Een transitie naar de cloud is geen walk in the park. Het betekent competenties aanleren, een nieuwe manier van service delivery richting de interne business en tijdens de migratie, die veel tijd in beslag neemt, ook de huidige omgeving up-and-running houden. Wat te doen om dit in goede banen te leiden?
Bijna elke organisatie waar ik strategisch betrokken ben (geweest) bij dit soort trajecten heeft de ambitie om zelf de benodigde cloudkennis op te bouwen en om zo veel mogelijk van het cloudbeheer zelf te kunnen doen. Bedrijven willen de regie voeren en ook een groot gedeelte van de migratie, en het uiteindelijke beheer zelf uitvoeren. Tegelijkertijd ontbreekt het aan tijd bij de interne it-specialisten. En niet te vergeten bij de diverse product owners van de verschillende domeinen.
Regie voeren
Allereerst moet de organisatie in staat zijn om die regie te kúnnen gaan voeren over het programma en de bijbehorende projecten. De strategie en doelstellingen van de cloudtransitie moeten eerst helder worden. Door middel van strategie en business value workshops uitgevoerd met de belangrijkste (business en it) stakeholders wordt eerst duidelijk gemaakt waarom we de cloudtransitie ingaan, en welke doelstellingen we willen gaan bereiken. Dit kunnen zowel kwantitatieve als kwalitatieve doelstellingen zijn. Het helpt om dit krachtig en beeldend in een infographic te zetten en met het hele betrokken team te delen. Hang het ook als posters aan de muur op kantoor. Dan is voor iedereen helder wat de uitgangspunten zijn. De guiding principles voor de product owners zijn dan duidelijk en dat is belangrijk voor de aanpak en prioritering.
Vervolgens moet de organisatie die verantwoordelijk is voor de transitie en de uiteindelijke doel-omgeving in de cloud vormgegeven worden. Wie heeft wat in de portefeuille en wat zijn de verantwoordelijkheden en taken?
Kennis opbouwen
Natuurlijk is het belangrijk dat externe kennis wordt ingehuurd om zo’n traject te begeleiden. Immers, die hebben het vaker gedaan en kennen de best practices, valkuilen en succesfactoren. Maar de eigen organisatie moet ook de kennis gaan opbouwen op het gebied van cloudservices en delivery van die services richting de business. En tegelijkertijd zijn de eigen it-medewerkers cruciaal bij de overdracht van alle organisatiekennis op het gebied van it richting de externe partij. Zij weten het beste hoe de huidige omgeving in elkaar zit en waarom bepaalde keuzes destijds zijn gemaakt. Veel van deze keuzes zijn ook in de cloud van toepassing.
Tijd vrijmaken
Een aspect dat vaak vergeten wordt, is dat het team dit alles naast de ‘gewone’ werkzaamheden moet oppakken. Dus de huidige omgeving draaiende houden, zelf kennis opbouwen én interne kennis overdragen naar de externe partij, en daarnaast nog eens de nieuw opgeleverde services in de cloud draaiende houden. Dat kost zo 1,5 fte per fte. Dat gaat dus niet. Zeker ook omdat dat betekent dat de externe leverancier, die voor een groot gedeelte afhankelijk is van de input van en vloeiende samenwerking met uw it-medewerkers, hierdoor vertraagd wordt en moeilijkheden krijgt met de resourcing en de deadline van het project.
Om dit zo veel mogelijk te voorkomen:
- Zorg dat er een externe leverancier is aangehaakt die ook (als is het maar tijdelijk of gedeeltelijk) de nieuw opgeleverde services technisch kan beheren in de vorm van een managed services contract. Hier hoeft dan voorlopig even geen eigen aandacht aan te worden besteed;
- Minimaliseer de werkzaamheden aan de huidige it-infrastructuur. Doe alleen het hoognodige nog daaraan, met name op het gebied van security. Hoe langer het transitie traject duurt, hoe groter de kans dat er grotere dingen in de huidige infra opgepakt moeten worden die weer vertragend werken op het cloud transitie traject;
- Zorg dat uw it-medewerkers kunnen focussen en niet te veel tijd kwijt zijn aan randzaken. Blok vaste dagen en uren voor dit cloudtransitietraject. Een goede product owner en scrum master of projectmanager kunnen hierbij ondersteunen en faciliteren;
- Haak niet élke it-medewerker aan in élke vergadering of workshop. Dit kost veel tijd en is meestal onnodig. Bepaal zorgvuldig wie aan wat moet deelnemen. Zorg er voor dat er een communicatieplatform aan het begin wordt opgetuigd waarop de belangrijkste beslissingen worden gedeeld met iedereen, zodat iedereen blijft aangehaakt en betrokken.
- Tot slot: neem signalen van uw eigen it-medewerkers en die van de externen op dit gebeid uiterst serieus. Laat het niet te lang doormodderen en escaleer het tijdig als blijkt dat er niet voldoende tijd kan worden vrijgemaakt voor dit project.
De grootste bottleneck in it-trajecten, en met name cloudtransitietrajecten, is de beschikbaarheid van interne it-middelen. Als dat risico bij de start van het programma of project al bekend is, is het belangrijk om daar gelijk mitigerende maatregelen voor te nemen. Bovenstaande tips helpen daarbij.
