Thuiswerk is vandaag de norm, zeker voor it-teams. Hoe zorg je ervoor dat dit optimaal gebeurt? Laat alvast de afstand en tijdzones het werk van de it’ers niet belemmeren.
Bij het Gentse kmo-softwareplatform Teamleader werven ze sinds kort collega’s aan die niet naar hun kantoren in Gent of Amsterdam komen. ‘Hoe ver of dichtbij iemand van die kantoren woont, speelt geen enkele rol meer’, stelt ceo Jeroen De Wit in de krant De Tijd.
De enige beperking is dat die nieuwe ‘virtuele’ collega op maximaal twee tijdzones mag wonen. Het voordeel is dat de poel van mogelijke rekruten uitdijt. De uitdaging is natuurlijk het teamwerk op afstand. Waarin maken efficiënte it-teams het verschil? Onder meer in de volgende vier zaken,
- Breng duidelijke structuur (en communicatie) aan
De meeste it-werkzaamheden zijn op afstand uit te voeren, mits de juiste aanpak en procedures. Zo zijn er, met name bij dringende ingrepen, best bestaande regels over wie de leiding heeft, welke rollen moeten worden ingevuld en welke stappen moeten worden uitgevoerd.
Communicatie is hierbij cruciaal. ‘Blijf bijvoorbeeld als leidinggevende beschikbaar voor je medewerkers, ook al ben je niet zichtbaar. Reageer alert en prioritair op hun mails, voicemailberichten of vergaderverzoeken’, raadt Frank Vander Sijpe, onderzoeksdirecteur bij hr-adviseur en -softwarebedrijf Securex, aan.
Maar ook communicatie loopt best gestructureerd. Zo wordt aangeraden om regelmatig (dagelijks of wekelijks) een virtuele ‘check-in’ met het it-team te organiseren. Zo houden ze bij het master data & bi-team van landbouwspecialist Arvesta om kwart voor negen ’s ochtends een korte call. ‘Om elkaar even goedemorgen te wensen en voor smalltalk’, vertelt teamleider Stijn Vermeulen. ‘Daarnaast gebruik ik dat moment om snel te kunnen communiceren, bijvoorbeeld als er vanuit het management updates zijn’, vertelt hij. ‘Mensen appreciëren het om als team geconnecteerd te zijn en snel geïnformeerd te worden.’
- Formuleer duidelijke doelstellingen
In it kan er veel werk op afstand worden uitgevoerd. Individueel uiteraard, maar ook in teamverband. Ontwerp- en planningsvergaderingen gebeuren het best face to face, vindt Frank Vander Sijpe van Securex. Al kunnen voor it-medewerkers dergelijke meetings intussen ook van thuis uit worden gehouden met behulp van bijvoorbeeld schermdelen en een online-whiteboard.
Het team op afstand moet ook een duidelijke set doelstellingen krijgen die alle partijen kunnen begrijpen en ondersteunen. ‘Doelstellingen voor de medewerkers moeten resultaatgericht zijn, en gekoppeld aan concrete, meetbare en specifieke taken’, oppert hij.
- Installeer de juiste technologie (en beveiliging)
Technologie is vaak het eenvoudigste onderdeel. Voor de meeste it-medewerkers op afstand volstaat het aansluiten van hun pc thuis met een betrouwbare internetverbinding.
De grootste uitdaging ligt hier nog wel in de keuze van een samenwerkingsplatform dat voldoet aan de wensen van de teamleden en dat interactie aanmoedigt. Zoom en Slack, en ook Teams, Google Hangouts en Dropbox, zijn populaire toepassingen, naast online task boards en projectmanagementtools zoals Monday of Wrike. Voor ontwikkelaars wordt de code meestal opgeslagen in GitHub of GitLab. Al worden deze tools vandaag ook vaak al op de werkvloer gebruikt.
Wat verschilt van de werkvloer is de extra aandacht voor veilige toegang tot de bedrijfssystemen en -toepassingen, zoals via vpn. En door in te stellen dat elk apparaat dat verbinding maakt met het bedrijfsnetwerk over de meest actuele antivirus en -malwareversie beschikt. Meer en meer teams gebruiken ook multi-factorauthenticatie om de identiteit van medewerkers (extra) te valideren.
- Stel een geschikte it-teamleider (en organisatie) aan
Wat voor it-teams in het algemeen geldt, telt ook voor remote teams: de juiste mensen met de juiste expertise. Al blijkt leiderschap cruciaal. Afhankelijk van opdracht en organisatie kan een it-medewerker op afstand één of meerdere teamleiders hebben, die op hun beurt dan aan een cio of it-manager rapporteren.
Zo’n teamleider mag nooit uitsluitend worden geselecteerd op basis van technische expertise, en moet sowieso beschikken over voldoende softskills en aanleg voor samenwerking. En dat geldt extra als alle of de meeste van de teamleden op afstand werken, benadrukt Vander Sijpe. ‘Als leidinggevende werk je met je medewerkers best vanuit een geest van autonomie en vertrouwen. En je vervalt beter niet in micro-management door te gaan inzoomen op details , en te vervallen in aloude vormen van controle’, vindt hij.
