Veel it-afdelingen herbekijken door Covid-19 hun budgetten én werking. Dat betekent besparen, maar zeker niet blind. ‘Kijk naar structuren en processen die je kan veranderen, maar vergeet niet te overleven’, stelt Rudi Peeters, cio van KBC.
Chris Ganly, senior research director bij Gartner is alvast formeel: ‘Overleving, niet groei, zal de eerste prioriteit zijn voor leidinggevenden in 2020.’ We overlopen samen met een aantal cio’s een aantal acties die it-afdelingen kunnen nemen om zowel hun dienstverlening als de cashflow te vrijwaren.
1. Just do it
First things first. Menige it-afdeling stond de voorbije weken voor hun moment van de waarheid. ‘Wij hadden binnen onze organisatie wel zoiets als thuiswerk, maar nu hebben we 15.000 mensen die thuis werken. Naar infrastructuur en it zijn dat heel andere uitdagingen’, stelde Rudi Peeters van KBC recent in een webconferentie voor ADM. En dat was maar één voorbeeld. ‘Overnight hebben we als bank ook al die kredietapplicaties moeten aanpassen’, vult hij aan.
Veel organisaties die zich grotendeels op kantoor baseerden, moesten de voorbije weken hun zwaartepunt verleggen naar werk op afstand. ‘We zorgden voor bijkomende bandbreedte en extra capaciteit in de datacenters. Zo waren we klaar voor het massale thuiswerk’, aldus Lourens Visser, cio Rijk in Nederland in een webconferentie. ‘Op technisch vlak waren we op tijd voorbereid.’
2. Zet niet-essentiële it-uitgaven on hold
Tegelijk met de noodzakelijke acties, komt ook de centenkwestie. Cio’s wordt aangeraden om onmiddellijk vast te stellen welke aspecten van hun huidige uitgaven kunnen worden uitgesteld, geëlimineerd of gewijzigd worden.
Voor Miao Song, global cio bij Mars, gespecialiseerd in fast moving consumer goods, is cash alvast king. De organisatie moet dus onder alle omstandigheden blijven functioneren, maar tegelijk ook zuinig omspringen met de middelen. ‘We moeten ook cash bewaren voor ons bedrijf.’
3. Anticipeer op kostenstijging
Hou er als it-afdeling tegelijk rekening mee dat de uitgaven verder kunnen stijgen voor bijvoorbeeld hardware (laptops, schermen, mobiele apparaten), vpn en op verbruik gebaseerde communicatiekosten. ‘It-afdelingen moeten hierop anticiperen en plannen maken voor de toegenomen kosten. Want die zullen voelbaar zijn in het it-budget’, raadt Chris Ganly van Gartner aan.
4. Evalueer bestaande it-investeringen (en leveranciers)
Cio’s nemen best hun projecten, investeringen en leveranciers onder de loep. ‘Identificeer de projecten en leveranciers die kunnen, en dus moeten, worden stopgezet of uitgesteld’, oppert Chris Ganly.
Tegelijk identificeert u ook best de leveranciers die niet aangepakt moeten worden, omdat ze van cruciaal belang zijn voor de cash/bedrijf. ‘Bewaak actief de financiële levensvatbaarheid van deze organisaties en denk na over noodplannen voor risicovolle leveranciers’, voegt Ganly hier aan toe.
Voor Miao Song, cio bij Mars, zijn er momenteel twee it-prioriteiten: besparen en business continuity, waarbij deze laatste de systemen optimaal moeten kunnen blijven werken (om cash te kunnen blijven genereren).
5. Schakel snel (met uw it-leveranciers)
Voor Miao Song staat voor een it-afdeling in tijden van covid-19,resilience voorop. ‘Het verkorten van het decision making process was hierbij een belangrijk element. Net als het prioritiseren van it-budgets en it-investeringen’, stelt Song. ‘Wij spendeerden de laatste weken heel wat tijd met onze leveranciers om een aantal van de contracten te bekijken.’
Het heronderhandelen van dienstencontracten in een tijd van nood vereist resilience maar ook finesse. Want om dit met succes te doen, op een manier die zowel voor de dienstverlener als voor de klanten werkt, is een gezamenlijke aanpak vereist.
6. Wees kritisch met nieuwe uitgaven
Cio’s moeten, als het van Gartner afhangt, alle niet-uitgevoerde uitgaven aan projecten, personeel, activa of upgrades (op z’n minst tijdelijk) uitstellen of annuleren.
Dat betekent echter niet dat nieuwe en/of noodzakelijke it-uitgaven niet meer zouden kunnen. ‘Wij hebben vanuit onze organisatie bijvoorbeeld bewust onze investeringen opgevoerd in e-commerce enerzijds en forecasting van de consumentenvraag anderzijds’, illustreert Miao Song van Mars.
7. Omarm de verandering
Never waste a good crisis. Corona is in zeker zin ook een godsgeschenk voor it, stelt Rudi Peeters, cio van KBC. ‘Want nu moeten we wel bepaalde dingen anders doen. We zijn verplicht geweest om thuis te werken. Verplicht om via Skype meetings te doen’, illustreert Peeters, die opmerkt dat bedrijven vaak nog veel kunnen leren van startups en scale-ups en hoe zij omgaan met verandering.
Peeters benadrukt dat de huidige crisis ook de ideale gelegenheid is om je organisatie efficiënter te maken. ‘Kijk naar gedragingen van mensen. En kijk naar structuren en processen die je binnen je organisatie kan veranderen, maar vergeet zeker niet te overleven. Een bedrijf dat het niet overleeft, daar gaan de werknemers ook niet tevreden over zijn.’
