De Belgische start-up RoboRana heeft met adviseur BMC voor de provincie Utrecht een 'robotic process automation' (rpa)-proces ingericht op de financiële afdeling. De provincie wil nu de inzet van robot-software verder uitbreiden. Bekeken wordt welke administratieve processen in andere afdelingen zijn te robotiseren.
Deze techniek die repeterende taken automatiseert, verlaagt de administratieve lastendruk. De afdeling financiën van de provincie werkt met software die automatisch de openstaande verplichtingen in de administratie afboekt op basis van business rules. Medewerkers worden zo verlost van bijzonder eentonig werk. Het afboeken gebeurt bovendien sneller en foutloos, wat de efficiëntie bevordert.
‘Sinds vorig jaar werken we voor de finance-afdeling aan een verbeterprogramma om processen te optimaliseren,’ stelt Ross van Ravenswaay, programmamanager Bedrijfsvoering bij de provincie Utrecht. ‘We keken naar de mogelijkheden van nieuwe technologieën en kwamen terecht bij het potentieel van robotisering.’ Met ondersteuning van dienstverlener BMC en leverancier RoboRana definieerde de provincie verschillende processen die met rpa geautomatiseerd konden worden. Van Ravenswaay: ‘Het afboeken van verplichtingen kwam als prioriteit uit de bus.’
Vergeten
De provincie werkt als overheid met een verplichtingen-systeem. De verplichtingen die zijn afgerond wanneer leveranciers iets hebben (op)geleverd, moeten door de besteller worden afgesloten. Daartoe moet de laatste factuur worden aangeduid als eindfactuur. Dit proces is belangrijk voor budgetbewaking en financiële prognoses. Echter, veel medewerkers vergeten dit te doen. Hierdoor blijven veel verplichtingen onnodig openstaan, waardoor de lijst aandikt en het werk na maanden niet meer te overzien is.
De Belgische start-up RoboRana, in 2017 opgericht als onderdeel van de Cronos Groep, bouwde daarom samen met BMC een rpa-robot die dit proces automatiseert. ‘De robot haalt op reguliere basis de lijst met openstaande verplichtingen uit het SAP-systeem,’ vertelt Roel Hoeks, mede-oprichter en managing partner van RoboRana Nederland. ‘Vervolgens filtert hij de verplichtingen uit deze lijst die voldoen aan bepaalde business rules, bijvoorbeeld wanneer het openstaande bedrag laag genoeg is of wanneer het project reeds een aantal maanden verstreken is. Ten slotte sluit de robot deze verplichtingen af in de administratie en mailt hij de lijst van afgesloten verplichtingen naar een ‘fysieke’ collega ter controle.’
