De pandemie betekent veranderingen. Maar versoepelingen van de maatregelen of niet, voor bedrijven is het belangrijk na te denken over hoe het personeel veilig op kantoor te kunnen laten werken.
Bedrijfsleiders krijgen in de huidige situatie een bredere rol. Ze moeten niet alleen winst en verlies van hun bedrijf bewaken, ze moeten ook motivators zijn en verantwoordelijkheid dragen voor de gezondheid, veiligheid en het welzijn van hun werknemers.
Om te zorgen dat werknemers vertrouwen blijven houden, is het maken van degelijke, begrijpelijke beslissingen in deze tijden belangrijker dan ooit – vooral als het gaat om het veilig openen en sluiten van het kantoor. Het is essentieel de juiste balans te vinden tussen thuiswerken en werken op kantoor. Werknemers zoeken zekerheid, dus het is van belang dat ze het vertrouwen hebben dat hun werkgevers deze balans vinden.
Zorgen voor werknemers
Begin 2020, toen de eerste coronagolf zich verspreidde over de wereld, stuurden bedrijven hun werknemers naar huis om vanuit daar te werken – in sommige gevallen gebeurde dit van de ene op de andere dag. Hierdoor werden digitale transformatieprojecten versneld en it-investeringen kregen een hoge prioriteit zodat bedrijven zich aan konden passen (volgens de Digital Transformation Index in opdracht van Dell Technologies). Maar veel bedrijven waren hier niet op voorbereid, met als gevolg dat werknemers in het oog van de pandemie weer op kantoor gingen werken. Het aantal Covid-19-besmettingen verschilde per regio, net als de crisis-aanpak. Het sentiment van werknemers en hun bereidheid terug te keren naar kantoor varieerden ook.
In Nederland ging in januari van dit jaar iets meer dan veertig procent van de werknemers (gedeeltelijk) naar kantoor. En iets meer dan een kwart van het personeel dat thuis kon werken, werd door de werkgever gevraagd om toch naar kantoor te komen. Volgens recent onderzoek van Mapiq is er sinds 8 februari een stijgende lijn te zien in het aantal ‘kantoorgangers’. Sinds de basisscholen weer open zijn is dat aantal meer dan verdubbeld (een toename van 126 procent). Bedrijfsleiders moeten hun eigen beslissingen nemen over een strategie om weer naar kantoor te gaan, wat wellicht resulteert in een voorzichtige benadering. Maar vergeet ook niet het gemak van thuiswerken en dat de voorkeur voor hybride werkmodellen toeneemt.
Het belang van vertrouwen ten tijde van crisis mag niet worden onderschat. Zeker niet in dit geval, wanneer de beslissing om thuis of op kantoor te werken invloed heeft op het welzijn van werknemers en de samenleving. Nu, tijdens deze pandemie wordt een beroep gedaan op bedrijfsleiders om niet alleen bedrijfskritische beslissingen te nemen, maar ook beslissingen waarbij de mens centraal staat. Werknemers moeten erop vertrouwen dat ze op een veilige manier kunnen werken. Op dit moment is niets belangrijker dan ieders gezondheid en welzijn.
In tijden van onzekerheid zorgen goede vertrouwensrelaties met medewerkers voor kracht en veerkracht. Accenture noemt vertrouwen zelfs ‘the new currency at work’. Hierdoor kunnen bedrijven een cultuur creëren die ondersteuning biedt, het bedrijf helpt groeien en tegelijkertijd de bredere samenleving helpen. Kijkend naar de impact van de pandemie spreken de statistieken voor zich. Vóór de pandemie nam een derde van de cxo’s de verantwoordelijkheid om mensen te ondersteunen in hun holistische behoeften. Slechts zes maanden later is dit toegenomen tot vijftig procent. Vier op de tien Nederlandse werkgevers gaat dit jaar meer aandacht besteden aan de gezondheid van hun werknemers. Dit is mooi, want een derde van de werknemers verwacht dat hun werkgever meer aandacht heeft voor hun welzijn en de geestelijke gezondheid.
Comfortabel voelen
De vraag die alle bedrijven zich in deze buitengewone situatie moeten stellen, is hoe ze vertrouwen kunnen terugwinnen of versterken, waardoor werknemers zich meer comfortabel voelen en het bedrijf stabiel blijft. Wanneer we vechten tegen een onzichtbaar virus en worden overspoeld met tegenstrijdige informatie van verschillende bronnen en organisaties, hebben ze iets tastbaars nodig waar ze zich aan vast kunnen klampen – vooral als het gaat om terugkeren naar kantoor. Ze hebben data nodig die cruciale beslissingen ondersteunen. Maar ook consistentie.
De pandemie verspreidt zich nog steeds in een snel tempo, waardoor de situatie constant verandert. Daarom is het essentieel om toegang te hebben tot realtime-data om snel effectieve en consistente beslissingen te nemen over werken op kantoor. Aangezien er nog steeds lockdowns zijn en maatregelen gelden, moeten werknemers het vertrouwen kunnen hebben dat hun werkgevers flexibel zijn en kunnen schakelen tussen op kantoor werken en thuiswerken. Dat ze de juiste beslissing nemen op het juiste moment.
Datawetenschappers van Dell Technologies hebben in samenwerking met medische professionals een tool ontwikkeld genaamd Inversed Risk Matrix. Deze helpt om gezondheidsdata – zoals aantal infecties, ziekenhuisopnames, de helling van de curve, etc. – te begrijpen. Zo kunnen weloverwogen beslissingen worden genomen die de gezondheid en veiligheid van onze collega’s en samenleving voorop stellen.
De matrix verzamelt de best beschikbare data uit betrouwbare bronnen zoals Johns Hopkins, Centers for Disease Control en de Wereldgezondheidsorganisatie. Het maakt gebruik van vijftien verschillende variabelen om de algehele risicoscore te berekenen voor 182 landen en 173 staten/provincies waar een bedrijf actief is. De data worden automatisch vernieuwd en meerdere keren per dag bekeken. Bedrijfsleiders houden ook rekening met de capaciteit van elke faciliteit en de lokale overheidsvoorschriften om te bepalen of ze er klaar voor zijn om kantoren te openen of dat ze ze moeten sluiten. Deze tool helpt niet alleen om de terugkeer naar kantoor veilig te organiseren, het zorgt er ook voor dat we op kantoor veilig kunnen blijven.
Holistische gezondheid
Datagestuurde benaderingen zoals deze helpen mensen om betere, beter geïnformeerde, consistente realtime beslissingen te nemen. Maar data alleen is niet voldoende om het dilemma van hoe en wanneer kantoren weer open kunnen op te lossen. Hiervoor is een collaboratieve, holistische benadering nodig die ervoor zorgt dat de belangrijkste belanghebbenden erachter staan en silo’s worden doorbroken. Om een veilige, goed getimede strategie die werken op kantoor mogelijk maakt voor degenen die dat willen te realiseren moeten hr, facility management, de cio-organisatie de C-suite en sales leads samenwerken zodat een inclusieve benadering geïmplementeerd wordt die afgestemd is op de lokale workforce en zijn behoeften. Deze holistische benadering zit al ingebakken in digitale bedrijven en is een essentieel onderdeel van hun digitale transformaties.
Bedrijven die flexibele werkmethoden implementeren, samen met de benodigde digitale transformaties om meer flexibele operations mogelijk te maken, zullen floreren. Ze zullen veerkracht uitstralen en het werken op kantoor snel op en af kunnen schalen. Daarom kan een datagestuurde aanpak tijdens deze pandemie helpen om schokken op te vangen, waardoor werknemers weten dat hun gezondheid en veiligheid het belangrijkste zijn. Bovendien zal het bedrijf gezien worden als een verantwoordelijke, betrouwbare werkgever.
Flexibel werken wordt de basis in Europa. De werkplek evolueert: deze is verbonden, flexibel en het heeft ons echt geholpen in deze crisis. We moeten werk blijven zien als resultaat, niet als plaats- en tijdgebonden. Transparante communicatie met een representatief aantal belanghebbenden is essentieel. Alleen dan kan de succesvolle implementatie van flexibel werken volledig worden omarmd. En de inzet van de juiste (realtime-)data is hierbij essentieel.
