Geregeld voer ik gesprekken met organisaties die al beschikken over een hostinginfrastructuur, maar overwegen om over te stappen op een iaas-oplossing, waarvoor je maandelijks een fee betaald. Deze organisaties zijn meestal geïnteresseerd in een migratie van omgevingen op locatie of colocatie naar de cloud. Ofwel naar gevirtualiseerde cloudoplossingen of dedicated servers, hier private cloud genoemd.
Met deze overstap willen zij de kosten terugdringen en tijd vrijmaken om zich te richten op hun kernactiviteiten. In mijn vorige blog ging ik in op de verschillende mogelijkheden qua hostinginfrastructuur en welke oplossing bij welke organisatie past. In dit stuk zoom ik in op de kosten en andere factoren die zij moeten meenemen in hun afweging om over te stappen.
Kosten om rekening mee te houden
Om de strategische overstap van colocatie naar de cloud te maken, is het belangrijk een gedegen businesscase te hebben. Wat mij altijd verbaast, is dat de eerste versie van deze case die bedrijven opstellen vaak alleen maar draait om de capex voor de hardware, de kosten van rackruimte en de kosten van het internetverkeer. De ervaring leert dat dit niet voldoende is. Om met een sluitende businesscase voor de dag te komen, moet er aandacht zijn voor de volgende punten:
- Aanschafkosten voor de apparatuur;
- Mislopen van rente als gevolg van het uitgeven van dit geld aan het begin van de termijn van drie jaar (tenzij je bedrijf in het kasgeld zwemt);
- Kosten van ondersteuning door hardware-leveranciers;
- Kosten van het aanhouden van reserveapparatuur (minimaal één exemplaar van elk apparaat, reserveonderdelen voor alle netwerkapparatuur, extra vaste schijven, ram-geheugen en cpu’s, of een kostbare ondersteuningsovereenkomst met de leverancier die in snelle vervanging voorziet);
- Licentiekosten (sommige softwareleveranciers hanteren verschillende licentiestructuren voor software die op de eigen hardware van de klant draait en voor software die in de cloud wordt gehost);
- Kosten van it-medewerkers die de apparatuur monitoren en vooral onderhouden. Neem hierbij ook mee dat hardware-storingen zich 24/7 kunnen voordoen. Een engineer kan dus op elk mogelijk moment opgeroepen worden om naar het datacenter te rijden om bijvoorbeeld hardware te vervangen. Het is ook mogelijk gebruik te maken van de resources van het datacenter (remote hands), maar die kosten moeten dan ook in de businesscase wordt opgenomen. Bovendien moet het datacenter alsnog worden aangestuurd door het eigen personeel;
- Kosten van 24/7-ondersteuning door je it-personeel. Als je het platform zelf niet onderhoudt, moet je over personeel beschikken dat in staat is het platform 24/7 te bewaken en kan inspringen zodra er zich een noodsituatie voordoet. Een pool van minimaal drie medewerkers is hiervoor noodzakelijk. Indien daar niet over wordt beschikt, vormt dat een risico die in euro’s moet worden uitgedrukt in de businesscase. Ook hier kan het monitoren worden overgenomen door een externe partij, maar ook met die kosten moet rekening gehouden worden in de case;
- Kosten van het trainen van je it-personeel in hostingtechnologieën, zoals VMware-, Windows- of Cisco-trainingen.
Om deze kosten te kunnen vergelijken met een maandtarief moeten ze terug worden gerekend naar maandelijkse kosten. Normaliter raad ik saas-bedrijven aan om die berekeningen te baseren op een afschrijvingsperiode van drie jaar. Indien een langere periode wordt overwogen, is het belangrijk om eerlijk te zijn en na te gaan of het hosten van de huidige it-omgeving op hardware die ouder is dan drie jaar ook werkelijk de beoogde betrouwbaarheid, beveiliging en vooral prestaties oplevert. Als het antwoord bevestigend is, kan de afschrijvingsperiode tot vier of zelfs vijf jaar verlengd worden.
De bovengenoemde kosten kunnen vervolgens worden vergeleken met een maandtarief waarin al deze kosten zijn opgenomen. Het is echter zaak om daarnaast rekening te houden met een aantal eenmalige extra kosten, namelijk:
- Klantspecifieke kosten, zoals de kosten voor het wijzigen van een ERP-systeem om het compatibel te maken met de private cloud, of de aanschafkosten voor nieuwe monitoringtools als het oude monitoringsysteem alleen binnen hetzelfde netwerk werkt.
- De kosten voor de migratie van de huidige omgeving naar de private cloud.
Het tweede punt (de migratiekosten) is het lastigst. Toch is het belangrijk om daar rekening mee te houden in de planning als je de overstap van colocatie naar de cloud overweegt.
Migreren kun je leren
Wanneer het voor de migratie nodig is om bepaalde diensten naar een ander datacenter te verplaatsen, zijn er twee mogelijkheden.
De eerste optie is om alle servers te virtualiseren en die vervolgens één voor één naar de private cloud over te zetten (in de meeste gevallen is hiervoor nog altijd een wijziging van intellectueel eigendom nodig, iets wat problemen kan opleveren). Bij deze aanpak kan echter een complicatie optreden: mogelijk eindigt de afschrijvingsperiode voor de huidige apparatuur niet op het tijdstip van migratie. In dat geval moet ofwel de ondersteuningsovereenkomst voor oudere hardware verlengd of een deel van de apparatuur versneld afgeschreven worden En dan bestaat er nog de mogelijkheid dat er uiteindelijk twee afzonderlijke clouds beheerd moeren worden. Iets wat waarschijnlijk geen optie is.
De tweede optie (een die helpt om de bovengenoemde complicatie te vermijden) is om alle infrastructuur van het kantoor of huidige datacenter naar het nieuwe datacenter te verplaatsen. Als voor dit traject wordt gekozen, is een grootscheepse migratie te overwegen door de servers in een of twee lange nachten te migreren. In sommige datacenters is het mogelijk om de huidige colocatierack(s) met de nieuwe private cloud te verbinden. Deze aanpak maakt het mogelijk om stap voor stap van colocatie naar de cloud te bewegen. En met een beetje geluk is het mogelijk om daarbij al het bestaande intellectuele eigendom te behouden.
Concluderend: elke succesvolle wijziging van de it-infrastructuur vraagt om denkwerk en een gedegen voorbereiding. Het doel van deze uiteenzetting is om het proces er eenvoudiger op te maken door bij te dragen aan een realistische en uitgebreide businesscase voor de overstap van colocatie naar de cloud. Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen hiermee. Voel je vrij om ze hieronder te delen.
