Het gebeurt niet vaak dat projecten binnen planning worden afgerond. Veel projecten hebben te maken met overschrijdingen van deadlines, maar ook van budgetten. Niet zelden zijn te weinig mensen beschikbaar en ook door onverwachte problemen lopen projecten spaak. Dat blijkt uit onderzoek door software-adviesbureau Capterra.
Capterra ondervroeg ruim tweehonderd mensen die eind- of medeverantwoordelijk zijn voor de uitvoering van projecten binnen hun organisatie. Uit de gesprekken kwamen enkele veelgenoemde uitdagingen naar boven.
De meest voorkomende knelpunten die werden genoemd, zijn onhaalbare deadlines. Dit blijkt bij 28 procent van de organisaties een belangrijke oorzaak voor problematische projecten te zijn. Het gaat daarbij zowel om de deadline voor oplevering van het gehele project als om tussenliggende deadlines voor specifieke taken (deliverables).
Lastig inschatten
Voor opdrachtgevers is het lastig om een opleveringstermijn goed in te schatten, vooral bij it-projecten waarbij ze zelf geen kennis van softwareontwikkeling hebben. Daarnaast worden het werk aan deliverables en de gevolgen van onvoorziene zaken vaak onderschat, waardoor deelplanningen in de soep lopen.
‘Als een projectschema op onnauwkeurige taak-tijdinschattingen is gebaseerd, zal de eerste taak die langer duurt dan verwacht meteen tot het uitlopen van de hele planning leiden’, schrijven de adviseurs. ‘Hierdoor kunnen dan weer extra middelen vereist zijn om te helpen bij het inhalen van de verloren tijd.’
Buffers en tools
Capterra adviseert om de projectleider al in de beginfase bij het project te betrekken, zodat deze de verwachtingen bij de klant kan temperen. Ook luidt het advies om tijdbuffers in te bouwen om eventuele calculatiefouten of onvoorziene zaken op te vangen en daarmee toch binnen de deadlines te blijven.
Er bestaan diverse tools voor projectmanagement die zijn voorzien van tijdregistratie. Daarmee kan het team bijhouden hoe lang het duurt om bepaalde taken uit te voeren. Doordat je ermee ook bijhoudt wanneer en waarom sprake is van uitloop, wordt gemakkelijk inzichtelijk welke taken in toekomstige projecten meer of minder tijd vergen. Volgens de onderzoekers ondervinden organisaties die zulke tools gebruiken, minder problemen dan anderen.
Budgetoverschrijding
Overschrijding van deadlines betekent vaak ook overschrijding van budget. Dit geldt vooral voor organisaties die hun kostenbeheer niet op orde hebben. Volgens de onderzoekers overschrijdt ruim de helft van de ondervraagde bedrijven regelmatig budget: minder dan tachtig procent van hun projecten wordt binnen budget afgerond.
Het is niet altijd helder wie voor de extra kosten opdraait: soms is er bij commerciële klanten wel wat speling of worden de kosten fifty-fifty verdeeld. Bij overheidsprojecten met vaste jaarlijkse budgetten is dat echter lastig. Om dergelijke risico’s beter in te schatten en de resultaten te beheersen, voert ongeveer tachtig procent van de ondervraagde organisaties risicoanalyses uit.
Agile
De onderzoekers sluiten af met een pleidooi om agile te werken. ‘Als er agile wordt gewerkt, kan er soepeler met veranderingen worden omgegaan (…) In het projectplan is juist ruimte voor aanpassingen gelaten en er wordt wendbaar gewerkt in kleine multidisciplinaire teams die vooral experimenterend tot oplossingen komen.’
Capterra is sinds 2015 onderdeel van marktvorser Gartner.
