Exact-ceo Paul Ramakers mist reuring op kantoor

Van junior-medewerker tot ceo. Paul Ramakers groeide in ruim een kwart eeuw uit tot de hoogste baas van het Delftse softwarebedrijf. Hoe bleef hij zichzelf in die 26 jaar bij één werkgever uitdagen? Maar ook: wat zijn de plannen met Exact en heeft corona nou positieve of negatieve gevolgen voor de omzet?

Paul Ramakers (50) kijkt vanuit de boardroom op de derde verdieping van het hoofdkantoor van Exact het atrium in. Normaal is het op die centrale plek in het Delftse softwarehuis een drukte van belang met medewerkers en klanten. Vandaag maakt de begane grond een uitgestorven indruk. Door corona werken de bijna vijfhonderd medewerkers die normaal naar kantoor komen, thuis. Ramakers, eind 2020 gestart als ceo van Exact, haalt zijn schouders op: ‘Het leek of iedereen langzaam weer naar kantoor mocht, maar thuiswerken blijft de norm.’

Geen handen schudden, weinig collega’s om zich heen en de hele dag naar een scherm turen. Ramakers vindt het maar niks. Hij heeft zelfs het idee dat zijn ogen achteruit gaan door het vele werken achter het scherm. Gulle lach: ‘Misschien moet ik gewoon een bril nemen?’ Bij de geboren Eindhovenaar is een grapje nooit ver weg. Hij gaat aan de andere kant van de tafel zitten. Op ruim anderhalve meter afstand vloeit het gesprek langzaam over in een interview.

Naast corona stond het afgelopen jaar volop in het teken van de integratie van Unit4 Bedrijfssoftware, in oktober 2020 is ingelijfd, vertelt Ramakers. De overname zorgt voor een uitbreiding op het gebied van de accountancy-activiteiten. Eind 2021 moet de samensmelting afgerond zijn en behoren de activiteiten die tegenwoordig zijn ondergebracht in Software Gemak en Accountancy Gemak tot de ‘rode Exact-familie’ Dat ging niet vanzelf. ‘Eerst moet je goed begrijpen hoe ze georganiseerd zijn, hoe het portfolio eruitziet waar de integratie in onze producten zit. En dan is er nog verandermanagement om medewerkers uit verschillende bedrijfsculturen te integreren. Als typische Exact-kenmerken noemt hij de ondernemersmentaliteit die veel klanten hebben, en die ook aanwezig is bij hun softwareleverancier. De ceo, grossierend in Engelse woorden, noemt het een ‘growth mindset’. Stimuleren, leren en ontwikkelen, initiatief nemen, eigenaarschap. De termen voor moderne vormen van samenwerken vliegen in het rond. Ook het vieren van successen is heel belangrijk, benadrukt de Brabander, die lang in Amsterdam woonde. 

Groener

Ramakers wil op zijn manier ook een stempel drukken op het ‘vergroenen’ van de bedrijfsvoering. Bij een recente meerjarige verlenging van het huurcontract van het hoofdkantoor is afgesproken dat het dak extra geïsoleerd wordt en er 562 zonnepanelen op komen. Op alle elf locaties van het softwarebedrijf staat het thema duurzaamheid op de agenda.

Als het aan hem ligt, krijgt het bedrijf met 1850 medewerkers een wagenpark dat geheel uit elektrische auto’s bestaat. Ook wordt het papiergebruik aangepakt. Exact gaat intern papier zoveel mogelijk verbannen en hoopt dat die digitaliseringsslag ook overslaat op klanten. ‘Ik wil ook een maatschappelijke rol vervullen.’ Daarbij hoeft het niet direct voor Exact iets op te leveren, maar wil hij namens het bedrijf juist iets terugdoen voor de maatschappij.

Medewerkers kunnen zich drie dagen per jaar onder werktijd inzetten voor maatschappelijke doelen. Ze helpen bijvoorbeeld in een verzorgingshuis of om de wens van een ziek kind te vervullen. Er is een eigen stichting die gelijke kansen binnen de ict-arbeidsmarkt stimuleert en ook in het eigen bedrijf heeft inclusie zijn aandacht. De eerder door hr-directeur Florien de Nijs uitgesproken doelstelling dat eind 2021 een kwart van de senior managers binnen Exact uit vrouwen bestaat, is volgens Ramakers in zicht.

Wat is de invloed van corona op jullie omzet? Jullie hebben veel klanten in het mkb, kunnen die de licenties nog betalen of vallen ze weg door faillissementen of het staken van de activiteiten?

‘Wij zien weinig klanten failliet gaan, zelfs minder dan voor de coronacrisis’, verzekert Ramakers. Hij zegt dat in de maanden maart en april van 2020 ‘de business even op pauze ging’, door onzekerheden in de markt door de coronapandemie. Maar daarna vrij snel weer aantrok. ‘Veel klanten, ook in het mkb, automatiseren en stappen over naar de cloud.’ Hij ziet dat ook de mogelijkheid om op afstand te kunnen werken voor meer omzet heeft gezorgd. Naast Nederland geldt dat ook voor België.

‘Technisch gezien was het eenvoudig om thuiswerken te faciliteren. Dat kun je wel aan een softwarebedrijf overlaten. De aandacht gaat vooral naar de sociale aspecten van werken op afstand. Hoe houd je de club bij elkaar als je elkaar niet meer spontaan bij het koffiezetapparaat ziet? Webinars, inspiratie-sessies en een wandel-challenge boden uitkomst.’

Onlangs werd bekend dat de Amerikaanse investeerder Silver Lake naast investeerder KKR een belang in Exact heeft genomen. Is dat geld bedoeld voor internationale ambities?

‘Nee, we blijven voorlopig gericht op Nederland en België.’ Of zoals zijn voorganger Phil Robinson het verwoorde: Exact wil liever ‘landskampioen’ van Nederland en België zijn dan een middenmoter op de wereldwijde softwaremarkt.

Binnen Nederland en België ziet Ramakers volop groeikansen. In 2020 sprak de genoemde Robinson de ambitie uit om tussen 2020 en 2025 de omzet te verdubbelen naar vijfhonderd miljoen euro. Dat moet op eigen kracht en door overnames gebeuren. Het bedrijf ligt op koers om de doelstellingen voor de komende vijf jaar te halen. 

Eén van de markten die er uitspringt in de vele overnames van het bedrijf (zie kader) is hr. Met de overname van de Belgische hr-cloudsoftwareleverancier Officient denkt Ramakers een troefkaart te spelen om op die markt te concurreren met partijen als Afas en Visma, dat eerder Raet overnam.

Je werkt 26 jaar voor hetzelfde bedrijf. Hoe blijft dat uitdagend?

‘Ik heb altijd gezorgd dat ik elke twee a drie jaar een functie kreeg waarin ik een nieuwe uitdaging vond. Mijn leidinggevenden hebben dat ook altijd gestimuleerd.’ Ramakers hoopt een bedrijf te leiden waar collega’s zo nu en dan ‘uit hun comfortzone’ willen komen.

Wat zijn de belangrijkste innovaties binnen jullie software?

‘We zijn veel bezig met het weg-automatiseren van handmatige taken. Dat ‘no hands’–principe wil bijvoorbeeld dat accountants inkoopfacturen scannen en niet hoeven over te kloppen. Ze gaan direct de boekhouding in.’ Daarin speelt ocr (optical character recognition) een belangrijke rol. Ook kijkt Exact naar ai-toepassingen om bijvoorbeeld automatisch een boekingsvoorstel te genereren.

Een partij die volgens Ramakers veel kennis en kunde op dat gebied in het bedrijf brengt is het onlangs overgenomen Go2ubl. Het bedrijf uit Beverwijk zet gescande documenten om in universal business language, ofwel ubl-formaat. Zo zijn digitale facturen snel te herkennen en verwerken in boekhoudsoftware. Die functionaliteiten worden geïntegreerd in onder andere Exact Online.

Stekker uit Exact GO

Maar het is niet allemaal hosanna. Eind 2020 werd afscheid genomen van Exact Go. Een app speciaal voor zzp’ers werd ontwikkeld om hen volledig te ondersteunen: van boekhouding en bedrijfsvoering tot de belastingaangifte. Het leverde niet het gehoopte resultaat op en na drie jaar werd het product gestopt.

Ramakers legt uit dat het belangrijk is dat binnen een bedrijf iedereen vertrouwen blijft houden in elkaar. Ook als een idee anders uitwerkt dan verwacht. ‘Ik ben zelf ook altijd door het management ondersteund om me te kunnen ontwikkelen.’ Zo’n omgeving wil hij iedereen binnen Exact bieden. Het woord falen neemt hij niet in de mond. ‘Er gaan dingen fout binnen een bedrijf en het gaat erom dat je daar van leert en er uiteindelijk samen sterker uitkomt.’

De ceo heeft een werkplek in een open ruimte op de derde etage. Medewerkers kunnen langskomen voor een gesprek. Voor vertrouwelijke gesprekken gaat in een vergaderruimte de deur dicht, maar het idee van de openheid is dat de ceo voor iedereen bereikbaar is. Dat idee van een bureau als een keukentafel waaraan iedereen kan plaatsnemen, is met het vele thuiswerken anders. Maar ook digitaal wil de directeur bereikbaar blijven.

Ramakers kijkt vanaf de derde etage nog een keer naar de leegte in de centrale hal. Er worden herinneringen opgehaald aan de opening van het pand in 2010 toen illusionist Hans Klok met wapperende haren zijn trucs uitvoerde. Voor Ramakers hoeft het niet van dat kaliber te zijn, wel mogen medewerkers en klanten snel weer zorgen voor meer reuring in het Delftse hoofdkantoor.