Vrijwel elke organisatie heeft door de coronapandemie remote werken versneld ingevoerd. En het lijkt erop dat ‘het nieuwe normaal’ in de toekomst een hybride vorm wordt, een combinatie van remote en op locatie. Belangrijk is te bepalen of de huidige werkwijze nog de juiste is. Of is het tijd voor verandering? En is er door het werken op afstand binnen de organisatie nog voldoende veiligheid en grip? Stof tot nadenken.
Laten we beginnen bij de basis. Nu we online (samen)werken is een adequaat ingerichte, veilige werkplek onmisbaar. Dit betekent de juiste hardware om mee te werken, maar ook de digitale inrichting van de werkplek en achterliggende informatiesystemen moeten in orde zijn. Als u grip wilt houden, wees dan in het organisatiebeleid duidelijk wat de regels en afspraken zijn als het gaat om bijvoorbeeld wachtwoordgebruik, informatiebeveiliging, toegang en werkplek. Beschrijf helder wat de kaders zijn en wat je als organisatie wilt bereiken. Wat verwacht u van uw medewerkers en vooral, waarom?
Meervoudige authenticatie
Medewerkers zitten alleen thuis; er zijn geen oplettende collega’s die elkaar op beveiligingsissues kunnen wijzen of met wie een wat dubieuze mail is te bespreken. Maak uw personeel daarom bewust van phishing- en social engineering-praktijken. Veiligheid boven alles.
Het zit in de mens om vergelijkbare wachtwoorden te kiezen en hier variaties op te bedenken. Met een extra stap voor authenticatie zorg je ervoor dat je malafide inlogpogingen tegengaat. Overigens is, afhankelijk van de branche waarin je als organisatie actief bent, een verhoogde vorm van informatiebeveiliging wenselijk (dus naast de standaardmogelijkheden). Denk hier aan het classificeren van gegevens en encryptie op bestanden.
Grip houdt u ook door vanuit één identiteit te werken en hier andere diensten op aan te laten sluiten. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, hoeft alleen deze identiteit te worden geblokkeerd in plaats van alle separate accounts op de verschillende diensten.
Het moderne werken vraagt zoals gezegd, om een goed beheerde werkplek. De software moet op alle werkplekken centraal worden beheerd, zodat alles veel makkelijker is om up-to-date te houden. Het is aan te raden om zodra software-updates beschikbaar zijn voor bijvoorbeeld Windows- en Office-producten, deze direct uit te voeren. Dit draagt bij aan een veilige manier van werken.
Coaching
Ook digitaal vergaderen is niet meer weg te denken, misschien zelfs normaal geworden, hoewel de snelheid waarin deze verandering heeft plaatsgevonden per organisatie verschilt. Het is belangrijk om medewerkers te coachen richting de nieuwe (moderne) manier van werken. Neem hen stap voor stap mee en leg de verschillende onderdelen uit. Dit vraagt om een behoorlijke tijdsinvestering, maar het zal lonen en leiden tot betere adoptie en meer zelfredzaamheid van medewerkers.
Veelvuldig samenwerken blijft gewoon doorgaan; uiteraard meestal virtueel. Vergeet ook hier de coaching niet: laat zien hoe eenvoudig het is om schermen, documenten en bijlagen te delen (zodat die niet meer gemaild hoeven te worden!). Maak tegelijkertijd medewerkers ervan bewust dat niet alles zo maar kan en mag worden gedeeld met collega’s. Classificatie en beleid zijn leidend bij het bepalen of iemand wel of niet documenten mag bewerken. Dit is overigens ook automatisch in te stellen.
Grip op productiviteit
Veel werkgevers maken zich zorgen in hoeverre het thuiswerken de productiviteit van de medewerkers nadelig beïnvloedt. Omdat alle gegevens centraal worden opgeslagen is het mogelijk je data terug te vinden, of anders gezegd je data te googlen. Zochten medewerkers voorheen apart een documentnaam, een mail of een bericht, nu gebeurt dit centraal waarbij de inhoud van documenten ook wordt doorzocht (maar uiteraard alleen op documenten waartoe een medewerker rechten heeft).
Het is bovendien mogelijk om inzicht te krijgen in het individuele werkgedrag. Daarbij kan op medewerkersniveau advies worden gegeven hoe de werkdag anders (productiever) in te delen. Bijvoorbeeld door op gezette tijdstippen ruimte te maken voor het lezen en beantwoorden van e-mails of voor het inplannen van werkzaamheden die meer focus en concentratie vragen.
Een andere factor die bijdraagt aan meer productiviteit is het automatiseren van repeterende handelingen met het Power Platform, zoals een robot die het menselijk handelen overbodig maakt, je collega’s het werk makkelijker maakt en afspraaktools als FindTime of Bookings. Erg handige features in deze coronatijd waar alles op afspraak is.
Stel jezelf kritische vragen
De kans is groot dat het bedrijfsleven ook in de toekomst (grotendeels) blijft thuiswerken. Wil je als werkgever een zo optimaal mogelijke moderne manier van werken inzetten binnen de eigen organisatie, stel jezelf dan eerst een aantal vragen.
Is het beleid veranderd door corona en hebben we door het werken op afstand nu binnen de organisatie meer veiligheid en grip gecreëerd? Is de huidige werkwijze nog wel de juiste of is het nu tijd voor verandering? Is het nodig om het risicoprofiel bij te stellen en welke tekortkomingen zijn er nu? Hoe is de back-up geregeld en hebben we voldoende grip op alle data? Hoe zit het met de bedrijfscontinuïteit nu het kantoor op locatie gesloten is en welke voordelen biedt ‘in de cloud werken’ de organisatie?
Mobiliseer ambassadeurs
De sleutel tot succes ligt grotendeels in de mate van betrokkenheid en adoptie. Een goed begin is ook hier het halve werk: beschrijf transparant en duidelijk de beleidskaders en de te bereiken doelen. Zorg ervoor dat het op de agenda komt bij management en start daar het traject. Creëer draagvlak voor de nieuwe manier van werken; mobiliseer daarom, naast het management, ook ambassadeurs. Mensen die graag willen en kunnen. Ook zij kunnen een coachingsrol vervullen in het traject naar meer zelfredzaamheid.
Deel je successen
Benoem altijd de voordelen en mogelijkheden. Laat die voordelen ook zien, laat de mensen het ervaren. Betrek iedereen in het proces; onduidelijkheden kunnen dan geen eigen leven gaan leiden. In sommige gevallen kan het in het leven roepen van een vraagbaak (Microsoft Forms) een waardevolle toevoeging zijn. En last but not least: deel je successen. Zo houd je je collega’s enthousiast, verbonden en betrokken bij elkaar en bij de business. Ook op afstand.
