communicatie
Technologie moet ervoor zorgen dat communicatie en productiviteit zijn te verbeteren. In het hierboven genoemde onderzoek onder kantoormedewerkers werd onder andere gevraagd welke tools hun werk beter zouden kunnen maken. Het meest gegeven antwoord (70 procent) waren communicatietools. Dat geldt niet alleen voor de interne communicatie, maar ook voor de communicatie met klanten om bijvoorbeeld een goede klantenservice te waarborgen. De respondenten prezen het belang van tools als Slack of Microsoft Teams, die door bijna driekwart van het kantoorpersoneel worden gebruikt, terwijl slechts een kleiner deel van de werknemers toegang had tot waardevolle chatbots (35 procent). Ter vergelijking: it-personeel had veel meer toegang tot dit soort technologie – met 95 procent die communicatieplatforms gebruikte en zeventig procent die chatbots gebruikte. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het personeel over de hele linie kan profiteren van digitale werkwijzen om de communicatie te verbeteren.
- Implementeer taakmonitoring
Het op een na meest gegeven antwoord op de vraag welke tools de banen van kantoormedewerkers beter zouden kunnen maken, was productiviteitsmonitoring (43 procent). Tools zoals task mining kunnen analyseren hoe mensen omgaan met systemen en unieke productiviteitsgegevens opleveren. Dit kan organisaties helpen werknemers in staat te stellen zich te concentreren op werk met een hogere waarde. Het kan zelfs worden gebruikt als een persoonlijke productiviteitstool voor werknemers om te zien hoe ze werken en hoe ze processen kunnen verbeteren.
- Nieuwe ai-tools om inefficiënties te overwinnen
Uit een onderzoek van de International Facility Management Association (IMFA) blijkt dat werkgevers hun investeringen nu richten op het aanbieden van digitale hulpmiddelen, apparatuur en training voor remote werkers om ervoor te zorgen dat de productiviteit op de werkplek, waar die zich ook bevindt, niet wordt beïnvloed door verouderde technologie. De meeste bedrijven weten dat ze dit moeten doen, maar ze weten vaak niet goed waar te beginnen.
Hoewel rpa een van de populairste startpunten is om bestaande handmatige, repetitieve processen te automatiseren, is er toch behoefte aan een intelligentere technologie om de volledige voordelen te behalen, vooral in een hybride werkmodel. Enkele veelgebruikte ai-tools die nodig zijn om rpa aan te vullen, zijn machine learning (ml) en intelligent document processing (idp). Hiermee kun je rpa-bots trainen die de inhoud van documenten beter begrijpen.
- Evalueer de roi van digitale transformatie
Nu er zoveel tools beschikbaar zijn, is het absoluut noodzakelijk om de lopende prestaties ervan te monitoren. Zo kun je knelpunten opsporen en verhelpen, en beter inzicht verkrijgen in de impact van digitaal getransformeerde processen op de algehele activiteiten en de klantervaring.
Om succes te verzekeren in een hybride werkplek, moeten it-managers dus een holistische kijk op hun processen ontwikkelen en er een prioriteit van maken om de kenmerken en behoeften van elke werknemer op de werkplek te bekijken.
