In het eerste deel van deze tweeluik is het begrip zero admin toegelicht, ofwel het optimaliseren van administratieve processen op een dusdanige wijze dat ze als het ware verdwijnen. Mogelijk gemaakt door technologie, in de breedste zin van het woord. Technologie – zoals data, rpa en ai – zal een steeds belangrijkere rol gaan spelen binnen administratieve organisaties; machines nemen voor een belangrijk deel het denk- en doewerk over. Hoe ziet dat er in de praktijk uit?
De mens verliest het alleenrecht op intelligent handelen. En dat is voor ons mensen even interessant als uitdagend. Iedereen werkzaam binnen administratieve domeinen zal zich klaar moet maken voor een toekomst waar mens en machine ‘schouder aan schouder’ samenwerken. Vragen die daarbij relevant zijn: hoe blijf ik als mens onderscheidend in de toekomst en welke aspecten van mijn werk kunnen door technologie overgenomen worden?
Het is een wetmatigheid in technologische innovatie dat alles wat kan gebeuren, ook daadwerkelijk gaat gebeuren. Het werk voor een medewerker binnen administratie wordt daarmee zeker niet minder of minder leuk. Sterker, eerder veelzijdiger en boeiender. Het routinematige stampwerk gebeurt immers door robots, waardoor er tijd wordt vrijgespeeld om de meer uitdagende vraagstukken structureel op te lossen.
Wereld te winnen
Vaak valt in gesprekken met klanten dezelfde opmerking. ‘We zien deze ontwikkelingen ook, maar we kunnen nog zo veel verbeteren binnen onze huidige systemen en processen.’ Of: ‘Laten we eerst onze basis op orde te krijgen voordat we stappen gaan maken met big data, rpa of ai.’ En dat is waar: ook wij zien dat er binnen administratieve organisaties nog een wereld te winnen valt om de continuïteit te borgen, de kwaliteit te verbeteren en efficiënter te werken binnen de eigen afdelingen, binnen de organisatie of met andere spelers in de keten.
Eerlijk gezegd is dit ook het type werk waar wij nog dagelijks mee bezig zijn bij klanten. En ook dit werk kun je onder de vlag zero admin scharen, want het draagt bij aan de missie om administratieve processen zo vanzelfsprekend te maken dat het voor een willekeurige medewerker lijkt alsof het niet bestaat.
Maar laat een focus om de basis op orde te krijgen geen excuus zijn om interessante ontwikkelingen in rpa, ai en data analytics voorlopig te negeren. Het zijn ontwikkelingen die de toekomst van ons vakgebied gaan bepalen. Het speelveld verandert de komende jaren sterk. Elke organisatie zou er een visie op moeten ontwikkelen en nu al beginnen om mensen klaar te stomen voor deze toekomst.
Innoveren vanuit een visie is een must om als organisatie en afdeling relevant te blijven voor de toekomst. Hoe lastig dit in de praktijk ook is, want in de dagelijkse operatie zijn er altijd urgente zaken die spelen. Start vanuit je visie met kleinschalige, overzichtelijke experimenten. Begin bijvoorbeeld met rpa, wat al een bewezen technologie is. Betrek een aantal enthousiaste, veranderingsgezinde medewerkers en kijk hoe technologie waarde kan toevoegen aan hun werk en aan de organisatie als geheel.
Strategische beslissing
Zero admin is dus geen product, geen oplossing, geen kant-en-klaar pakketje dat je even implementeert. Het is in zijn beste vorm een richting- en energiegevende missie, die moet leiden tot concrete innovatieve projecten en experimenten die allen tot doel hebben om administratieve organisaties en processen efficiënter te maken door gebruik te maken van de kracht van machines en de unieke competenties van mensen.
Net zoals de corona-kilo’s er niet af zullen vliegen als je één blikje ‘zero’-frisdrank drinkt, is ook zero admin pas succesvol als een organisatie deze filosofie op alle terreinen onderdeel van de strategie maakt. Enkel het aanschaffen van nieuwe technologie is niet voldoende. Het vereist professionals om de verandering op gang te brengen en succesvol te maken op de lange termijn. Mensen die processen kunnen (her)inrichten en sturen, en daarbij technologie als onmisbaar hulpmiddel weten in te zetten. Mensen die niet bang zijn te erkennen dat in een bepaalde, goed afgebakende context, machines een betere job doen dan mensen.
Zero admin betekent enerzijds een belofte aan klanten en anderzijds een prikkelend statement dat iets zegt over de houding die je mag verwachten van consultants. Want ook wij moeten blijven innoveren. Onze trainees krijgen naast een flinke dosis vakinhoudelijke kennis over financiële-, personeels-, zorg-, pensioen- en salarisadministratie ook training op het gebied van innovatie, rpa en data analytics. We stimuleren hen om werkwijzen en processen te herkennen die onze klanten kunnen verbeteren.
Doordat we zero admin als missie hebben geformuleerd, hebben we een eerste belangrijke stap genomen om onze mensen klaar te stomen voor de onontkoombare en superinteressante toekomst van de administratie.
