Bij veel grote softwareprojecten staan simplificatie en integratie voorop. Bedrijven maken komaf met de wirwar aan individuele en losstaande applicaties. Voorbeelden van projecten tonen dit aan.
‘We komen van een situatie met zeshonderd interfaces, vijfhonderd softwareapplicaties en 270 servers, heel complex dus.’ Het was Eric Lauwers, ceo van de Belgische landbouwgroep Arvesta (het vroegere Aveve), die eind vorig jaar tijdens een groepsinterview met jonge collega’s enkele opvallende cijfers liet vallen over de (voormalige) it-omgeving binnen Arvesta. ‘We zijn al deze applicaties en aanverwante aan het simplificeren’, klonk het.
Belangrijke oefening bij Arvesta in dit kader is het stroomlijnen van de werking van de organisatie. ‘Daarom hebben we zowat twee jaar geleden ons zogenaamde core-project gestart, waarbij we onze bedrijfsprocessen vereenvoudigen.’ Dat core-platform baseert zich qua software op SAP.
Vier trends
1. Software vervangt individuele pakketten
Een gelijkaardig geluid horen we bij een ander Belgische organisatie: Attentia, dat zich richt op hr-diensten zoals loonadministratie. Het bedrijf rolde nieuwe software – een soort van moeder aller interne processen – uit over de hele organisatie. ‘Dit pakket heeft impact, ook op de hele organisatie. Bijna alle afdelingen en medewerkers gaan ermee werken: van onze ceo tot de onthaalmedewerkers’, vertelt Kristof Dujardin, chief information officer bij Attentia.
Concreet gaat het om software van crm-specialist Salesforce, waar zowel de afdelingen marketing, verkoop, services, projecten en financiën mee aan de slag gaan. Ook hier is er sprake van een grondige it-reorganisatie. Zo vervangt Salesforce tien à twintig individuele softwarepakketten die bij Attentia voorheen de ronde deden. ‘Om nog maar te zwijgen over de vele individuele mailboxen en spreadsheets die over de hele organisatie gebruikt werden.’
Waarmee al meteen een grote drijfveer voor het softwareproject bij Attentia blijkt. ‘Vroeger wisten collega’s en afdelingen door die individuele pakketten niet altijd even goed van elkaar wie met wat bezig was. En als er bijvoorbeeld iemand ziek uitviel, dan liep de backup niet altijd optimaal.’
2. Klant staat centraal
Integratie en efficiëntie staan dus voorop bij implementaties. Maar dat is niet alles. Veel softwareprojecten dragen daarnaast een uitgesproken klantenfocus met zich mee als drijfveer. ‘Bij ons zijn meer transparantie en inzicht de meerwaarde. En ja, ook operationele efficiëntie, zodat onze medewerkers zich uiteindelijk meer op onze klanten kunnen focussen, en minder met administratie moeten bezig zijn’, stelt Dujardin.
Ook bij Arvesta wordt opvallend de klemtoon gelegd op de klant als drijfveer. ‘Ons doel is om klanten beter en eenvoudiger te kunnen bedienen’, stelt Arvesta-ceo Eric Lauwers resoluut. Concreet wil de landbouwgroep meer en meer evolueren naar en zich manifesteren als digitaal bedrijf waar hun veertig merken onder terechtkomen en dit op drie platformen: één platform voor de landbouwers (een vooraanstaande klantengroep van Arvesta), een platform voor hun retail-activiteiten en één platform voor hun backoffice.
3. De nieuwe generatie erp
Als we het over bedrijfsbrede software hebben, denken we vaak in eerste instantie aan erp. Een softwarevorm die zich de laatste jaren ook meer een meer heeft gemanifesteerd als geïntegreerd platform. De nieuwe erp-applicatie bij het Belgische verfbedrijf Boss Paints is daar een goed voorbeeld van. ‘Wij zitten aan ons tweede erp-pakket. Wij hebben Dynamics 365 geïmplementeerd’, geeft Nathalie Constant, directeur financiën & it bij Boss Paints mee. Het vorige erp-pakket bij Boss Paints was Microsoft Dynamics AX.
Het is kenmerkend voor deze nieuwe software- en erp-generatie dat zo’n platform als Dynamics 365, maar ook producten van andere softwareleveranciers, niet enkel ondersteuning biedt aan alle bedrijfsprocessen binnen de organisatie, maar ook aan de bedrijfsprocessen van andere organisaties binnen de supply chain. En ook andere applicaties of extensies kunnen eraan gekoppeld worden. Ook daar zit de integratie.
4. Timing is alles
Als die software zo omvattender wordt, hoe krijg je dat tenslotte voor mekaar? Timing is alles, ook bij het uitrollen van (bedrijfsbrede) software. Dujardin benadrukt dat. ‘Bij sommige afdelingen, zoals marketing en sales, konden we niet anders dan het in zijn geheel te lanceren, via een big bang. Voor andere afdelingen hebben we eerder geopteerd voor een graduele benadering. Soms werkten we eerst met een pilootteam om vervolgens de toepassing verder uit te rollen’, vertelt hij. ‘Maar altijd zijn we naar de gebruikers gestapt en hebben we naar hen geluisterd. Je mag er nooit vanuit gaan dat mensen zomaar mee zijn.’
De cio van Attentia heeft intussen naar eigen zeggen toch wel al wat (it-)projecten begeleid, en ziet een duidelijke evolutie. Niet enkel in de omvang van de pakketten, maar ook in het tempo. ‘Elke keer vergt het meer change management. Veranderingen gaan alsmaar sneller en sneller. Mensen hierin begeleiden blijft een grote uitdaging.’
