Stilaan komen we tot het besef dat het kantoor zoals we dat tot begin 2020 kenden, niet meer terugkeert. Een baan is tegenwoordig een aaneenschakeling van taken die niet altijd gebonden is aan een plaats of tijd. Het concept van ‘werk’ heeft een welverdiende facelift gehad: hier is Werk 2.0.
Spoelen we de tijd een jaartje terug, dan gingen de gesprekken met collega’s aan het koffietoestel – die ervan dromen om minder te moeten pendelen – over een werkpatroon vinden dat bij hun leven paste en niet wordt gedicteerd door ‘de noodzaak om al werkend gezien te worden’. Voor organisaties was thuiswerken iets dat het personeel ‘verdiende’. De organisatie ‘stond toe’ dat werknemers buiten de kantoormuren werkten. Het was als het ware een gunst. Maar toen kwam de pandemie en werd thuiswerken verplicht.
Over het algemeen is deze verandering een succes geworden. Succesvol buiten de hoofdkantoren kunnen werken, werd werkelijkheid. De hybride aanpak om werknemers toe te laten van overal te werken, wint nu terrein.
Maar nu we overgaan van it-oplossingen op korte termijn (om thuiswerk snel mogelijk te maken) naar oplossingen voor langere termijn, moeten diezelfde teams de capaciteiten opbouwen om een meer permanent gedistribueerd, ‘overal werken’ model te ondersteunen. Overgaan naar de volgende fase betekent uitzoeken hoe werk er echt uit kan zien – van overal werken – en welke uitdagingen dat voor it-teams met zich meebrengt. Investeringen in technologie hebben grotendeels het ‘klassieke’ werkmodel gevolgd: eerst het kantoor en dan pas vanop afstand werken op de tweede of derde plek. In een gedistribueerd werkmodel moet digital-first de leidraad zijn.
Top drie
Daar horen uitdagingen bij. Dit is de top drie die organisaties zullen moeten overwinnen om ervoor te zorgen dat deze overgang werkt – voor zowel het it-team, de werknemers, de klanten, als voor het eigen commerciële concurrentievermogen en dat op vlak van aantrekkelijkheid voor talenten.
- Van frictie naar probleemloze werknemerservaringen
Het ‘gevecht’ om werken vanop afstand mogelijk te maken draaide vorig jaar maar om één ding: toegang. Van de ene dag op de andere moesten it-teams werknemers de nodige digitale tools geven en processen en oplossingen invoeren die hen toegang zouden geven tot apps en data om hun werk te kunnen doen. Een jaar later worden werknemers nog steeds geplaagd door onsamenhangende, niet-geconnecteerde ervaringen op mobiele toestellen en pc’s. Dat komt omdat it deze processen en oplossingen baseerde op klassieke silo’s, on-premise pc-beheertools die eigenlijk ongeschikt zijn voor personeel dat zich overal bevindt.
In de toekomst zullen it-teams ervoor moeten zorgen dat hun medewerkers op betrouwbare wijze toegang hebben tot applicaties en data, op om het even welk mobiel of desktopapparaat ze ook gebruiken, en dat de collega’s it-ondersteuning krijgen wanneer ze die nodig hebben. Een betrouwbare verbinding is ook van essentieel belang. Slechte ervaringen met vpn’s (virtual private networks) kunnen ertoe leiden dat het werk vertraagt of dat het zelfs helemaal wordt stopgezet.
Organisaties moeten focussen op het wegnemen van die digitale spanningen die de productiviteit beïnvloeden. Het helpt tevens het welzijn van werknemers te verbeteren en zorgt voor een gevoel van verbondenheid. Dit helpt op zijn beurt bedrijven om talent aan te trekken én te behouden in een tijd waarin deze ervaringen steeds meer meespelen in de keuze van mensen voor een baan en bedrijf.
Om deze probleemloze ervaringen te kunnen bieden, moet organisaties investeren in een hybride architectuur, die een meer gestroomlijnde ervaring biedt. De toekomstige ‘anywhere workforce’ draait om het mogelijk maken van een veelzijdige werkervaring en werknemers keuzevrijheid geven in toestellen met hoogwaardige ervaringen. Uiteindelijk is dat de sleutel tot succes: focus op de ervaring van werknemers. Dit zal leiden tot gelukkigere en meer betrokken werknemers en dit leidt op zijn beurt tot een hogere productiviteit.
- Van gefragmenteerde beveiliging naar zero-trust
Plots moeten overschakelen op telewerken betekende dat ‘veilige’ pc’s en telefoons uit het bedrijfsnetwerk en de beschermende ‘bubbel’ van het kantoor werden gehaald. Binnen die ‘bubbel’ konden werknemers op een eenvoudige en veilige manier toegang krijgen tot applicaties in het datacenter. Eenmaal buiten die vertrouwde bubbel moesten endpoint devices en toepassingen worden verplaatst naar een verspreide edge-omgeving waar, als een aanvaller via één endpoint – thuiscomputer van werknemer -binnendringt, de merkreputatie en nevenschade veel groter kan zijn. Door de traditionele firewallbescherming van de onderneming te verwijderen en add-on beveiligingsoplossingen in te bouwen, bleven it-systemen, -apparaten en -toepassingen kwetsbaar. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de toename van telewerken in 2020 samenviel met organisaties waarvan tachtig procent te maken kreeg met cyberaanvallen.
It moet vandaag de dag een uitdijend aanvalsoppervlak beheren nu gebruikers, toestellen en applicaties zich over het netwerk van bedrijven spreiden. Cio’s en hun teams erkennen dat de huidige tools niet doeltreffend zijn. Met mobile, cloud, iot en edge computing is de netwerkgrens vervaagd en zijn er nu talloze toegangspunten, waardoor de assets achter de perimeter steeds moeilijker te verdedigen zijn. Aangezien gebruikers, endpoints en applicaties nu ‘overal’ zijn, moet beveiliging dat ook zijn. Security moet het brein zijn achter wat u inzet, ongeacht waar de gebruiker zich bevindt, hij moet op dezelfde manier worden behandeld. Dat betekent zero-trust.
De manier waarop het security operations centre (soc) zichzelf aanstuurt, moet ook worden aangepast. Het soc is niet langer te zien als ‘mission control’, maar moet de silo’s tussen teams doorbreken en leren samenwerken en de beveiligingsactiviteiten van het bedrijf vanop afstand beheren.
Nooit vertrouwen, altijd verifiëren. Op dit concept is de zero-trust-benadering gebaseerd. Zero-trust vertrouwt niets meer, binnen noch buiten het netwerk van een organisatie. Het verwijdert ook de brede ‘toegangsboulevard’ die een traditionele netwerkperimeter met zich meebrengt, waarin een groot aanvalsoppervlak en zijwaartse bewegingen zonder controle mogelijk zijn. Maar zero-trust werkt alleen als it-teams de beveiliging vanaf het begin inbouwen in plaats van deze er als een soort optie of accessoires bij te nemen. Ze moeten af van de aanpak om koste wat kost inbreuken te voorkomen. Ze moeten zogenaamde ‘intrinsic security’ inbouwen in alle elementen: de applicatie, het netwerk, alles wat gegevens verplaatst. Vanaf het begin.
- Van operationele complexiteit naar eenvoud
De plotselinge overstap naar werken op afstand betekende dat bedrijven snel investeerden in tools en applicaties die helpen bij samenwerking, productiviteit en toegang – van interne communicatie-apps voor interne meetings en videoconferencing tot remote desktopsoftware en specifieke apps. Op dat moment boden ze snelle oplossingen om werknemers in staat te stellen hun werk te doen. Maar het integreren van zoveel oplossingen in zo’n korte tijd lukt niet altijd, met als gevolg dat een jaar later it-teams met een complexe mix van meerdere tools zitten, evenals met silo-teams die deze tools beheren.
Om deze complexiteit weg te nemen zijn drie stappen nodig. Eerst moet je het web waarin ze terecht zijn gekomen ontwarren door te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Dit betekent dat je zorgvuldig moet nagaan welke tools het meest worden gebruikt en welke niet. Eenmaal je de juiste tools hebt geselecteerd, is integratie een van de belangrijkste dingen om naar te kijken. Werken de tools goed samen, vandaag, morgen en over een jaar? Ten slotte moet je als it-team de verscheidenheid aan apparaten en platforms die nodig zijn voor de toekomstige anywhere workforce vergroten door te kijken waar er gaten in de werknemerservaring of waar er mogelijke wrijvingen zijn.
Het draait allemaal om schaalbare oplossingen. Met bestaande oplossingen voor virtuele desktopinfrastructuur (vdi), digitale werkplekken en security konden werknemers tijdens de pandemie misschien snel van thuis beginnen te werken. Maar kunnen die oplossingen ook op lange termijn worden geschaald, nu steeds meer werknemers een feilloze ervaring met telewerken verwachten? Als oplossingen niet schaalbaar zijn, dan kan jouw verspreid personeelsbestand worden geconfronteerd met beschikbaarheidsproblemen die hun productiviteit verlagen terwijl it-beheerders tegelijkertijd worden overspoeld door meer complexiteit.
Het draait ook om automatisering. Bijvoorbeeld het automatisch detecteren en patchen van beveiligingslekken om endpoints te helpen beschermen voordat ze een risico vormen voor het gehele bedrijf. Het maakt het leven van de it-teams eenvoudiger en geeft ze weer tijd om businessprojecten te realiseren, zoals de toekomstige ‘anywhere workforce’.
Het nieuwe permanente
Om met een belangrijke opmerking afsluiten: verandering gaat niet alleen over de fysieke apparatuur, het gaat ook over de bedrijfscultuur en mindset. De crisis dwong ons tot verandering in een tempo dat weinigen voor mogelijk hadden gehouden. Maar om deze it-investeringen op lange termijn tot een succes te maken, moet ook de mentaliteit binnen de organisatie veranderen, moeten de traditionele vooroordelen over werken vanop afstand worden weggewerkt en moet worden erkend dat ‘werk’ is wat je doet, niet waar je het doet.
We zien vandaag duidelijker waar vorig jaar snelle oplossingen zijn ingevoerd om tijdelijk de uitdagingen op te lossen. Denk aan de snelle inzet van apparaten op thuislocaties of plotselinge investeringen in verschillende samenwerkingstools. Die oplossingen zijn nu kansen geworden voor cio’s en hun teams om een digital-first investeringsstrategie voor de toekomst uit te stippelen.
Werknemers zijn immers vertrouwd geraakt met flexibel werken en het besef dat ze niet in dure steden moeten wonen om voor een bepaald type bedrijf te werken of dichtbij kantoor te wonen. Als ze willen concurreren om marktaandeel, talent en erkenning, zullen organisaties nu moeten investeren in wat een uitgemaakte zaak is: overal werken is een blijvertje. En voor werknemers is het werk nu altijd dichtbij.
