Zoom, Teams, Hangouts, Webex: de coronapandemie zorgt voor een wereldwijde doorbraak van meeting-oplossingen. Maar welke kiezen?
‘Wat zouden we nu doen als we deze oplossingen niet hadden.’ Het was Björn Van Reet, cio van bioscoopketen Kinepolis die – in een reactie op een Computable-artikel – alle vergadertoepassingen even in de bloemetjes zette. Hij verwees, naast de telecomoperatoren, ook naar Zoom Video Communications, Microsoft en Google. ‘Bedankt om dit alles ter beschikking te stellen’, klonk het.
Naar aanleiding van de uitbraak van de corona-pandemie stelden dan ook veel internationale maar ook nationale, zoals het Belgische Allocloud, hun platform gratis ter beschikking. En dit vaak voor een beperkte periode of doelgroep.
Vier leiders in meeting software
Dat meetingtools vandaag populairder zijn dan ooit tevoren staat buiten kijf. Volgens Gartner zal tegen 2024 slechts een kwart van de vergaderingen nog in real life plaatsvinden, tegenover zestig procent nu. Maar dat was een voorspelling van vorig jaar, lang voor de corona-uitbraak.
Hoe ziet de markt eruit? De markt voor meeting software telt, volgens Gartner alvast, vier marktleiders: Microsoft, Zoom, Cisco en LogMeIn (bekend van GoToMeeting en Join.me).
Uitdagers zijn onder Google en Adobe. Naast een aantal nichebedrijven in dit segment, als Huawei en Avaya, zijn er ook de ‘visionaire bedrijven’ als BlueJeans en LifeSize, dat samengaat met Serenova.
In dat laatste onderzoek van het bureau geen namen als Vectera, Whereby, Zoho, AnyMeeting of Slack. Dat komt omdat de door Gartner geëvalueerde toepassingen vooral ingingen op een combinatie van communicatie enerzijds en samenwerking en delen van inhoud om overal vergaderingen mogelijk te maken anderzijds.
Ook eerder lokale oplossingen zoals van het Belgische Allocloud zijn niet opgenomen. Al is het aanbod dus divers.
Trends in meeting software
Lang voor de corona-pandemie was er al een trend dat werknemers over het algemeen de voorkeur gaven aan minder persoonlijke ontmoetingen dan het geval was. Met corona is deze trend enkel nog versterkt.
Leveranciers pasten zich hier alvast op aan. Nieuwe updates van hun toepassingen focussen zich op gebruiksgemak voor zowel voor de host/organisator als de deelnemers aan de meeting. En naast vergaderen zijn ook steeds meer andere mogelijkheden (screen sharing, virtual whiteboards, chat, webinars) van tel.
Diverse tools tegelijk gebruiken
Een andere belangrijke trend is dat meetingsoftware steeds minder op zichzelf staat. Ook integratie met gerelateerde diensten en tools, zoals unified communication, projectmanagement en office, blijken een trend. Net als dat het inschakelen van artificiële intelligentie de ervaring verbeteren zoals op het vlak van vergaderen en delen van content.
Betrouwbare marktcijfers zijn niet of moeilijk te vinden, ook omdat bedrijven en hun medewerkers vaak diverse vergadertoepassingen tegelijk gebruiken. Zoom komt bijvoorbeeld wel opzetten in de markt. En ook Microsoft heeft de laatste jaren en maanden met Teams serieuze stappen voorwaarts gezet.
Welke kiezen?
– Kosten: sommige toepassingen zijn gratis, andere betalend. Hier geldt overigens het freemium-model: veel leveranciers hebben een instapmodel om vervolgens over te gaan naar een betalende versie. Met name Zoom en LogMeIn hebben hun groei hier aan te danken. Er zijn ook pure gratis versies, zoals Freeconference, maar daar geldt de beperking tot vijf deelnemers.
– Platform of stand alone: sommige toepassingen zijn stand-alone. Andere maken deel uit van een heel platform, met Microsoft en Google als bekende voorbeelden. Met respectievelijk Microsoft Office 365 en Google G Suite als totaalaanbod waar de meetingtoepassing op inhaakt.
– Specifieke tools: gaat het enkel om een virtuele vergadering en in welke mate is de reikwijdte van de diensten van tel? Zo worden zowel asynchrone – (planning, taken, opnames) als synchrone (spraak, audio, delen van schermen, whiteboards) samenwerking geïntegreerd in de systemen. En zeker ook: hoe gebruiksvriendelijk is de toepassing?
– Reputatie van de leverancier: ook al is meetingsoftware een opkomende en diverse markt, toch geven reputatie en betrouwbaarheid van de leverancier en oplossing vaak de doorslag.
