Het Utrechts Medisch Centrum Utrecht (UMCU) zag vorig jaar het aantal videocalls haast pandemisch stijgen. In januari 2020 ging het bij deze Cisco-klant om drie calls per maand; dat aantal lag eind december bij het ziekenhuis op zo'n tweeduizend en is naar verwachting weer toegenomen. Volgens Cisco een van de bewijzen dat online-vergaderen een blijvertje is, ook na het einde van de coronacrisis. Maar, benadrukt het netwerkconcern, het vergt nog wel de nodige aanpassingen om werknemers daarbij goed te ondersteunen.
Cisco is met zijn Webex-platform een van de pioniers op het terrein van videovergaderen. Ondanks de hoge verwachtingen bleef een grote doorbraak echter uit, totdat de Covid-19-pandemie uitbrak. Inmiddels is online-vergaderen met al het thuiswerken niet meer weg te denken uit de werkomgeving. Cisco claimt met zijn Webex-platform wereldwijd maandelijks circa zeshonderd miljoen deelnemers en zes miljard videogesprekken te ondersteunen.
Ook in het post-pandemietijdperk wordt online-vergaderen gemeengoed. Deze verwachting sprak EMEAR (Europe, Middle-East, Africa and Russia region)-directeur Wendy Mars uit tijdens een online-persconferentie voor het Cisco Live-evenement. Zeker nu het gebruiksgemak door de snelheid in de cloud en met betere apps sterk is verbeterd. Maar stelde Mars, die met het UMCU-voorbeeld op de proppen kwam, personeel wil straks wel keuze hebben: online-vergaderen thuis of toch op kantoor? Er ontstaan hybride vergaderingen waarbij de ervaringen van de werknemers die thuis deelnemen dezelfde moeten zijn als zij die die dag op kantoor werken.
Hybride vergaderen
Dit vereist niet alleen technische voorzieningen voor een stabiele netwerkprestaties en beveiliging maar ook mentale ondersteuning, aldus Mars. Niet elke werknemer is gecharmeerd van videovergaderen of weet de juiste maat te houden met het volgen van online-sessies in een week of maand. Om hierop in te spelen, introduceert Cisco vanaf deze zomer een nieuwe functie voor Webex: People Insight.
Deze tool biedt gebruikers de mogelijkheid tot een gepersonaliseerde weergave van de tijd die ze steken in online-vergaderen en samenwerken voor het vinden van een goede privé-werkbalans. Op drie niveaus – persoonlijk, teamverband en organisatie – krijgen ze een beeld van patronen in werkrelaties, samenwerkingsgewoonten en tijdspenderingen. Ook kunnen werknemers én teams doelen stellen en bereiken voor hun vergaderingen.
Overigens is Cisco niet de enige ict-dienstverlener die zo’n analysetool aanbiedt. Microsoft biedt bijvoorbeeld Office 365-gebruikers de tool MyAnalytics die vergader-, samenwerkings- en communicatiegewoontes in kaart brengt.
Vooral kantooraangelegenheid
Gordon Thomson, manager Technology Acceleration bij Cisco, plaatste tijdens de persconferentie de kanttekening dat video-overleg vooralsnog een kantooraangelegenheid is. ‘Zestig procent van de werkstromen vindt niet plaats op kantoor. Denk aan het werken in een fabriek, in winkels of onderweg. Wil je als werkgever op grote schaal videodienstverlening aanbieden, dan heeft dat impact op zulke workflows.’
Bovendien hangt het breed gebruik van videovergaderen ook af van de bedrijfscultuur; in strak gemanagede organisaties zullen werkgevers geneigd zijn alle vergaderingen straks weer op kantoor te houden.
