Elke organisatie wenst te betalen voor het gebruik van haar softwarelicenties. Omdat we verschillen per land zien, neemt pay-per-use of betalen voor gebruik in populariteit toe. Daarbij is het wel lastig om te weten wat er daadwerkelijk gebruikt wordt en wat er geïnstalleerd is. Saas vs. iaas vs. on-premises, de kleine lettertjes in een softwarelicentiecontract en het (misschien wel doelbewust) onduidelijk maken van de contracten, maken het nog onoverzichtelijker. Immers, een softwarefabrikant kan baat hebben bij ondoorzichtigheid van zijn afrekenmodel.
Het komt zelfs voor dat onduidelijkheid in het afrekenmodel uiteindelijk het verdienmodel is voor een softwarefabrikant. Hoe zorg je dan als organisatie ervoor dat je enerzijds weet wat jouw rechten en plichten zijn en anderzijds dat jouw uitgave en budget overeenkomen? Onduidelijkheid over jouw rechten en plichten zorgt er sowieso voor dat correct budgetteren in het geding komt. Om duidelijkheid te krijgen tussen compliancy versus uitgave en budget, dient een organisatie de volgende punten mee te nemen:
- Draag zorg voor juist contractmanagement.
- Zorg ervoor dat er gespecialiseerde kennis aanwezig is binnen de organisatie van de betreffende softwareleverancier (of weet deze te vinden). Dat betekent gespecialiseerde en inhoudelijke licentiekennis, kennis van (software) asset management, inclusief de bij behorende processen.
- Weet wat er daadwerkelijk gebruikt wordt aan producten en online-diensten binnen de organisatie. Het doorlopend meten van het gebruik van de verschillende applicaties is dan essentieel. Bespreek het gebruik van de verschillende producten met onder meer de beheerders, licentiemanagement en contractmanagement.
- Bedenk welke nieuwe oplossingen interessant zijn voor de organisatie en probeer hier bij het aangaan van een contract rekening mee te houden. Maak prijsafspraken bij het in de toekomst toevoegen van extra producten/oplossingen aan het softwarelicentiecontract
- Vraag periodiek prijzen uit bij de fabrikant/reseller om te controleren of het budget overeenkomt met de verwachte uitgave. Het opvragen van een prijslijst is dan een mogelijkheid.
- Houd rekening met de jaarlijkse indexering en houd rekening met aanpassingen in de productsuites. Fabrikanten wijzigen periodiek de inhoud van de oplossingen.
Auteur: Bob de Vries, freelance inkoopspecialist/contractonderhandelaar
