Nu het lastig is om naar het buitenland te reizen, lijkt een grote it-implementatie overzee schier onmogelijk. Om een dergelijk project in goede banen te leiden, is fysieke aanwezigheid immers noodzaak. Denken we. Maar is dat wel zo?
Onderstaande vijf tips zijn gebaseerd op eigen ervaring en helpen bij het coördineren van een grote it-implementatie vanuit het eigen (thuis)kantoor.
- Deel de dag anders in
Dit geldt natuurlijk alleen voor projecten in een andere tijdzone. In mijn geval zat het andere team in Singapore, zes tijdzones verderop. Dat betekent dat mijn team – uitgaande van ‘normale’ werktijden – ongeveer twee uur overlap hadden met het andere team. Dat losten wij deels op door het Nederlandse team vroeger dan normaal te laten beginnen en het team in Singapore juist iets later. Zo ontstonden meer gezamenlijke werkuren.
Ook de dag van de livegang liep anders dan we gewend zijn. Normaal ben je fysiek aanwezig op de spannende dag. Het Nederlandse team was nu ‘s morgens vroeg op het eigen kantoor voor de kick-off. Enkele teamleden moesten zelfs om 03:00 ’s nachts beginnen met support vanwege het tijdsverschil.
- Trek meer tijd uit
Het goed overbrengen van informatie via een e-mail of call kost nu eenmaal meer tijd. Bovendien kan en wil niemand een training van acht uur volgen via Zoom. Verdeel zo’n training daarom over meerdere dagen. Voor onze implementatie moesten we een voorraadtelling doen om te zorgen dat alles wat in het systeem staat, klopt. Omdat het een vrij complex proces is, doen wij dat normaal zelf. Dat gaat natuurlijk niet op een duizenden kilometers afstand. Om de voorraadtelling toch te voltooien, hebben we op de voorraadlocaties camera’s geïnstalleerd en heeft het Nederlandse team het lokale team als het ware aangestuurd. Daar hebben we logischerwijs meer tijd voor moeten reserveren
- Hanteer strakke communicatielijnen
Tijdens een grote it-implementatie ben je zoals gezegd fysiek aanwezig. Je loopt rond op de werkvloer, bent overal bij betrokken en hoort meer dan tijdens Zoom-meetings. Bovendien heb je te maken met een andere tijdszone en een andere cultuur. Dat maakt communiceren een stuk lastiger. Want hoe zorg je dat het helder is en goed overkomt?
Tijdens ons project was Singapore op een gegeven moment zelfs in een totale lockdown. Dat betekende dat ook de teamleden in Azië niet tegelijkertijd op dezelfde plek waren. Wanneer alle communicatie via conference calls verloopt, is er geen ruimte is om zaken aan het toeval over te laten. In termen van communicatie, maar ook projectplanning. Het is óf rood óf groen. We doen niet aan oranje. Verder is het belangrijk geen aannames te doen en alles te dubbelchecken.
- Laat perfectionisme los
Het gevoel van gebrek aan controle maakt het intensiever en moeilijker. Vanuit projectmanagement stuur je normaal dagelijks bij om te zorgen dat het loopt zoals jij wilt. Je loopt langs bij medewerkers en geeft aanwijzingen: dat moet even anders, dit kun je beter zo doen. Dat gaat nu niet en dat is wennen. Daarom is het belangrijk om collega’s ‘in hun kracht te zetten’ en erop te vertrouwen dat iedereen zijn ding doet. Focus je op de output en ga er maar vanuit dat het in de operatie niet altijd gaat zoals je voor ogen had. Zolang het eindresultaat hetzelfde is, is het een geslaagd project.
- Creëer draagvlak binnen de organisatie
Zo mogelijk het belangrijkste onderdeel van het project. Maar een aspect dat we maar wat vaak vergeten. Het is een ding om it-systemen en -processen te implementeren, maar je moet ook zorgen dat de organisatie (lees: medewerkers) er klaar voor is. Vaak is het handig een lokaal persoon verantwoordelijk te maken voor de ‘interne communicatie’. Om te peilen hoe werknemers erin staan, hebben wij korte surveys bij medewerkers afgenomen per mail. De antwoorden veranderden naarmate de implementatie vorderde. Door continu te meten en bij te sturen waar nodig, ben je er zeker van dat de organisatie meebeweegt én het snapt. Het is belangrijk je te realiseren dat alle processen die medewerkers gewend waren, ineens veranderen. Neem ze daarom mee in het verhaal.
Slag of stoot
De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat ons project – natuurlijk – niet zonder slag of stoot ging. Het heeft behoorlijk wat tijd en inzet van alle betrokkenen gevergd, zoals te verwachten is bij een grote it-implementatie. Het draait echter nu als een zonnetje, wat bewijst dat het dus wel mogelijk is in deze tijd.
Nu ziet het ernaar uit dat we nog wel even zoet zijn met de coronacrisis en reizen naar het buitenland allesbehalve wenselijk is. Dit hoeft niet te resulteren in het stopzetten van grote it-projecten, al strekt wat meer geduld en creativiteit tot de aanbeveling.
