Papieren facturen verdwijnen weliswaar uit beeld, dat wil niet zeggen dat elektronische facturen onverdeeld populair zijn. Gemiddeld komt driekwart van de facturen binnen als pdf-bijlage van een e-mail. Vijftien procent van het Nederlandse bedrijfsleven kan facturen écht automatisch verwerken. Dat blijkt uit onderzoek in opdracht van ICreative naar de mate van automatisering in het purchase-to-pay-proces, ofwel het traject van aankoopaanvraag tot betaling.
In de afgelopen maanden liet ICreative de uitdagingen en ontwikkelingen in de digitale transformatie van factuurverwerking in kaart brengen door een onafhankelijk bureau. In totaal werden 39 Nederlandse organisaties ondervraagd, waarvan 23 organisaties met meer dan vijfhonderd fte’s. De verschillen tussen de organisaties blijken op allerlei fronten groot. De respondenten hadden allemaal een (gedeelde) verantwoordelijkheid voor het purchase-to-pay-proces. De meest voorkomende functies waren financieel manager, cfo, financieel directeur, business controller of finance controller. Bij 85 procent bestond de finance-afdeling uit zes of meer fte’s. Bij circa tien procent bestond de totale finance-afdeling zelfs uit meer dan honderd fte’s.
Digitalisering van factuurverwerking
Bij een enkel bedrijf komt nog zo’n veertig procent van de facturen binnen per post, maar gemiddeld genomen komt de papieren factuur bijna niet meer voor. Bijna zeventig procent van de respondenten geeft aan dat minder dan tien procent van de facturen binnenkomt als papieren factuur. Elektronische facturen (xml, ubl, et cetera) zijn nog niet populair. Bijna een derde van de respondenten geeft aan dat elektronische facturen minder dan vijf procent van het totaal aantal facturen betreft.
Het accounts payable-proces is bij de meeste organisaties nog verre van geautomatiseerd. Minder dan vijftien procent van de respondenten geeft aan dat facturen automatisch zijn te verwerken. Er komen dus nog regelmatig handmatige werkzaamheden bij kijken. Zeventig procent van de respondenten geeft aan dat een handmatige afhandeling voor de meeste facturen nog noodzakelijk is.
Het werken met inkooporders blijkt nog geen gemeengoed. Er staat regelmatig een inkooporder in het systeem, maar de verschillen tussen de respondenten zijn ook hier enorm. Bij de ene organisatie is er bijna altijd een inkooporder aanwezig, terwijl bij een andere organisatie dit slechts in de helft van de gevallen zo is.
Tijdig betalen niet vanzelfsprekend
Veel partijen achten zichzelf in staat om ontvangen facturen min of meer tijdig te betalen. Een enkele respondent geeft zelfs aan dat alle facturen altijd op tijd betaald worden. Tegelijkertijd is het opvallend dat maar liefst 62 procent aangeeft facturen niet altijd op tijd te betalen.
Op de vraag waarom niet alle facturen op tijd betaald worden, geeft bijna zeventig procent aan dat fiatteren te lang duurt. De overige respondenten geven als reden dat er nog veel handmatig werk is, facturen kwijtraken, aan verkeerde personen worden gekoppeld, of dat een cash policy zorgt voor te late betaling. Aan het inzicht in de openstaande facturen ligt het in elk geval niet. Bijna negen op de tien respondenten geeft aan daar goed inzicht in te hebben. En bijna een op de vijf respondenten geeft aan dat de data in de systemen ook correct zijn.
Andere projecten krijgen veelal voorrang
Hoewel 36 procent van de respondenten aangeeft aan dat de huidige softwareoplossing voldoende mogelijkheden biedt, is bijna tachtig procent van plan om de komende twee jaar te investeren in het purchase-to-pay-proces. De belangrijkste reden om te investeren is efficiency: met minder werknemers hetzelfde of meer werk verrichten. Dat wordt door alle respondenten genoemd.
Naast efficiency is het onder controle krijgen van de indirect spend de belangrijkste automatiseringsdoelstelling. De wil en noodzaak om te investeren is er dus zeker. Een grote uitdaging is echter dat andere projecten veelal voorrang krijgen.
