Datagedreven applicaties hebben de manier waarop we zakendoen en communiceren veranderd. Ze zijn tegenwoordig essentieel voor alle besluitvorming en vormen een vaste waarde binnen het bedrijfsleven. Volgens The Economist Intelligence Unit wordt data 'in toenemende mate gezien als de grondstof voor de inspanningen van een bedrijf om te voldoen aan de kpi’s en de verwachtingen van de klant'.
Uit onderzoek blijkt dat 83 procent van de bedrijven data gebruikt om bestaande producten of diensten winstgevender te maken. Printers zijn een essentieel zakelijk instrument. Des te meer wanneer je je realiseert dat ze waardevolle analyses kunnen leveren, wat voor sommige mensen een verrassing is. In deze datagedreven wereld gaan de eisen van de klant op het gebied van printen inmiddels veel verder dan de output van pagina’s en de afdrukkwaliteit. Hoewel beveiliging en duurzaamheid ook belangrijk zijn, is analytische informatie steeds belangrijker geworden. Volgens het laatste managed print landscape-onderzoek van Quocirca is analytisch inzicht de op één na belangrijkste vereiste bij het kiezen van een leverancier (41 procent, in 2017 was dit nog 32 procent), vlak na de servicekwaliteit (43 procent).
Redenen genoeg
Er zijn verschillende redenen voor de toegenomen vraag naar print-analyses. It-afdelingen zijn kleiner geworden en zij vertrouwen op managed service providers om hun werklast te verminderen. Elke bedrijfsapplicatie en -functie heeft wel iets met it te maken. It-teams hebben nu dus een veel bredere rol dan vroeger, toen ze slechts de opslag van bestanden en hardware moesten onderhouden.
Door datagedreven analyses toe te passen op het printen hoeven it-teams minder tijd besteden aan het beheer en onderhoud van apparaten.
Zo kunnen ze de verantwoordelijkheid overdragen aan de managed service providers. Honderden sensoren kunnen via één apparaat worden gemonitord om storingen te voorspellen voordat ze zich voordoen. Daarnaast kunnen hiermee analysesystemen voor machine learning worden gevoed met data. Deze krijgen hierdoor beter zicht op de gebruikspatronen van apparaten en kunnen op het juiste moment cartridges en andere aanvullingen leveren.
Een direct voordeel van analyses in printapparatuur is internet of things (iot)-connectiviteit. Dit maakt het mogelijk om op afstand een reparatie uit te voeren, een beveiligingsupdate te leveren of een technicus te sturen als dat nodig is – en dat alles voordat er sprake is van langdurige downtime.
Beveiliging bovenaan
Wanneer we een blik werpen op het gehele it-ecosysteem, staat beveiliging bovenaan de geplande it-uitgaven, met analyses op een tweede plaats. Mulesoft voorspelt in zijn 2020 connectivity benchmark-rapport dat 53 procent van de it-leiders in 2020 van plan is om te investeren in beveiliging. Voor analyses is dat 48 procent.
Een datagedreven aanpak van printen kan zelfs de beveiliging verbeteren. Organisaties kunnen namelijk de toegang beter beheren door het gebruik van hun netwerk te monitoren. Ze kunnen de beveiliging op peil houden via tijdige firmware-updates die worden geïnstalleerd wanneer ze worden vrijgegeven. En dan is er nog het voordeel van regelmatig certificaatbeheer. Voor organisaties die te maken hebben met zeer vertrouwelijke informatie kan de inhoud worden gemonitord. Hierbij worden alle gevoelige gegevens die worden geprint gemarkeerd, zodat it-teams deze kunnen blokkeren of in realtime kunnen onderzoeken.
Een datagedreven aanpak van printen brengt ook verschillende milieutechnische voordelen met zich mee. Door te begrijpen hoe een organisatie printservices gebruikt of nodig heeft op basis van gebruikersgegevens, kan het aantal apparaten worden verminderd. Daarnaast kan er met de verkregen inzichten voor worden gezorgd dat de apparaten op een optimale locatie worden geplaatst.
Door apparaten te plaatsen waar ze het meest nodig zijn, wordt ook de productiviteit verhoogd. Knelpunten in de processen kunnen namelijk worden geïdentificeerd en eventuele trainings- of opleidingsbehoeften worden gesignaleerd. Bovendien kan met de introductie van oplossingen waarbij het personeel moet scannen of inloggen om te printen het papierverbruik met maar liefst 30 procent worden verminderd. Dit voorkomt ook nog eens dat documenten per ongeluk worden afgedrukt en worden documenten verwijderd die niet worden opgevraagd op het apparaat. Al deze voordelen kunnen eveneens aanzienlijke kostenbesparingen opleveren.
Datagedreven printen stelt een organisatie in staat om prioriteiten te stellen, geld te besparen, de it-afdeling te ontlasten en de veiligheid te maximaliseren. In verschillende sectoren van het bedrijfsleven en de it worden datagedreven applicaties al op grote schaal gebruikt. Het wordt tijd dat ze volledig worden omarmd als een belangrijk onderdeel van printoplossingen.
